Вопрос хранения и ведения трудовых книжек сотрудников – один из ключевых аспектов кадрового делопроизводства․ При переходе части функций в руки аутсорсинговой компании возникает ряд юридических и организационных вопросов, которые необходимо решить заранее, чтобы избежать штрафов и конфликтов с персоналом․
Аутсорсинг кадрового делопроизводства – это передача работодателем части обязанностей по управлению персоналом третьей стороне․ Среди таких обязанностей часто рассматривается ведение и хранение трудовых книжек․ Однако российское трудовое законодательство в этом вопросе довольно строгий: в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса (ТК) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 21 июля 2023 г․, трудовые книжки должны вести только работодатель․
Тем не менее, в практической реальности многие компании используют аутсорсинг именно для работы с электронными трудовыми книжками, а также для хранения бумажных экземпляров в специально оборудованных помещениях․ Ниже разберём, как это можно организовать без нарушения закона․
Законодательная база
- Статья 66 ТК – «Трудовая книжка» – устанавливает, что её ведёт работодатель․
- Постановление Правительства РФ от 21 июля 2023 г․ – Правила ведения и хранения трудовых книжек, включая требования к бланкам и электронным версиям․
- В 2020 г․ в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК), что позволило значительно упростить процесс хранения и доступа к документам․
- Нормативные акты по защите персональных данных (ФЗ-152) требуют согласия сотрудников на обработку их персональных данных при передаче их в аутсорсинговую компанию․
Кто может хранить трудовые книжки?
Согласно законодательству:
- Трудовые книжки (бумажные) не могут храниться в аутсорсинговой компании, если эта компания не является работодателем․
- Аутсорсинговая компания может хранить электронные трудовые книжки, если она имеет надёжную систему защиты данных и соблюдает требования ФЗ-152․
- Если компания решит хранить бумажные экземпляры, она должна предоставить доказательства надёжного хранения (например, заключение о надёжности помещения, протоколы доступа)․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе «Электронный персональный деловой портфель» (ЭПДП)․ Ключевые преимущества:
- Доступность из любой точки мира при наличии интернет‑связи․
- Упрощённый процесс внесения записей – запись делается в реальном времени․
- Надёжная защита от потери данных – резервное копирование в облаке․
- Сокращение бумажного документооборота и затрат на хранение․
Аутсорсинговая компания может выступать в роли поставщика услуг по ведению ЭТК, но при этом она не становится работодателем․ В договоре должно быть чётко прописано, что компания лишь обеспечивает техническую платформу и хранит данные, а ответственность за корректность записей остаётся у работодателя․
Как правильно оформить договор аутсорсинга
Договор должен включать следующие ключевые пункты:
- Предмет договора – перечисление конкретных услуг (внесение записей, хранение, резервное копирование)․
- Обязанности сторон – кто отвечает за корректность данных, кто за их хранение, кто за доступ․
- Требования к защите персональных данных – согласие сотрудников, меры по защите информации․
- Ответственность и санкции – штрафы за нарушение порядка ведения трудовых книжек․
- Порядок доступа – кто и как может просматривать данные, как осуществляется аудит․
- Сроки и условия расторжения – порядок возврата данных и их уничтожения․
Важно, чтобы в договоре было чётко указано, что аутсорсинговая компания не является работодателем и не может самостоятельно принимать решения о трудовых отношениях․
Ответственность сторон
- Работодатель – обязан обеспечить правильность записей, хранить бумажные экземпляры (если они есть), и контролировать работу аутсорсера․
- Аутсорсинговая компания – обязана соблюдать требования к хранению данных, обеспечивать доступность и целостность ЭТК, а также защищать персональные данные․
- При нарушении любой из сторон возможны штрафы в соответствии с ТК и ФЗ-152․
Практические рекомендации
- Выбирайте аутсорсинговую компанию с сертификатом ISO 27001 – это гарантирует наличие системы управления информационной безопасностью․
- Проверьте наличие политики конфиденциальности и положений о защите персональных данных․
- Обеспечьте регулярные аудиты – как внутренние, так и внешние․
- Соберите согласие сотрудников на обработку их персональных данных в рамках аутсорсинга․
- Разработайте план действий при утрате данных – включая резервное копирование и восстановление․
- При хранении бумажных трудовых книжек используйте сертифицированные помещения (системы контроля доступа, пожарная безопасность)․
Ведение трудовых книжек – это обязанность работодателя, но современные технологии позволяют аутсорсинговым компаниям эффективно участвовать в процессе, если соблюдены все юридические и технические требования․ Электронные трудовые книжки представляют собой безопасный и удобный инструмент, который может быть полностью передан стороннему провайдеру, при этом работодателю остаётся контроль над содержанием и правовой ответственностью․