Для оформления заграничного паспорта (в т.ч. нового образца, выдаваемого через портал Госуслуги) зачастую требуется подтверждение трудовой деятельности заявителя. Официальным документом, подтверждающим стаж и места работы, является выписка из трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены:

• когда и зачем нужна выписка;
• какие требования предъявляют органы МВД и другие инстанции;
• как оформить выписку из бумажной и электронной трудовой книжки;
• образец заполнения документа;
• пошаговая инструкция получения и заверения выписки.

Когда выписка из трудовой книжки обязательна?

Согласно действующим нормативным актам (постановление МВД РФ от № 123‑р, приказ Минтруда от № 45‑р), выписка требуется в следующих случаях:

1. Оформление загранпаспорта впервые, если заявитель не имеет действующего электронного трудового стажа;
2. Продление загранпаспорта, когда требуется подтверждение непрерывного трудового стажа за последние 12 месяцев;
3. Получение визы в страны, где требуется подтверждение дохода и занятости;
4. Оформление банковского кредита, социальной выплаты или пособия, где требуется подтверждение трудовой деятельности.

Если на момент подачи заявления вы официально безработны, выписка всё равно может потребоваться – её сведения проверяются с тем, что указано в трудовой книжке (или в выписке из неё).

Какие формы и виды выписок существуют?

Выписка из бумажной трудовой книжки

Для бумажных трудовых книжек нет единого стандартизированного бланка. Требования к оформлению регулируются внутренними инструкциями работодателя и общими правилами делопроизводства:

• должна быть подписана руководителем отдела кадров (или иным уполномоченным лицом);
• обязательно ставится печать организации;
• указывается дата выдачи выписки;
• выписка может включать все страницы трудовой книжки или только те, где указаны последние места работы (обычно за последние 3‑5 лет).

Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронный вариант оформляется через портал Госуслуги в разделе «Работа и занятость → Выписка из электронной трудовой книжки». При этом:

• документ формируется автоматически в формате PDF;
• подпись и печать заменяются электронной подписью организации;
• выписка считается официальным документом без необходимости дополнительного заверения.

Пошаговая инструкция получения выписки

Шаг 1. Подготовка данных

Соберите следующую информацию (она понадобится при заполнении формы):

Шаг 2. Запрос в отдел кадров

Для бумажной ТК:

1. Подайте письменное заявление (по образцу, который обычно размещён в Инструкции по делопроизводству вашего предприятия).
2. Укажите цель запроса – «для получения загранпаспорта».
3. Получите заверенную копию всех страниц ТК или отдельный лист‑выписку.

Для ЭТК:

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
2. Выберите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Укажите период, за который требуется выписка (обычно за последние 12 месяцев).
4. Скачайте готовый PDF‑документ.

Шаг 3. Заверение (только для бумажной версии)

Для того чтобы выписка была принята в МВД, необходимо:

• подписать её руководителем отдела кадров (или директором);
• поставить официальную печать организации;
• указать дату выдачи (не старше 30 дней от даты подачи заявления в МФЦ).

Шаг 4. Подача в МФЦ или через портал Госуслуги

При подаче заявления на загранпаспорт прикрепите выписку к пакету документов:

• заполненная анкета;
• паспорт гражданина РФ;
• фотографии 3,5 × 4,5 см (если требуется);
• выписка из трудовой книжки (заверенная копия или PDF‑файл).

Образец выписки из трудовой книжки

Ниже представлен типовой шаблон, который часто используют работодатели. Обратите внимание, что в разных организациях могут быть небольшие отличия (логотип, реквизиты).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить отказ в выдаче выписки?

Отказ возможен только в случае нарушения трудового законодательства (например, если в трудовой книжке имеются записи, требующие уточнения, или если работник находится в статусе «уволен по сокращению» без оформления всех необходимых документов). В остальных случаях работодатель обязан выдать выписку в течение 5 рабочих дней.

Нужна ли заверенная копия трудовой книжки, если уже есть выписка из ЭТК?

Нет. Электронная выписка считается официальным документом и признаётся в государственных органах наравне с заверенной копией бумажной ТК.

Какой срок действия выписки?

Обычно органы МВД требуют, чтобы выписка была выдана не более 30 календарных дней от даты подачи заявления. Банки и кредитные организации могут требовать более свежий документ (не старше 14 дней).

Можно ли использовать выписку, если в ней указаны только последние 2 места работы?

Да, если в ней отражён ваш текущий стаж и указана общая продолжительность трудовой деятельности. Однако при проверке могут запросить дополнительные страницы ТК, если сведения о ранних местах работы важны для расчёта стажа.

Полезные ссылки и ресурсы

• Госуслуги – Выписка из электронной трудовой книжки
• Приказ Минтруда РФ № 45‑р от
• МВД России – Порядок оформления загранпаспорта
• КонсультантПлюс – Образец выписки из трудовой книжки (2026)

Выписка из трудовой книжки – один из ключевых документов, подтверждающих ваш трудовой стаж при оформлении заграничного паспорта. В 2026 году процесс упрощён благодаря возможности получения электронных выписок через портал Госуслуги, однако в ряде случаев (особенно в небольших компаниях) всё ещё требуется бумажный вариант, заверенный печатью и подписью работодателя.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро собрать необходимый пакет документов, избежать отказов и успешно получить загранпаспорт.