Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Иногда требуется официальное подтверждение того, что трудовая книжка была выдана конкретному лицу․ Для этого оформляют выписку о выдаче трудовой книжки․ Ниже подробно рассмотрим, что представляет собой такой документ, в каких ситуациях он востребован, какие нормативные акты регулируют его оформление и как правильно получить выписку․
Правовая основа
Оформление и выдача трудовой книжки регулируются:
- Трудовым кодексом Российской Федерации (ст․ 66 – обязанность работодателя вести и выдавать трудовую книжку);
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Приказом Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»․
Выписка о выдаче трудовой книжки не является отдельным нормативным актом, но оформляется в соответствии с указанными положениями как подтверждающий документ․
Когда требуется выписка о выдаче трудовой книжки
Выписка может понадобиться в следующих случаях:
- При устройстве на новую работу, если работник потерял оригинал трудовой книжки и нуждается в подтверждении факта её выдачи;
- При восстановлении трудовой книжки после утери или порчи;
- При подаче документов в пенсионный фонд для назначения пенсии (подтверждение стажа);
- При оформлении кредита, ипотеки или других финансовых продуктов, где банк запрашивает подтверждение трудовой деятельности;
- При судебных спорах, связанных с трудовыми отношениями (например, восстановление на работе, взыскание заработной платы);
- При получении государственных услуг, требующих подтверждения трудового стажа (например, оформление социальных выплат)․
Кто может запросить выписку
Запрос выписки может подать:
- Сам работник (или его законный представитель);
- Текущий или бывший работодатель (в рамках внутреннего документооборота);
- Уполномоченное лицо пенсионного фонда или иного государственного органа;
- Нотариус, если требуется заверение копии трудовой книжки․
- Сотрудник подаёт письменное заявление на имя руководителя или кадровой службы с просьбой выдать выписку о выдаче трудовой книжки․
- В заявлении указываются: ФИО, дата рождения, должность, период работы, причина запроса․
- Кадровая служба проверяет наличие записи о выдаче трудовой книжки в личном деле сотрудника и в журнале учёта трудовых книжек․
- После подтверждения факта выдачи готовится выписка, которая подписывается уполномоченным лицом (руководителем, кадровиком) и заверяется печатью организации (если она есть)․
- Выписка выдаётся на руки сотруднику под расписку․
- Запрос направляется в архив бывшего работодателя (или в его правопреемника)․
- К заявлению прилагаются копии паспорта, ИНН, а также любые документы, подтверждающие период работы (например, справки о заработной плате, приказы о приёме/увольнении)․
- Архив осуществляет поиск записи о выдаче трудовой книжки и формирует выписку․
- Выписка направляется заявителю почтой с уведомлением о вручении или выдаётся лично в архиве․
- Получить справку о стаже и местах работы через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (она содержит сведения, аналогичные тем, что отражаются в трудовой книжке);
- Запросить выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о работодателе, если требуется подтверждение того, что организация действительно существовала и вела трудовые книжки;
- Обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) с запросом о предоставлении архивных данных о трудовой деятельности (в некоторых регионах такая услуга доступна)․
- Название документа – «Выписка о выдаче трудовой книжки»;
- Дата и номер выписки;
- Информация о работнике – ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН (по желанию);
- Информация о работодателе – полное наименование организации, её ИНН, ОГРН, юридический адрес;
- Факт выдачи трудовой книжки – дата выдачи, номер трудовой книжки (если известен), серия и номер документа, подтверждающего выдачу (например, запись в журнале учёта трудовых книжек);
- Подпись уполномоченного лица (руководитель, кадровик, ответственный за ведение трудовых книжек);
- Печать организации (при наличии);
- Примечание – цель выдачи выписки (например, «для подачи в Пенсионный фонд РФ»)․
Как получить выписку о выдаче трудовой книжки
Процедура получения выписки зависит от того, где хранится оригинал трудовой книжки․
Если трудовая книжка находится у работодателя
Если трудовая книжка утеряна и находится в архиве бывшего работодателя
Получение выписки через государственные сервисы
На сегодняшний день прямая онлайн‑услуга по выдаче выписки о выдаче трудовой книжки на портале «Госуслуги» отсутствует․ Однако можно:
Содержание выписки о выдаче трудовой книжки
Хотя единой утверждённой формы выписки нет, в практике используют следующий набор реквизитов:
Выписка оформляется на листе формата А4, шрифтом Times New Roman 14 pt, с межстрочным интервалом 1,5․ Текст выравнивается по левому краю, – по центру и выделяется жирным шрифтом․
<h2>Выписка о выдаче трудовой книжки</h2> <p><b>Дата</b>: 23 мая 2026 г․<br> <b>Номер</b>: ВТК‑2026‑00123</p> <p><b>Сведения о работнике</b></p> <ul> <li>ФИО: Иванов Иван Иванович</li> <li>Дата рождения: </li> <li>Паспорт: 45 06 № 123456</li> <li>ИНН: 770123456789</li> </ul> <p><b>Сведения о работодателе</b></p> <ul> <li>Наименование: ООО «Альфа‑Тех»</li> <li>ИНН: 7701234567</li> <li>ОГРН: 1127746000123</li> <li>Юридический адрес: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10</li> </ul> <p><b>Факт выдачи трудовой книжки</b></p> <p>Трудовая книжка серия ТК № 0123456 выдана сотруднику 15 января 2010 г․ (запись в журнале учёта трудовых книжек № 2010/015)․</p> <p><b>Выдана</b> для подачи в Пенсионный фонд РФ в целях подтверждения трудового стажа․</p> <p><b>Подпись</b>: _____________________ / Петров П․П․ /<br> <b>М․П․</b> (печать организации)</p>
Срок действия и хранение выписки
Законодательством не установлен конкретный срок действия выписки о выдаче трудовой книжки․ На практике её считают действительной в день выдачи, так как сведения могут измениться (например, при восстановлении трудовой книжки)․ Поэтому:
- Если выписка нужна для однократного обращения (например, в пенсионный фонд), её принимают в день получения;
- Для многократного использования рекомендуется получать обновлённый документ не реже одного раза в 6 месяцев;
- Хранить выписку следует вместе с другими личными документами (паспорт, ИНН, дипломы) в безопасном месте․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить выписку в электронном виде?
- На данный момент единый электронный сервис для выдачи такой выписки отсутствует․ Однако можно запросить электронную справку о стаже через личный кабинет ПФР или через портал «Госуслуги» (раздел «Сведения о трудовой деятельности»)․
- Что делать, если работодатель отказался выдавать выписку?
- Сначала направьте письменную претензию с указанием нарушения ст․ 66 ТК РФ․ Если ответ не получен или является отрицательным, можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием обязать работодателя выдать документ․
- Нужно ли заверять выписку нотариусом?
- Нотариальное заверение требуется только в случаях, когда выписка будет использоваться в качестве доказательства в суде или при сделках с недвижимостью․ Для большинства административных процедур достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации․
- Можно ли получить выписку, если я работаю по гражданско‑правовому договору?
- Трудовая книжка ведёться только при трудовых отношениях․ По ГПД трудовая книжка не заводится, поэтому выписка о её выдаче не может быть выдана․ В таких случаях подтверждают деятельность договорами, актами о выполненных работах и выписками из налоговой․
Выписка о выдаче трудовой книжки – важный документ, подтверждающий факт получения сотрудником основного трудового документа․ Несмотря на отсутствие единой утверждённой формы, её оформление регламентируется нормативными актами о ведении трудовых книжек․ Знание порядка получения, необходимых реквизитов и возможных вариантов использования поможет избежать задержек при устройстве на работу, оформлении пенсии или решении спорных ситуаций․ При возникновении сложностей рекомендуется обращаться в кадровую службу текущего или бывшего работодателя, а при необходимости – в государственные инспекции или судебные органы․