Правовой основой для перехода стал Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ. Именно этот документ установил ключевые даты.
1 января 2020 года — начало формирования
Это главная и официальная дата, с которой началось обязательное формирование сведений для электронных трудовых книжек. С этого момента:
- Работодатели обязаны ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника.
- Начинается техническое создание и ведение электронных записей в единой государственной системе.
Этапы перехода на электронный формат
Законодательство предусмотрело плавный переход, сохранив возможность использования бумажной книжки по желанию работника. Вот ключевые вехи:
С 1 января 2021 года
Для впервые устраивающихся на работу граждан (то есть тех, кто ранее не имел трудовой книжки) оформление бумажного трудового документа не предусмотрено. Им сразу заводится электронная трудовая книжка. Это важный шаг к полному отказу от бумаги для новых поколений работников.
Период 2020-2025 годов: параллельное существование
На этом этапе действовало правило: если у работника уже была бумажная трудовая книжка, он мог продолжать ее использовать. Одновременно ПФР формировал его электронную книжку на основе данных от всех прошлых и текущих работодателей. Работник в любой момент мог подать заявление о замене бумажной книжки на электронную.
1 января 2026 года, полный переход
Это заключительная и обязательная дата. С 1 января 2026 года:
- Оформление бумажных трудовых книжек для впервые устраивающихся на работу запрещено.
- Все сведения о трудовой деятельности граждан, начавшиеся после 1 января 2020 года, хранятся исключительно в электронном виде в ПФР.
- Для работников, уже имевших бумажную книжку до 2020 года, она продолжает действовать до ее полной замены или окончания трудовых отношений, но все новые записи будут вноситься и в электронную версию.
Что важно помнить: разбор противоречивых данных
В предоставленной информации встречаются разные даты (2018, 2020, 2026). Вот как их интерпретировать:
- 2018 год, упоминание, вероятно, связано с пилотными проектами или ранними обсуждениями инициативы, но не с общероссийским введением.
- 1 января 2020 года — единственная верная дата начала обязательного формирования ЭТК для всех работодателей РФ.
- 2026 год — это не дата введения, а дата завершения переходного периода и полного запрета на выдачу бумажных книжек новичкам.
Текущий статус на 2026 год
На сегодняшний день (2026 год) система электронных трудовых книжек полностью функционирует. Для большинства россиян, начавших трудовую деятельность после 2020 года, ЭТК — единственный документ, подтверждающий стаж. Работодатели ведут кадровый учет в соответствии с этими правилами, а ПФР выступает оператором и хранителем всех записей.
Практический вывод для граждан
Если вы устроились на работу после 1 января 2020 года, у вас уже есть электронная трудовая книжка. Проверить ее и получить выписку можно через личный кабинет на сайте Госуслуг или ПФР. Если у вас сохранилась старая бумажная книжка, вы можете в любой момент инициировать ее замену на электронную, подав заявление в ПФР.