В процессе трудовой деятельности у работника нередко возникает необходимость подтвердить свой стаж, опыт работы или текущее место занятости. Если оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, отдавать его на руки сотруднику для предоставления в сторонние организации запрещено законом. В таких случаях на помощь приходит выписка из трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, что это за документ, как его получить и как правильно написать заявление.
Что такое выписка из трудовой книжки и зачем она нужна?
Выписка из трудовой книжки — это документ, содержащий сведения об отдельных периодах трудовой деятельности работника, а не обо всем его стаже целиком. В отличие от полной копии, выписка может включать информацию только о работе у текущего работодателя или за определенный период.
Обычно выписки требуются для предоставления в:
- Государственные органы — для установления права человека на субсидии, льготы, пособия и прочие финансовые послабления;
- Банки и кредитные организации — для подтверждения платежеспособности при оформлении кредита или ипотеки;
- Судебные инстанции — в качестве доказательства факта трудоустройства или увольнения;
- Другие организации, по запросу самого сотрудника.
Как получить выписку: бумажная и электронная форма
Согласно закону, работодатель обязан выдать выписку по требованию работника. Справку работодатель может выдать как в электронной форме, так и на бумаге — как будет указано в заявлении работника.
Получение у работодателя
Если вам нужен документ с печатью и подписью, вам необходимо обратиться в отдел кадров. Выписка заверяется печатью работодателя и подписью начальника отдела кадров или иного лица, ответственного за выдачу, чтобы у принимающей инстанции не было сомнений в подлинности документа и актуальности содержащихся в нём сведений.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки процесс получения данных значительно упростился. Если работник зарегистрирован на сайте СФР (Социального фонда России), то выписка из трудовой ему будет доступна в личном кабинете, в разделе «Электронная трудовая книжка». Там нужно выбрать пункт меню «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».
При увольнении сотрудника, ведущего ЭТК, работодатель обязан вручить ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Для ее формирования бухгалтер распечатывает сведения из подраздела 1.1 формы ЕФС-1.
Сроки выдачи документа
Очень важно знать свои права: согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника. За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее работодатель может быть привлечен к ответственности.
Как написать заявление на получение выписки
Заявление на выдачу выписки составляется всегда в письменной форме. Законом строгий шаблон не предусмотрен, заявление можно написать от руки или набрать на ПК в произвольной форме. Единой формы нет — достаточно своими словами сформулировать просьбу.
Однако, чтобы заявление было принято быстро и без вопросов, в нем обязательно следует указать:
- Шапку документа: ФИО руководителя, название организации, ФИО и должность заявителя.
- Название документа: «Заявление о выдаче документов, связанных с работой» или «Заявление о выдаче выписки из трудовой книжки».
- Основную часть: просьба о выдаче выписки. Желательно указать, за какой период или с какого места работы нужны сведения.
- Формат выдачи: укажите, требуется ли вам бумажный документ с синей печатью или электронный файл.
- Цель (опционально): причина, по которой работнику понадобился документ (например, «для предоставления в банк»).
- Дату и подпись заявителя.
На заявлении должна быть поставлена подпись автора, далее заявление направляется руководителю для резолюции, после чего передается в отдел кадров.
Образец выписки из трудовой книжки
Бланк выписки из трудовой книжки не имеет унифицированной формы, однако традиционно он повторяет структуру самой трудовой книжки. Документ должен содержать ьную часть (сведения о работнике) и таблицу с записями.
Примерная структура заполнения выписки:
ВЫПИСКА: о переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
- Графа 1: № записи
- Графа 2: Дата (число, месяц, год)
- Графа 3: Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
- Графа 4: Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Внизу документа ставится текущая дата, должность, подпись и расшифровка подписи лица, выдавшего выписку, а также печать организации.
Получение выписки из трудовой книжки — это законное право каждого работника. Процедура максимально проста: достаточно написать заявление в свободной форме, и через 3 дня кадровая служба обязана предоставить вам готовый документ. При наличии доступа к порталу СФР вы можете получить электронную выписку самостоятельно, не обращаясь к работодателю. Помните, что оригинал трудовой книжки на руки для предоставления в другие организации не выдается, а вот заверенная выписка или копия полностью заменяет его для любых инстанций.