Выписка из трудовой книжки – это документ‚ подтверждающий факты трудовой деятельности работника․ Для того чтобы она имела юридическую силу‚ её копию необходимо заверить в установленном порядке․ В этой статье мы разберём‚ когда и зачем нужна заверенная выписка‚ как её получить‚ какие требования к заверению и какие ошибки стоит избегать․
Что такое выписка из трудовой книжки?
Выписка – это копия части трудовой книжки‚ содержащая сведения о приёме на работу‚ переводах‚ увольнениях‚ а также о начислениях и выплатах․ В соответствии с статьей 62 Трудового кодекса РФ‚ работник имеет право на получение копии трудовой книжки в течение трех рабочих дней после письменного заявления работодателя․
Форматы выписки
- Бумажная выписка – распечатка из бумажной трудовой книжки․
- Электронная выписка – PDF‑файл‚ полученный через портал Госуслуг‚ МФЦ или Пенсионный фонд․
Когда нужна заверенная выписка?
- При открытии нового трудового договора․
- Для подтверждения стажа при получении кредита‚ страховки‚ пенсии․
- При смене работодателя‚ если новый работодатель требует подтверждения стажа․
- Для оформления документов в государственных органах (например‚ при получении вида на жительство)․
Как получить выписку из трудовой книжки?
Письменное заявление
Нужно обратиться к руководству компании в письменной форме (свободной или официальной) с просьбой о подготовке выписки․ В заявлении указываются:
- ФИО работника․
- Дата рождения․
- Номер и дата выдачи трудовой книжки․
- Период‚ за который требуется выписка․
- Адрес и контактные данные для получения документа․
Получение в отделе кадров
После подачи заявления работодатель обязан выдать копию в течение трех рабочих дней․ Если работник не может лично забрать документ‚ он может назначить доверенное лицо․
Онлайн‑получение через Госуслуги
На портале Госуслуги можно запросить выписку в электронном виде․ Для этого понадобится:
- Личный кабинет (логин и пароль)․
- Подтверждение личности (п․ 2․2․1․1)․
- Запрос на выдачу выписки (формат PDF)․
Полученный файл можно распечатать и заверить‚ либо отправить в печатный формат в МФЦ․
Как заверить копию выписки?
Что такое заверение?
Заверение – это подтверждение подлинности копии документа‚ сделанное уполномоченным лицом (обычно сотрудником отдела кадров‚ бухгалтером или юристом)․ В соответствии с ГОСТ Р 7․0․8-2013 заверение должно содержать:
- Слово «Верно»․
- Наименование должности лица‚ заверившего․
- Собенноручная подпись․
- Расшифровка подписи (инициалы‚ фамилия)․
- Дата заверения․
- Печать работодателя (если применимо)․
Шаги по заверению
- Проверка оригинала – убедитесь‚ что копия полностью соответствует оригиналу․
- Подготовка подписи – сотрудник‚ заверяющий‚ ставит подпись под копией․
- Добавление отметки «Верно» – обычно ставится в левом нижнем углу․
- Указание должности – например‚ «Главный бухгалтер»․
- Печать работодателя – если компания имеет печать․
- Дата заверения – текущая дата․
Пример оформления заверения
Вставка в документ:
Верно
Главный бухгалтер
Иванов И․И․
Печать работодателя
Частые ошибки при заверении и как их избежать
- Неправильный формат подписи – подпись должна быть собственноручной и совпадать с подписью в системе․
- Отсутствие печати – если печать отсутствует‚ документ может быть признан неавторизованным․
- Неправильная дата – дата должна быть актуальной‚ не позже даты получения копии․
- Несоответствие текста «Верно» – слово должно быть написано полностью и без ошибок․
Как проверить‚ что копия действительно заверена?
- Проверьте наличие всех пунктов‚ перечисленных в ГОСТе․
- Сравните подпись с подписью в официальных документах․
- Убедитесь‚ что печать работодателя присутствует и соответствует штампу компании․
- Попросите у работодателя копию справки о заверении‚ если документ будет использоваться в государственных органах․
Что делать‚ если копия не заверена?
Если работник обнаружил‚ что копия выписки не заверена‚ он может:
- Обратиться в отдел кадров с просьбой о корректировке․
- Попросить письменное подтверждение о том‚ что копия была заверена в будущем․
- Если документ уже использовался‚ обратиться в организацию‚ где он был принят‚ с просьбой о пересмотре․
Заверенная выписка из трудовой книжки – важный документ‚ подтверждающий ваш трудовой стаж и права․ Правильное оформление и соблюдение всех требований к заверению гарантирует‚ что ваш документ будет принят в любой юридической и финансовой сфере․ Следуйте приведённым рекомендациям‚ и вы избежите лишних проблем при использовании выписки․
Полезные ссылки
- КонсультантПлюс – образцы и формы
- Госуслуги – получение выписки онлайн
- Пенсионный фонд РФ – получение бумажной выписки