В современных условиях, когда сотрудники увольняются и переезжают в другие города или регионы, личный получение трудовой книжки в день увольнения становится затруднительным․ В таких случаях Трудовой кодекс РФ предоставляет возможность отправить трудовую книжку по почте — при условии письменного согласия работника․ В этой статье вы найдете подробное объяснение, почему необходимо такое согласие, как его правильно оформить, и — главное — готовый образец письменного согласия на получение трудовой книжки по почте, который можно использовать сразу․
Зачем нужно письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте?
Согласно части 6 статьи 84․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения; Однако если работник по уважительным причинам не может явиться за документом в этот день, он вправе направить работодателю заявление с письменным согласием на отправку трудовой книжки по почте․
Это согласие — не просто формальность․ Оно:
- Защищает работодателя от претензий о нарушении сроков выдачи документа;
- Подтверждает добровольность действий работника;
- Является юридическим основанием для отправки важного личного документа через почту;
- Позволяет работодателю соблюсти требования трудового законодательства․
Без такого согласия отправка трудовой книжки по почте является нарушением закона, даже если работник «согласен устно» — устное согласие не имеет юридической силы․
Как правильно оформить согласие на отправку трудовой книжки по почте?
Заявление на отправку трудовой книжки по почте должно содержать следующие обязательные элементы:
- Наименование документа — «Заявление» или «Согласие на отправку трудовой книжки по почте»;
- Данные работника: Ф․И․О․, должность, табельный номер (при наличии);
- Данные работодателя: полное наименование организации;
- Ссылка на закон: «На основании части 6 статьи 84․1 Трудового кодекса РФ»;
- Прямое согласие на отправку трудовой книжки по почте;
- Адрес для отправки: полный почтовый адрес с индексом;
- Способ отправки: рекомендуется указать «заказное письмо с уведомлением о вручении»;
- Дата и подпись работника — обязательно собственноручная, с расшифровкой․
Важно: заявление пишется от руки или печатается, но подпись — только собственноручная․ Копия заявления должна храниться в личном деле работника․
Образец письменного согласия на получение трудовой книжки по почте
Ниже представлен корректно оформленный образец заявления, соответствующий требованиям законодательства РФ и рекомендациям Минтруда․
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании части 6 статьи 84․1 Трудового кодекса Российской Федерации, даю согласие на отправку моей трудовой книжки по почте в случае, если я не смогу лично получить её в день увольнения․
Прошу направить мою трудовую книжку по адресу:
117451, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 15, кв․ 89
Отправку прошу осуществлять заказным письмом с уведомлением о вручении․ Уведомление о получении трудовой книжки направить на мой электронный адрес: ivanov․i@domain․ru или по указанному выше почтовому адресу․
В случае возврата письма по любой причине (неполучение, неправильный адрес и т․п․), прошу уведомить меня и предоставить возможность повторной отправки или личного получения․
Подпись: _________________
Иванов Иван Иванович
Примечание для работодателя:
- Отправляйте трудовую книжку только заказным письмом с уведомлением — это подтверждает факт отправки и дату․
- Сохраняйте копию уведомления о вручении и копию заявления в личном деле работника․
- Если письмо возвращается, немедленно свяжитесь с работником и уточните адрес или предложите альтернативный способ получения․
Что делать, если работник не даёт согласие?
Если работник в день увольнения отсутствует и не предоставил письменного согласия, работодатель обязан:
- Сохранить трудовую книжку на хранении;
- В тот же день направить работнику заказное письмо с уведомлением с требованием явиться за трудовой книжкой или предоставить письменное согласие на её отправку по почте;
- С момента отправки такого письма ответственность за хранение трудовой книжки переходит на работника, а работодатель освобождается от штрафов за задержку выдачи․
Важно: если работник не отвечает в течение 30 дней, трудовая книжка может быть передана на хранение в архив организации, но не уничтожена!
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку обычной почтой?
Нет, нельзя․ Только заказное письмо с уведомлением о вручении․ Обычная почта не гарантирует доставку и не является юридически значимым способом передачи документа․
Можно ли отправить трудовую книжку курьером?
Да, если работник предоставит письменное согласие на курьерскую доставку и укажет адрес и контактные данные курьера․ Однако в этом случае работодатель должен сохранить все чеки и подтверждения доставки․
Нужно ли указывать в заявлении электронную почту?
Не обязательно, но рекомендуется — это ускорит уведомление о вручении․ Если работник не предоставил электронный адрес, уведомление отправляется по почтовому адресу․
Как долго хранить заявление?
Заявление относится к личному делу работника и хранится в течение 75 лет после увольнения — как и сама трудовая книжка․
Письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте — это не просто формальность, а важный юридический акт, защищающий как работника, так и работодателя․ Правильно оформленное заявление позволяет избежать конфликтов, штрафов и судебных разбирательств․ Используйте приведённый выше образец, он соответствует требованиям Трудового кодекса РФ и практике трудовых инспекций․
Не забывайте: никаких устных согласий — только письменные! И всегда сохраняйте копии всех документов․
Если вы — работник: подайте заявление заранее, чтобы не терять время․ Если вы — работодатель: оформляйте всё строго по закону — это сэкономит вам нервы и деньги․
Важно! Этот образец может быть использован в любых регионах РФ․ Для скачивания в формате Word или PDF обратитесь к официальным источникам: КонсультантПлюс или Гарант․