• Юридическая защита – подтверждает, что работник получил трудовую книжку в надлежащем виде и без повреждений.
• Бухгалтерский учёт – служит основанием для отражения движения трудовых книжек в кадровом учёте;
• Предупреждение споров – в случае возникновения разногласий о факте получения документа расписка служит доказательством.

Структура расписки

1. Шапка документа – реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН, юридический адрес).
2. Название документа – «Расписка о получении трудовой книжки»;
3. Дата и место составления – например, «г. Москва, 02 ноября 2025 г.»
4. Информация о сотруднике – ФИО полностью, должность, табельный номер (если есть).
5. Описание передаваемого документа – указание, что передаётся трудовая книжка, её серия и номер (если известны), состояние (новая, использованная).
6. Подписи сторон – подпись сотрудника с расшифровкой (ФИО) и подпись уполномоченного представителя работодателя (кадровик, руководитель отдела кадров) с расшифровкой и печатью организации (если требуется).
7. Примечание – при необходимости можно добавить условие о возврате трудовой книжки при увольнении.

Пример шаблона расписки

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, ОГРН 1027700123456
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

Расписка о получении трудовой книжки
г. Москва, 02 ноября 2025 г.

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 45 09 123456, выдан ОВД г. Москвы ,
работаю в должности инженера-механика (табельный № 1024),
подтверждаю, что получил(а) от ООО «Ромашка» трудовую книжку:
Серия: АБ 123456, номер: 789012,
в хорошем состоянии, без повреждений и пометок.

Подпись сотрудника: _____________________ /Иванов И.И./
Подпись представителя работодателя: _____________________ /Петрова С.А./
М.П. (при наличии)

Пошаговая инструкция по составлению

1. Подготовьте бланк с реквизитами организации (можно использовать фирменный бланк).
2. В центре листа напишите название документа жирным шрифтом (Расписка о получении трудовой книжки).
3. Укажите город и дату составления.
4. Внесите данные сотрудника: ФИО, паспортные данные, должность, табельный номер (если ведётся).
5. Опишите передаваемый трудовой документ: укажите серию, номер, состояние.
6. Попросите сотрудника расписаться и расшифровать подпись.
7. Подпись ставит уполномоченное лицо от работодателя (кадровик, руководитель отдела кадров) и ставит печать организации (если требуется внутренними регламентами).
8. Один экземпляр остаётся у сотрудника, второй – в личном деле работника отдела кадров.

Чего следует избегать

• Отсутствие указания серии и номера трудовой книжки – это может вызвать вопросы при проверке.
• Неподписанный документ или отсутствие расшифровки подписей делает расписку юридически незначимой.
• Использование нечётких формулировок («получил документ») вместо точного указания на трудовую книжку.
• Нарушение конфиденциальности: не указывайте лишние персональные данные, не относящиеся к делу (например, адрес проживания, если он не требуется).

Правовые основания

Оформление расписки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 65 – требование о предоставлении трудовой книжки при приёме на работу).
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и хранении их в организациях».
• Внутренними нормативными актами организации (положение о кадровом делопроизводстве).

Полезные советы

1. Храните бланк расписки в электронном виде как шаблон, чтобы быстро заполнять его при необходимости.
2. Проверяйте соответствие данных в трудовой книжке и в расписке перед подписанием.
3. Если трудовая книжка выдаётся впервые (например, у выпускника вуза), укажите в расписке, что книжка выдана организацией впервые.
4. При увольнении сотрудника составьте аналогичную расписку о возврате трудовой книжки.

Надеемся, данная инструкция поможет вам правильно оформить расписку о получении трудовой книжки и избежать возможных недоразумений.