В современных реалиях ведения бизнеса и кадрового делопроизводства вопрос защиты персональных данных (ПДн) стоит особенно остро. Каждая ошибка при работе с персональными данными, это риск серьезных штрафов и судебных разбирательств. Если вы нанимаете сотрудников, храните клиентские базы или используете CRM, вы считаетесь оператором персональных данных и обязаны соблюдать требования Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных».

Одной из самых частых причин сомнений у кадровиков и работодателей является статус трудовой книжки и, в частности, ее номера. Давайте разберемся, относится ли номер трудовой книжки к персональным данным и как с ним работать в рамках закона.

Что закон относит к персональным данным?

В соответствии с частью 2 статьи 4 и статьей 18.1 Федерального закона от № 152-ФЗ, персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Классическое определение гласит: персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Главная характеристика персональных данных — это идентифицируемость. Позволяет ли информация напрямую или косвенно узнать, о каком именно человеке идет речь?

Статус номера трудовой книжки

Сама по себе трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Она содержит:

• ФИО владельца (безусловно, ПДн);
• Дату рождения (ПДн);
• Сведения об образовании, профессии (ПДн);
• Сведения о работе и награждениях (ПДн);
• Серию и номер документа.

Является ли номер трудовой книжки персональными данными сам по себе? Нет, изолированно — нет. Если вы просто запишете на листе бумаги набор цифр «4567 123456», без привязки к ФИО, месту работы или иной информации, невозможно определить, кому принадлежит этот документ. В таком виде номер не позволяет идентифицировать личность.

Однако! В реальной кадровой практике номер трудовой книжки никогда не существует в вакууме. Он всегда привязан к конкретной карточке сотрудника (Т-2), личному делу или базе данных, где указаны ФИО и другие сведения работника; В контексте этой совокупности данных номер трудовой книжки становится косвенным персональным данным, так как в связке с другой информацией позволяет однозначно идентифицировать субъекта.

Важное отличие: СНИЛС vs. Номер трудовой книжки

Часто номер трудовой книжки путают с СНИЛС. СНИЛС является уникальным идентификатором гражданина в системе обязательного пенсионного страхования и напрямую относится к ПДн. Трудовая книжка таким универсальным идентификатором не является, однако в рамках документооборота конкретной компании она служит одним из ключей к личному делу сотрудника.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): новые вызовы

С переходом на электронные трудовые книжки вопрос сохранения персональных данных приобрел новые очертания. Делать однозначные выводы о безопасности сохранения ПДн при переходе на ЭТК пока сложно, однако законодательно закреплен переходный период.

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае:

1. Бумажный вариант продолжает храниться у работодателя с соблюдением всех требований безопасности (хранение в сейфах, ограничение доступа).
2. Электронный вариант передается и хранится в информационных системах оператора (работодателя) и государства. Здесь номер записи (сведения о трудовой деятельности) также выступает как часть массива данных, идентифицирующих работника.

При работе с ЭТК работодателю необходимо обеспечить надежную защиту информационных систем, в которых обрабатываются сведения о сотрудниках, включая их уникальные идентификаторы в системе ЭТК.

Рекомендации для работодателей

Чтобы избежать штрафов со стороны Роскомнадзора и утечек информации, соблюдайте следующие правила при работе с трудовыми книжками:

• Ограничьте доступ. Доступ к трудовым книжкам и базам данных, содержащим их номера, должен иметь только ограниченный круг лиц (кадровики, бухгалтеры).
• Не передавайте данные третьим лицам. Предоставление номера трудовой книжки вместе с ФИО работника сторонним контрагентам без согласия работника является нарушением 152-ФЗ.
• Разработайте Политику обработки ПДн. В ней должно быть четко прописано, какие именно документы и сведения относятся к обрабатываемым данным в вашей организации.
• Обеспечьте безопасность носителей. Бумажные трудовые должны храниться в несгораемых шкафах, а электронные базы — защищаться паролями и шифрованием.

Номер трудовой книжки в отрыве от остальной информации не является персональными данными, так как не позволяет идентифицировать личность. Однако в рамках кадрового учета, где этот номер связан с ФИО, должностью и стажем сотрудника, он автоматически становится частью массива персональных данных. Именно поэтому к его обработке, хранению и защите необходимо относиться с такой же серьезностью, как и к любым другим сведениям о сотрудниках, строго соблюдая нормы Федерального закона № 152-ФЗ.