Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЭТК), бумажные бланки всё ещё остаются актуальными. Однако при оформлении или продолжении работы многие сотрудники сталкиваются с неожиданным фактом: за трудовую книжку надо платить. Законно ли это, кто и в каких случаях обязан вносить плату, а когда работодатель не имеет права брать деньги? Разберемся во всех тонкостях.
Кому и зачем нужно платить за бланк?
Согласно трудовому законодательству (в частности, нормативным актам, действующим в РФ и Республике Беларусь, на которую опирается часть предоставленных данных), работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней. При этом:
- Первоначальное оформление: Когда человек устраивается на свою первую работу, работодатель закупает чистый бланк трудовой книжки.
- Дополнительный вкладыш: Если страницы раздела «Сведения о работе» закончились, выдается вкладыш.
Работодатель не обязан дарить этот бланк сотруднику. Закон гласит, что при выдаче трудовой книжки (ее дубликата) или вкладыша к ней, работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, которая была затрачена нанимателем на их приобретение.
Когда работник НЕ должен платить?
Из любого правила есть исключения. Существуют ситуации, когда удерживать стоимость бланка с сотрудника категорически запрещено:
- Утрата трудовой книжки по вине нанимателя. Если работодатель потерял документ (например, из-за пожара, небрежного хранения или ошибки кадровика), он обязан за свой счет приобрести новый бланк и восстановить все записи.
- Порча бланка по вине работодателя. Если кадровик испортил бланк при заполнении (допустил неустранимую ошибку), стоимость испорченной книжки или нового чистого бланка оплачивает компания.
- Безвозмездная передача. В некоторых организациях предусмотрена бесплатная выдача трудовых книжек. В этом случае цена реализации отсутствует, налоговая база равна нулю, и такой оборот не отражается в налоговой декларации (ЭСЧФ не создается).
Если бланк испорчен самим работником
Частый вопрос: обязан ли работодатель удерживать стоимость бланка, если первоначальная книжка или вкладыш были испорчены по вине самого работника? Да, обязан. Если сотрудник сам залил документ краской, порвал его или иным образом привел в негодность, для оформления дубликата ему придется заплатить за новый бланк.
Как происходит оплата и учет?
Процесс приобретения и учета бланков строго регламентирован. Работодатели закупают бланки у официальных распространителей (их можно найти, в т.ч., на маркетплейсах вроде OZON, но для юрлиц действуют специальные каналы поставки). Пошаговый алгоритм выглядит так:
- Работодатель приобретает партию бланков, сохраняя оригинал платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств.
- Бланки ставятся на забалансовый учет компании.
- При трудоустройстве сотрудника или оформлении вкладыша, с работника удерживается сумма, равная стоимости бланка по чеку.
- Удержание может производиться путем внесения наличных в кассу предприятия или удержания из заработной платы (с письменного согласия работника).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): нужно ли платить?
С 2020 года в России идет активный переход на электронные трудовые книжки. Нужно ли за них платить?
Нет, не нужно. ЭТК, это цифровая запись в базе данных Социального фонда России. Работодатель передает сведения в электронном виде, и сотруднику не нужно оплачивать никакие «электронные бланки».
Однако у ЭТК есть свои нюансы:
- В электронном документе не отображается информация о больничных, отпусках и зарплате (это не относится к ключевым моментам трудовой биографии).
- Если для подтверждения специфического стажа (например, для льготной пенсии) нужны подробности, которых нет в ЭТК, придется искать бумажную трудовую книжку или заказывать справки из архивов прошлых работодателей.
- Трудовая книжка (ни бумажная, ни электронная) вообще не нужна, если вы зарегистрированы как самозанятый и платите налог по специальному режиму, либо оформлены по гражданско-правовому договору (ГПХ) на разовую работу.
Налоговые вычеты и трудовая книжка
Хотя оплата самого бланка трудовой книжки не является расходом на обучение или лечение, каждый работающий человек должен помнить о своих правах на возврат части средств от государства. Например, если вы платите за свое обучение или обучение детей, часть расходов можно вернуть с помощью налогового вычета. Умение грамотно распоряжаться своими деньгами, получать вычеты и копить даже при маленькой зарплате, важные навыки для современного работника.
Резюме
Требование оплатить стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша абсолютно законно. Работник возмещает работодателю расходы на покупку документа. Главное — помнить, что сумма удержания не может превышать фактическую стоимость бланка по накладной, а в случае порчи или утери документа по вине компании все расходы несет работодатель.