В процессе трудовой деятельности нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо подтвердить свой стаж, должность или квалификацию, но оригинал трудовой книжки находится у работодателя и не может быть выдан на руки. В таких случаях на помощь приходит выписка из трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой этот документ, в каких случаях он нужен, как правильно его оформить и какие существуют нюансы в 2026 году с учетом электронной трудовой книжки (ЭТК).

Что такое выписка из трудовой книжки?

Выписка из трудовой книжки — это официальный документ, который содержит заверенную копию части сведений, внесенных в трудовую книжку работника. В отличие от полной копии всех страниц, выписка обычно включает только ту информацию, которая необходима сотруднику для конкретных целей (например, сведения о последнем месте работы или о стаже за определенный период).

Когда может потребоваться выписка?

Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать работнику по его заявлению копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней. Выписка может понадобиться для:

• Оформления кредита, ипотеки или субсидий;
• Подтверждения стажа для назначения пенсии;
• Устройства на работу по совместительству;
• Получения различных социальных льгот и пособий;
• Предоставления в судебные инстанции или мигционные службы.

Бумажная и электронная трудовая книжка: в чем разница?

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) порядок выдачи сведений о стаже изменился. Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки, и работодатель больше не вносит в нее записи. В этом случае вместо традиционной выписки выдается форма СТД-Р.

Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р и СТД-СФР)

Для сотрудников с ЭТК действуют следующие формы:

1. СТД-Р — выписка, которую выдает текущий работодатель при увольнении или по заявке сотрудника. Она содержит сведения о трудовой деятельности только у данного работодателя.
2. СТД-СФР — справка из Социального фонда России. Она полностью дублирует информацию из системы ведомства и показывает кадровику все кадровые события, которые происходили с сотрудником в тех компаниях, которые ранее подавали на него отчеты по форме СЗВ. Внешне выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР очень похожа на СТД-Р.

Получить выписку по форме СТД-СФР можно через портал Госуслуг или лично обратившись в СФР.

Как правильно оформить выписку из бумажной трудовой книжки

Если сотрудник продолжает вести бумажную трудовую книжку, выписка оформляется работодателем. Документ можно оформить на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4.

Структура выписки

Документ должен содержать следующие обязательные элементы:

• Шапка документа: слово «ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ», дата выдачи и регистрационный номер.
• Сведения о работнике: Фамилия, Имя, Отчество, год рождения, образование, профессия.
• Дата заполнения трудовой книжки (указана на ьном листе оригинала).
• Сведения о работе: таблица, аналогичная разделу «Сведения о работе» в трудовой книжке (графы: дата, сведения о приеме/переводе/увольнении, наименование документа, на основании которого внесена запись).
• Подписи: выписка должна быть подписана руководителем или уполномоченным лицом (обычно кадровиком) и заверена печатью организации (при наличии).

Пример заполнения выписки из трудовой книжки

Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть выписка, если она оформляется на фирменном бланке организации.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ

ООО «Пример-Плюс»
125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 1
ИНН 7710123456 / КПП 771001001

ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Фамилия Иванов
Имя Иван
Отчество Иванович
Год рождения 1985
Образование Высшее
Профессия Инженер-программист
Дата заполнения трудовой книжки

Сведения о работе:

Работодатель: _______________ / А.А. Петров /
М.П.

Исполнитель: специалист отдела кадров Сидорова Е.В.

Правила заверения выписки

Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна быть правильно заверена. Согласно актуальным стандартам (включая требования ГОСТ Р 7.0.97-2016), необходимо соблюдать следующие правила:

1. На каждом листе выписки (если она занимает несколько страниц) ставится оттиск печати организации.
2. На последней странице под последней записью делается надпись: «Верно» или «Копия верна».
3. Указывается должность лица, заверившего документ, его подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
4. Проставляется дата заверения.
5. Если выписка предназначена для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк), необходимо добавить отметку о месте нахождения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО «Название» в деле №…».

Сроки выдачи и можно ли отказать работнику?

Работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче выписки из трудовой книжки. Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой (в т.ч. выписки), не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления; Выдача таких документов осуществляется бесплатно.

Выписка из трудовой книжки — это важный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. В 2026 году важно учитывать статус трудовой книжки работника: для бумажных вариантов оформляется классическая выписка с заверением печатью и подписью, а для электронных — формируется форма СТД-Р или СТД-СФР. Соблюдение правил заполнения и заверения гарантирует, что документ будет принят любой инстанцией без дополнительных вопросов.