Вопрос о том‚ можно ли зачеркивать записи о награждениях в трудовой книжке‚ часто возникает у кадровиков‚ бухгалтеров и самих работников. Неправильное внесение‚ исправление или удаление информации в этом важнейшем документе может повлечь за собой серьёзные последствия — от отказа в назначении пенсии до юридических споров с трудовой инспекцией. Давайте разберёмся подробно‚ что говорит закон‚ и как правильно действовать при ошибках.

Зачеркивание записей в трудовой книжке: законодательный запрет

Зачеркивание‚ подчистка‚ замазывание или любое другое физическое уничтожение ранее внесённых записей в трудовой книжке — строго запрещено. Это установлено нормами трудового законодательства Российской Федерации и конкретными правилами‚ утверждёнными Минтрудом России.

Согласно пункту 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённого Приказом Минтруда России от № 320н:

«Зачеркивание ранее внесённых неточных‚ неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается».

Такой запрет распространяется на все разделы трудовой книжки — как на сведения о работе‚ так и на раздел «Сведения о награждениях»; Это означает‚ что даже если запись о награждении была внесена ошибочно (например‚ указано неверное название награды‚ дата или организация)‚ её нельзя просто зачеркнуть ручкой или корректором.

Почему запрещено зачеркивать?

Трудовая книжка, это юридически значимый документ‚ подтверждающий стаж‚ достижения и профессиональную историю работника. Она используется для:

• начисления пенсии;
• получения льгот;
• подтверждения квалификации при устройстве на новую работу;
• доказательства добросовестности сотрудника в суде или при аттестации.

Если бы разрешалось зачеркивать записи‚ это открывало бы возможности для манипуляций: исчезновение поощрений‚ фальсификация стажа‚ сокрытие информации. Поэтому закон требует прозрачности и сохранности всех записей‚ даже ошибочных — они остаются в документе как часть истории‚ но исправляются строго по установленной процедуре.

Что делать‚ если запись о награждении внесена ошибочно?

Если вы обнаружили ошибку в записи о награждении (например‚ указано не то поощрение‚ неверная дата‚ неправильное наименование организации)‚ действовать нужно по следующему алгоритму:

Признать запись недействительной

Ошибочная запись не уничтожается — она признаётся недействительной. Для этого в трудовой книжке вносится новая запись‚ которая прямо указывает на ошибку.

Правильная форма исправления

Новая запись должна содержать следующие элементы:

1. Порядковый номер записи (следующий по очереди);
2. Дата внесения исправления;
3. Формулировка: «Запись № [номер ошибочной записи] от [дата ошибки] признана недействительной»;
4. Основание: ссылка на приказ‚ решение или иной документ‚ подтверждающий ошибку (например‚ «в соответствии с приказом № ___ от ___»);
5. Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) с расшифровкой и печатью организации (если она есть).

Внесение правильной записи

После признания ошибки недействительной‚ в следующую свободную строку вносится правильная запись о награждении в соответствии с требованиями Приказа № 320н:

• В графе 1 — порядковый номер записи;
• В графе 2 — дата награждения;
• В графе 3 — полное и сокращённое наименование организации‚ выдавшей награду‚ и наименование награды (например: «ОАО «Российские железные дороги»‚ медаль «За добросовестный труд»);
• В графе 4 — номер и дата приказа о награждении.

Пример исправления ошибки

Предположим‚ в трудовой книжке работника была внесена запись:

« — Награждён почетной грамотой ОАО «Газпром»»

Оказалось‚ что награда была выдана ОАО «Газпром транс»‚ а не «Газпром»‚ и дата — .

Вот как должна выглядеть корректирующая запись:

1. № 45 — — Запись № 32 от признана недействительной в соответствии с приказом № 12/2026 от .
2. № 46 — — Награждён почетной грамотой ОАО «Газпром транс» (приказ № 10/2023 от ).

Обе записи остаются в книжке. Первая — как подтверждение исправления‚ вторая — как правильная информация.

Что нельзя делать при исправлении

Ни в коем случае не допускается:

• Зачёркивать ручкой‚ корректором или скотчем;
• Замазывать или стирать текст;
• Вносить исправления карандашом;
• Удалять страницы или вклеивать новые;
• Вносить исправления без подписи и печати (если организация имеет печать);

Такие действия могут привести к признанию трудовой книжки недействительной и потребуют её замены на новую с оформлением вкладыша.

Что делать‚ если запись о награждении внесена в раздел «Сведения о работе»?

Иногда кадровики ошибочно вносят сведения о награждении в графы‚ предназначенные для записи о приёме‚ переводе или увольнении. Это также является нарушением.

В таком случае:

• Запись в неправильном разделе признаётся недействительной;
• В разделе «Сведения о награждениях» вносится правильная запись;
• В разделе «Сведения о работе» делается запись: «Запись № … от … признана недействительной».

Пример: если в графе «Работа» указано «Награждён медалью „За трудовые заслуги“»‚ — это не соответствует структуре документа. Такая запись должна быть перенесена в правильный раздел‚ а старая — признана недействительной.

Электронная трудовая книжка: особенности

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ хранящиеся в Пенсионном фонде РФ. В ЭТК:

• Записи о награждениях вносятся только в случае‚ если они связаны с успехами в работе (например‚ медали‚ почетные грамоты‚ благодарности за достижения);
• Денежные премии‚ если они являются частью системы оплаты труда‚ не вносятся;
• Исправления вносятся через систему‚ и зачеркивание невозможно — вместо этого формируется корректирующая запись с указанием причины.

Таким образом‚ принципы исправления ошибок в электронной и бумажной трудовой книжке идентичны — зачеркивание запрещено‚ исправление — через новую запись.

1. Зачеркивать записи о награждениях в трудовой книжке нельзя, это нарушение закона.
2. Ошибочные записи признаются недействительными только через новую‚ корректирующую запись.
3. Все исправления должны быть подписаны и заверены печатью организации (если она есть);
4. Неверно внесённая запись остаётся в книжке, она не уничтожается‚ а дополняется пояснением.
5. Денежные премии‚ если они регулярны и предусмотрены системой оплаты труда‚ в трудовую книжку не вносятся.
6. В электронной трудовой книжке принципы те же — зачеркивание невозможно‚ исправления, через корректирующие записи.

Важно помнить:

Трудовая книжка — это исторический документ. Каждая запись — часть профессиональной биографии работника. Её сохранность и точность — не просто формальность‚ а гарантия прав человека на пенсию‚ льготы и признание его заслуг.

Если вы кадровик — соблюдайте порядок; Если вы работник — требуйте соблюдения правил. Правильное ведение трудовой книжки — залог вашей будущей стабильности.