Оформление заграничного паспорта – процесс, который требует подготовки ряда документов. Одним из часто обсуждаемых вопросов является необходимость предоставления копии трудовой книжки и её заверения. В статье разберём, когда копию действительно нужно заверять, какие способы заверения допускаются законом и как правильно оформить такой документ.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Когда копия трудовой книжки требуется?
- Как правильно заверить копию?
- Образец заверенной копии
- Типичные ошибки при заверении
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
Согласно приказу МВД России от № 447 (утверждающему порядок выдачи заграничных паспортов), при подаче заявления в отделение МВД необходимо предоставить:
- заявление по установленной форме;
- паспорт гражданина РФ;
- фотографии 3,5 × 4,5 см;
- квитанцию об уплате госпошлины;
- при необходимости – справку с места работы (или иной документ, подтверждающий доход).
В перечне официальных требований копия трудовой книжки не указана. Это значит, что в большинстве случаев оригинал или копия трудовой книжки не требуются.
Когда копия трудовой книжки может потребоваться?
Хотя закон не обязывает предоставлять трудовую книжку, в практике могут возникнуть ситуации, когда её копию запросят:
- При заполнении анкеты у граждан, часто меняющих места работы, для подтверждения общего трудового стажа (особенно если стаж превышает 10 лет).
- В случае несовпадения данных в анкете и в базе МВД (например, неправильные даты начала работы, название организации, должность). Миграционная служба может потребовать подтверждающий документ.
- Для получения кредита, визы или иных государственных услуг, где требуется доказательство стабильного дохода.
Во всех перечисленных случаях копию обычно просят заверенную – то есть подтверждённую работодателем или нотариусом.
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Существует два основных способа заверения:
Заверение отделом кадров (работодателем)
- Сделайте чистую ксерокопию всех страниц трудовой книжки, которые содержат записи о трудовом стаже.
- Обратитесь в отдел кадров вашего предприятия.
- Сотрудник отдела ставит штамп организации в нижнем левом углу каждой копии и подписывает её ручкой словом «верно».
- Под копией указывается дата заверения (обычно в виде ««Дата» «Месяц» «Год»»).
Заверение у нотариуса
- Подготовьте ксерокопию трудовой книжки.
- Запишитесь к нотариусу и принесите оригинал и копию.
- Нотариус ставит нотариальную печать, подписывает документ и указывает дату.
- Нотариальное заверение обычно требуется, если копию планируют использовать за пределами России (например, при получении визы в страну, где признаются только нотариально заверенные документы).
Важно: При заверении не требуется ставить печать на каждой странице, достаточно заверить последнюю страницу (при этом в ней указывается «все страницы копии соответствуют оригиналу»). Однако многие организации предпочитают ставить штамп на каждую страницу – это считается более надёжным.
Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)
Ниже – условный пример того, как выглядит заверенная копия, выданная отделом кадров:
----------------------------------------------------------------- | Копия трудовой книжки № 1234567890 | | | | – ООО «Ромашка» – инженер | | – ЗАО «Техно» – старший инженер | | | | ----------------------------------------------------------- | | (ШТАМП организации) Верно | | Дата: | | Подпись: Иванов И.И. | -----------------------------------------------------------------
Если заверение производится у нотариуса, вместо штампа будет стоять нотариальная печать, а подпись – подпись нотариуса.
Типичные ошибки при заверении
- Отсутствие подписи – документ считается незаверенным.
- Неправильная дата (например, указана будущая дата) – может вызвать сомнения у сотрудников миграционной службы.
- Не все страницы скопированы – в случае проверки будет обнаружено отсутствие записей.
- Стирание или закраивание оригинала – считается нарушением закона о трудовых книжках.
- Заверение у частного лица (не у работодателя и не у нотариуса) – такой документ не признаётся официально.
Часто задаваемые вопросы
Нужна ли копия трудовой книжки для получения нового загранпаспорта?
Нет. По текущим нормативам (приказ МВД № 447 от 2020 г.) копия трудовой книжки не требуется. Документ может понадобиться лишь в случае, если в анкете есть несоответствия, требующие подтверждения.
Можно ли обойтись без заверения, если копия нужна только для личных целей?
Да. Если копия используется исключительно для собственного контроля (например, хранится дома), заверять её необязательно.
Что делать, если у меня нет отдела кадров (самозанятый, ИП)?
В таком случае копию можно заверить у нотариуса. Нотариальное заверение считается законным подтверждением подлинности копии.
Сколько стоит нотариальное заверение копии трудовой книжки?
Тарифы зависят от региона, но в среднем стоимость составляет от 300 до 800 рублей за одну страницу.
Можно ли использовать электронную копию (PDF) вместо бумажной?
Для подачи заявления в МВД допускается только бумажный документ. Электронный вариант может быть полезен только как вспомогательный материал.
- В официальных требованиях к оформлению загранпаспорта копия трудовой книжки не указана; Поэтому в большинстве случаев её предоставлять не требуется.
- Копию могут запросить лишь в случае несоответствия данных в анкете или при необходимости подтвердить длительный трудовой стаж.
- Если копию всё же нужно заверить, предпочтительным способом является заверение отделом кадров (штамп + подпись «верно» + дата). При отсутствии отдела кадров – нотариальное заверение.
- При заверении важно: копировать все страницы, ставить подпись и дату, а также убедиться, что печать/штамп соответствует требованиям организации.
Таким образом, если вы готовите документы для заграничного паспорта, сначала проверьте, действительно ли требуется копия трудовой книжки. В большинстве случаев достаточно будет лишь справки с места работы или выписки из ПФР, а трудовая книжка останется в вашем личном архиве.
Статья актуальна на 21 мая 2026 г.. Информация может изменяться в зависимости от новых нормативных актов, поэтому перед подачей документов рекомендуется уточнить требования в отделении МВД или на официальном сайте мвд.рф.