Выписка из трудовой книжки – один из документов, который часто требуется при оформлении заграничного паспорта. В статье мы разберём, когда она необходима, какие правовые нормы регулируют её выдачу, как правильно получить выписку (в бумажном и электронном виде) и какие подводные камни могут возникнуть в 2025‑2026 гг.

Почему выписка из трудовой книжки важна при оформлении загранпаспорта?

• В анкете на загранпаспорт (пункт «Сведения о трудовой деятельности») требуется указать периоды работы за последние 10 лет. Эти данные берутся из трудовой книжки.
• Для подтверждения стажа и получения социальных льгот (например, льготный тариф на оформление паспорта для пенсионеров) часто требуется официально заверённая выписка.
• При подаче заявления через МФЦ или портал Госуслуги выписка может быть приложена в электронном виде, что ускоряет процесс.

С 2025 года в большинстве регионов оригинал трудовой книжки уже не требуется – достаточно выписки, заверенной работодателем или ПФР.

Правовой статус и изменения в законодательстве (2024‑2026 гг.)

1. Федеральный закон № 115‑ФЗ (о порядке выдачи заграничных паспортов) – пункт 3.5 указывает, что заявитель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности, но не предписывает обязательную сдачу оригинала трудовой книжки.
2. В 2025 году вступили в силу новые ГОСТы (ГОСТ Р 7.0.97‑2025) по оформлению копий и выписок из трудовых книжек: требуется подпись руководителя и печать организации, а также указание даты выдачи.
3. С 1 января 2026 года Электронная трудовая книжка (ЭТК) официально признана равнозначной бумажному документу. Выписка из ЭТК формируется в PDF и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) МИЦ ПФР.

Когда выписка обязательна, а когда её можно заменить?

Как получить выписку из трудовой книжки

Через работодателя (бумажный вариант)

1. Обратитесь в отдел кадров с письменным заявлением (образец ниже).
2. Укажите в заявлении: ФИО, должность, период работы, цель получения (оформление загранпаспорта).
3. Работодатель делает заверенные копии всех страниц трудовой книжки, ставит подпись руководителя и печать.
4. Получите выписку в течение 5‑10 рабочих дней. При необходимости можно ускорить процесс, оплатив услугу в МФЦ.

Образец заявления работодателю

 ________________________
 (ФИО заявителя)
 ________________________
 (должность, подразделение)

 Заявление
 Прошу выдать заверенную копию трудовой книжки (выписку) для предъявления при оформлении заграничного паспорта.

 Срок выдачи: ______________________
 Подпись ______________________ Дата ______________________

Через портал «Госуслуги» (электронный вариант)

1. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
2. Выберите услугу «Получить выписку о трудовой деятельности за последние 10 лет» (Приложение N 2 к заявлению о выдаче паспорта).
3. Заполните форму: ФИО, ИНН, СНИЛС, период работы.
4. Подтвердите запрос с помощью УКЭП (или через мобильный банк).
5. Система сформирует PDF‑документ, подписанный МИЦ ПФР. Скачайте и распечатайте (при необходимости).

Электронная выписка считается юридически равнозначной бумажной и принимается в МФЦ и отделениях МВД без дополнительных заверений.

Через МФЦ

• Заполните бланк «Заявление о выдаче копии трудовой книжки» (доступен в любой точке МФЦ).
• Предъявите оригинал трудовой книжки и удостоверение личности.
• Сотрудник МФЦ сделает копию, заверит её подписью и печатью.
• Срок получения – от 1 до 3 дней.

Что включать в выписку?

Выписка должна содержать:

• ФИО гражданина (полностью, как в паспорте).
• Сведения о каждом месте работы за последние 10 лет:
  • Наименование организации, ИНН/КПП.
  • Должность.
  • Дата начала и окончания работы.
  • Основание приема и увольнения.
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
• Дата выдачи выписки.

Если в трудовой книжке есть пробелы (например, периоды безработицы), их необходимо объяснить в сопроводительном письме, чтобы избежать вопросов при проверке анкеты.

Как правильно указать сведения о трудовой деятельности в анкете загранпаспорта

1. Откройте анкету (форма № М-26) – в пункте «Трудовая деятельность» введите данные точно так, как они указаны в выписке.
2. Если у вас несколько мест работы, перечисляйте их в хронологическом порядке, начиная с самого раннего.
3. При наличии периодов безработицы укажите «безработный» и укажите даты.
4. Если вы работаете в госслужбе или в международной организации, приложите дополнительно справку о статусе.

Несоответствие данных в анкете и выписке может стать причиной отказа в выдаче паспорта.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли предоставлять оригинал трудовой книжки?

С 2025 года оригинал не требуется. Достаточно заверенной копии (выписки) или электронного документа, подписанного УКЭП.

Можно ли обойтись без выписки, если у меня нет трудовой книжки?

Да. В таком случае можно предоставить справку от работодателя о периодах работы, а также выписку из ПФР (раздел «Сведения о трудовой деятельности за последние 10 лет»).

Сколько стоит получение выписки?

Через МФЦ – от 200 руб. (по тарифу за копию и заверение). Через портал Госуслуги – бесплатно, но может потребоваться оплата за электронную подпись (около 300 руб.).

Как ускорить процесс получения выписки?

• Обратитесь к работодателю с запросом «в срочном порядке» и укажите причину (оформление загранпаспорта).
• Закажите услугу «Экспресс‑выдача» в МФЦ (срок 1 рабочий день, стоимость ~500 руб.).
• Используйте электронный запрос через ПФР – документ готов в течение 24 часов.

Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?

Сразу обратитесь в отдел кадров с заявлением об исправлении. При оформлении загранпаспорта приложите пояснительное письмо и копию исправленной записи.

Пошаговый чек‑лист для получения загранпаспорта с выпиской из трудовой книжки

1. Соберите необходимые документы:
   • Паспорт РФ (оригинал + копия).
   • Квитанция об оплате госпошлины.
   • Выписка из трудовой книжки (бумажная или электронная).
   • Свидетельство о браке/разводе (если менялись фамилия/имя).
   • Фотографии 3,5 × 4,5 см (если подаёте в отделение МВД).
2. Заполните анкету (форма М‑26) – проверьте соответствие данных выписке.
3. Подайте заявление в МФЦ или через портал Госуслуги.
4. При личном визите в отделение МВД предъявите оригиналы и копии (выписку).
5. Ожидайте готовности паспорта (обычно 10‑15 рабочих дней; срочный – 3‑5 дней).

Выписка из трудовой книжки – ключевой документ, который подтверждает ваш трудовой стаж и помогает избежать задержек при оформлении заграничного паспорта. С 2025 года процесс стал проще благодаря электронным сервисам, однако традиционный способ через работодателя и МФЦ остаётся актуальным, особенно при срочном оформлении.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро и без лишних вопросов получить нужную выписку и успешно оформить загранпаспорт.