Выписка из трудовой книжки — это официальный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника․ Она оформляется на основании запроса (заявления) самого работника или по инициативе работодателя․ В этой статье подробно разберем, как правильно составить заявление, в какие сроки работодатель обязан его рассмотреть, и какие нюансы возникают при работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК)․
Что такое выписка из трудовой книжки и зачем она нужна?
Выписка — это не сама трудовая книжка, а её официальная копия или выгрузка данных, заверенная работодателем․ Она содержит только те записи, которые были внесены в основное документ․
Основные случаи, когда требуется выписка:
- Предоставление в другие организации (для оформления пенсии, пособий, кредита, визы)․
- Подтверждение стажа при смене работы, если оригинал трудовой книжки остается у предыдущего работодателя․
- Получение копии при утере или порче оригинала․
- Использование в качестве доказательства трудового стажа при отсутствии иных документов․
Важно! С в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Если у работника есть ЭТК, то выписка формируется в личном кабинете на портале СФР (Социального фонда России) или через работодателя․ Оригинал бумажной трудовой книжки при этом не выдается․
Заявление о выдаче выписки из трудовой книжки: образец и правила составления
Заявление, это письменный запрос работника, который является основанием для оформления выписки․ Его можно подать в свободной форме, но для оперативного рассмотрения лучше использовать официальный бланк или четко структурированный текст․
Кто может подать заявление?
Заявление подает сам работник (действующий или уволенный)․ В случае увольнения заявление часто подается вместе с заявлением о выдаче трудовой книжки (по ст․ 62 ТК РФ)․
В какие сроки работодатель должен выдать выписку?
Согласно части 3 статьи 62 Трудового кодекса РФ, при увольнении работник должен получить трудовую книжку в день увольнения․ Если же речь о выписке (а не об оригинале), то:
- По общему правилу, выписка должна быть выдана в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления (если иное не установлено локальными актами организации)․
- Для работников с электронной трудовой книжкой выписка формируется в личном кабинете на портале СФР практически мгновенно после подачи заявления через работодателя или самостоятельно․
Образец заявления о выдаче выписки из трудовой книжки
В [Название организации]
[Должность руководителя, например: Генеральному директору]
от [ФИО работника]
[Адрес, телефон, email (при наличии)]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне выписку из трудовой книжки (или из электронной трудовой книжки) о моей трудовой деятельности в [Название организации] за весь период работы с [дата приема] по [дата увольнения/текущая дата]․
Выписку прошу оформить в [бумажном/электронном] виде․
Подпись: ___________ / [ФИО] /
Ключевые пункты, которые должны быть в заявлении:
- Наименование организации и реквизиты руководителя (куда направляется)․
- ФИО и контактные данные заявителя․
- Четкая просьба о выдаче выписки (не путать с заявлением на выдачу самой трудовой книжки)․
- Указание периода работы (если нужна выписка за конкретный срок)․
- Предпочтительная форма выдачи (бумажная с печатью или электронная)․
- Дата и подпись․
Как выглядит выписка из трудовой книжки? Образец бланка 2026
Выписка оформляется по типовой форме․ Она содержит:
- «ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ»․
- ФИО, год рождения работника․
- Хронологическую запись о приеме на работу, переводах и увольнении (с указанием даты, номера и даты приказа, основания увольнения со ссылкой на статью ТК РФ)․
- Подпись ответственного лица (кадра) и печать организации․
- Дату составления выписки․
ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Год рождения: 1985
| № п/п | Сведения о приеме на работе, о переводах на другую работу и об основании увольнения | Документ, на основании которого внесена запись (наименование, номер, дата) |
|---|---|---|
| 1 | Принят на работу в должность инженера С | Приказ № 45-к от |
| 2 | Переведен на должность старшего инженера С | Приказ № 120-к от |
| 3 | Уволен по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) С | Приказ № 89-к от |
Выписка верна․
Специалист по кадрам: _____________ / [ФИО] /
Печать организации
Дата составления выписки: «___» ___________ 20__ г․
Особенности оформления выписки из электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник имеет электронную трудовую книжку, процесс упрощается:
- Заявление подается работодателю (или через портал Госуслуг/СФР)․
- Работодатель (или СФР) формирует справку-выписку (СТД-Р) на основе данных из ЭТК․
- Выписка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя или СФР и имеет юридическую силу․
- Работник может получить её в личном кабинете на портале СФР (раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности») или в бумажном виде от работодателя․
Важно! Для работников с ЭТК не выдается бумажная трудовая книжка․ Все записи вносятся только в электронный формат․ Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной книжки․
Таблица: Сравнение форм выписки из трудовой книжки
| Критерий | Бумажная выписка (из бумажной ТК) | Электронная выписка (из ЭТК) |
|---|---|---|
| Основание | Заявление работника + бумажная трудовая книжка | Заявление работника + данные в системе ЭТК |
| Срок оформления | Не более 3 рабочих дней | В день обращения (через СФР) или в течение 3 рабочих дней (через работодателя) |
| Форма | Бланк на бумаге с печатью и подписью | Электронный документ с УКЭП (можно распечатать) |
| Где получить | У работодателя (в отделе кадров) | В личном кабинете на портале СФР или от работодателя |
| Юридическая сила | Равна оригиналу трудовой книжки | Равна оригиналу (ст․ 66․1 ТК РФ) |
Что делать, если работодатель отказывает или затягивает выдачу выписки?
Отказ или бездействие работодателя нарушают ваши права․ Действуйте по следующему алгоритму:
- Подайте письменное заявление (желательно с отметкой о приеме на втором экземпляре)․
- Если в течение 3 рабочих дней выписка не выдана — напишите жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Прокуратуру․
- Можно также обратиться в СФР (если речь об ЭТК)․
- В крайнем случае — в суд с исковым заявлением о понуждении к выдаче документа и компенсации морального вреда․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли получить выписку без заявления?
Ответ: Нет․ Заявление, это основание для оформления выписки․ Однако для ЭТК выписку можно сформировать самостоятельно в личном кабинете СФР без заявления работодателю, если у вас есть доступ․
Вопрос: Нужно ли заверять выписку у нотариуса?
Ответ: Нет․ Достаточно печати организации и подписи ответственного лица (для бумажной версии)․ Для электронной выписки требуется УКЭП․ Нотариальное заверение не требуется, если в запрашивающей организации не установлен иной порядок․
Вопрос: Сколько стоит выписка?
Ответ: По закону, первая выписка (как и трудовая книжка) предоставляется бесплатно․ За повторную выдачу или дубликат работодатель вправе взимать плату, если это предусмотрено локальными актами (но не более фактических затрат)․
Вопрос: Как долго хранится выписка?
Ответ: Выписка не имеет срока давности․ Её можно хранить бессрочно как документ, подтверждающий трудовой стаж․ Однако для пенсионных целей основным документом является запись в трудовой книжке или данные в ЭТК․
Заявление о выдаче выписки из трудовой книжки — простой, но важный документ․ Его правильное оформление и знание сроков поможет быстро получить необходимый документ без лишних хлопот․ Помните:
- Всегда пишите заявление в письменном виде․
- Указывайте желаемую форму выдачи (бумажная/электронная)․
- Контролируйте сроки — 3 рабочих дня․
- При наличии ЭТК используйте личный кабинет СФР для мгновенного получения выписки․
- В случае нарушений — обращайтесь в ГИТ, Прокуратуру или суд․
Будьте внимательны при заполнении заявления и проверяйте корректность данных в полученной выписке․ От этого может зависеть подтверждение вашего трудового стажа в будущем․