Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, в нее вносятся не только сведения о приеме на работу и увольнении, но и информация о награждении сотрудника за успешный труд. В ряде случаев работнику может потребоваться выписка из трудовой книжки о награждении — например, для оформления льгот или получения почетного звания. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить такой документ, какие существуют нюансы и как цифровизация изменила этот процесс.
Зачем нужна выписка о награждении?
Работодатель имеет право поощрять своих сотрудников за добросовестный труд, индивидуальные и коллективные достижения. Информация о поощрениях обязательно заносится в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях».
Обычно выписка требуется в следующих ситуациях:
- Оформление звания «Ветеран труда» — это самая частая причина. Для получения льгот на основании имеющихся поощрений гражданин обязан предъявить не только саму награду (медаль, знак отличия или грамоту), но и выписку из приказа о ее назначении или выписку из трудовой книжки, подтверждающую факт записи.
- Подтверждение трудовых заслуг — при переходе на новую работу или участии в профессиональных конкурсах.
- Утрата оригиналов документов, если приказ о награждении был утерян работодателем, запись в трудовой книжке становится главным подтверждением события.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и награды
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Сейчас у россиян есть возможность вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Просмотреть сведения ЭТК застрахованные лица могут в личном кабинете на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
Однако здесь есть важный нюанс: в настоящее время в электронную версию трудовой книжки не заносят сведения о наградах и поощрениях. Там фиксируется только сам трудовой стаж и должности. Поэтому, если работник хочет сохранить информацию о награждениях, он должен продолжать вести бумажную трудовую книжку. При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки, но она будет содержать только сведения о стаже, без раздела о наградах.
Какие сведения о награждениях вносятся в трудовую книжку?
Запись о награждении вносится в раздел сведений о награждениях в трудовой книжке работника на общих основаниях внесения записей. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о поощрении за трудовые заслуги:
- О награждении государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почетных званий.
- О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями.
- О других поощрениях, предусмотренных уставом организации или правилами внутреннего трудового распорядка (например, премирование за конкретные достижения).
Достоин работник поощрения или нет — решает каждый работодатель самостоятельно. Внесенная в трудовую книжку запись о награждении, как и любая другая запись, обязательно дублируется в личную карточку работающего (форма Т-2).
Оформление выписки из трудовой книжки
Выписка из трудовой книжки выдается по требованию работника при необходимости. Работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче этого документа. Обычно срок подготовки выписки составляет не более 3 рабочих дней.
Что должна содержать выписка?
Выписка о награждении — это не просто копия одной страницы. Это официальный документ, который должен включать:
- Титульную часть (ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки).
- Сведения о награждениях (копируются все записи из раздела «Сведения о награждениях»).
- Заверяющую надпись: «Работает по настоящее время» (если сотрудник еще трудится у данного работодателя).
- Подпись руководителя или кадровика, печать организации.
Как заполнить выписку?
Заполнение происходит по правилам ведения трудовых книжек:
- В виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
- В графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация сквозная, продолжающаяся с предыдущих записей).
- В графе 2 указывается дата награждения.
- В графе 3 пишется, кем награжден работник, за какие достижения и какая именно награда присуждена.
- В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение, их дата и номер).
Важное замечание о заверении
Если выписка содержит более одной страницы, она должна быть прошита, пронумерована, а концы нити скреплены печатью и подписью уполномоченного лица. На последней странице обязательно ставится отметка о том, что копия верна, дата, подпись кадровика с расшифровкой и печать организации.
Можно ли получить отказ в выдаче выписки?
Нет, это незаконно. Согласно статье 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Выписка из трудовой книжки, в т.ч. о награждении, подпадает под это правило.
Выписка из трудовой книжки о награждении — это важный документ, который может понадобиться в самый неожиданный момент, особенно если речь идет о получении государственных льгот и почетных званий. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки, бумажный вариант остается единственным источником информации о поощрениях. Поэтому важно следить за тем, чтобы все ваши заслуги были корректно зафиксированы работодателем, и не стесняться запрашивать выписку, когда она необходима.