Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные формуляры все еще активно используются и требуют строгого учета. Каждая запись в трудовой книжке должна иметь свой уникальный порядковый номер. Однако на практике кадровики нередко сталкиваются с такой ошибкой, как задвоение номера записи.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, чем она грозит сотруднику и работодателю, а главное — как грамотно и законно исправить задвоенный номер в трудовой книжке.

Что такое задвоение номера и почему оно происходит?

Задвоение номера — это кадровая ошибка, при которой двум разным по смыслу и дате записям присваивается один и тот же порядковый номер (например, после записи №15 следующая запись снова идет под №15);

Основные причины ошибки:

• Невнимательность кадровика: самая частая причина. Специалист просто забывает, какой номер был присвоен предыдущей записи, и пишет номер по памяти.
• Техническая ошибка: случайный повтор цифры при быстром наборе или написании.
• Сбой в нумерации при внесении пропущенной записи: если обнаружилось, что какая-то запись (например, о переводе) была пропущена, кадровик может попытаться вставить ее на свое место, нарушив сквозную нумерацию.
• Ошибки при заполнении вкладыша: иногда нумерация вкладыша ошибочно начинаеться не с номера, следующего за последним номером в самой трудовой книжке, а заново или с произвольной цифры.

Чем грозит задвоение номера?

Может показаться, что повторение номера — это мелкая опечатка, не влияющая на суть записей. Но с юридической точки зрения это нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек, которое может привести к серьезным проблемам:

1. Проблемы при оформлении пенсии: специалисты Пенсионного фонда РФ (СФР) придирчиво проверяют документы. Задвоение номера может вызвать подозрения в подделке трудовой книжки или фальсификации стажа, что приведет к задержке назначения пенсии и необходимости дополнительных справок с мест работы.
2. Проблемы при трудоустройстве: новый работодатель, обнаружив путаницу в нумерации, может усомниться в подлинности документа и отказать кандидату в приеме на работу до предоставления разъяснений.
3. Штрафы для работодателя: нарушение правил ведения трудовых книжек является нарушением трудового законодательства. В случае проверки ГИТ (Государственной инспекции труда) организации могут выписать штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как исправить ошибку: пошаговая инструкция

Главное правило кадровика: в трудовой книжке категорически запрещено зачеркивать, замазывать корректором или стирать ошибочные номера и записи. Исправление производится путем признания записи недействительной.

Алгоритм действий зависит от того, где именно обнаружено задвоение.

Ситуация 1: Задвоение обнаружено сразу (в текущем разделе)

Если ошибка выявлена «по горячим следам» в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», исправить ее несложно.

1. Признайте ошибочную запись недействительной. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер (например, если задвоенным был №15, то ставим №17, при условии, что №16 уже есть). В графе 2 укажите текущую дату. В графе 3 напишите: «Запись за номером 15 недействительна».
2. Внесите правильную запись. Сразу после этого, не переходя на новую строку (если позволяет место) или в следующей строке, поставьте новый правильный порядковый номер (в нашем примере это №18). В графе 2 снова укажите дату. В графе 3 продублируйте ту информацию, которая была в ошибочной 15-й записи (сведения о приеме, переводе и т.д.). В графе 4 укажите реквизиты приказа.
3. Продолжайте нумерацию в обычном порядке.

Ситуация 2: Задвоение обнаружено спустя время

Если после задвоенного номера №15 уже стоят записи №16, №17 и т.д., менять их номера задним числом нельзя. Это вызовет еще большую путаницу. В этом случае алгоритм тот же, но с одной оговоркой.

1. Вы ставите следующий свободный номер (например, №20, если последняя запись была №19).
2. Делаете запись: «Запись за номером 15 недействительна. Внести запись за номером 15 как: [Текст правильной записи]». Либо можно разбить это на две строки: сначала признать недействительной, а следующим номером внести правильную запись.
3. Все последующие записи (16, 17, 18 и т.д.) остаются без изменений.

Ситуация 3: Путаница с вкладышем

Нумерация во вкладыше должна продолжать нумерацию трудовой книжки. Если кадровик начал вкладыш с №1, а в трудовой последним был №25, то первая запись во вкладыше должна быть №26. Если нумерация пошла с единицы, образовалось задвоение номеров с самой трудовой книжкой.

В этом случае:

• Ничего зачеркивать во вкладыше не нужно.
• На титульном листе трудовой книжки или на первой странице вкладыша делается пометка (или ставится штамп): «Выдан вкладыш…» с указанием серии и номера.
• Если из-за путаницы записи во вкладыше оказались под номерами, которые уже есть в книжке, при увольнении работника или при проверке делается справка от работодателя, разъясняющая, что записи с такими-то номерами находятся во вкладыше.
• Лучший вариант — внести исправляющую запись в сам вкладыш по общим правилам (признать записи с ошибочной нумерацией недействительными и продублировать их с правильными номерами).

Кто должен исправлять ошибку?

Исправлять ошибки в трудовой книжке имеет право только работодатель, который в настоящее время является для работника основным местом работы.

Если сотрудник обнаружил задвоение номера уже после увольнения, он должен:

• Обратиться к своему текущему работодателю с заявлением о внесении исправлений.
• Текущий работодатель сделает исправление на основании официального документа (справки, копии приказа) от предыдущего работодателя, допустившего ошибку.

Если же организация, допустившая ошибку, была ликвидирована, исправления вносятся текущим работодателем на основании выписок из ЕГРЮЛ, архивных справок или судебных решений.

Резюме

Задвоение номера в трудовой книжке — это неприятная, но решаемая проблема. Главное правило — не паниковать и не пытаться «тихо» исправить ошибку с помощью ластика или корректора. Любые исправления должны быть прозрачными, заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии). Грамотно составленная запись о признании предыдущей записи недействительной полностью легализует документ и позволит сотруднику в будущем избежать проблем с подтверждением своего трудового стажа.