Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности‚ стаже и заработке работника. С 1 января 2020 года в России введён обязательный порядок ведения ЭТК‚ а бумажный вариант может быть сохранён только по желанию работника.

Закрыть электронную трудовую книжку необходимо в случае полного прекращения трудовых отношений (увольнение‚ выход на пенсию‚ переезд за границу и т.п.) или при переходе на иной тип учёта (например‚ при закрытии ИП‚ когда у работника больше нет работодателя). Ниже представлена подробная инструкция‚ которая поможет как работнику‚ так и работодателю выполнить эту процедуру без ошибок.

Содержание

1. Правовая база
2. Когда необходимо закрывать ЭТК
3. Что делает работник
4. Что делает работодатель
5. Необходимые документы
6. Где и как оформить закрытие
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок закрытия ЭТК:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‚ 66‚ 68).
• Федеральный закон от № 400‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (вводит обязательный переход на электронные трудовые книжки).
• Приказ Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5052 «Об утверждении порядка ведения и закрытия электронных трудовых книжек».
• Инструкция ПФР о работе с электронными трудовыми книжками (размещена на портале ПФР).

Согласно этим документам‚ закрывающая запись в ЭТК делается работодателем в момент прекращения трудового договора. После её внесения работнику выдаётся выписка из ЭТК‚ подтверждающая завершённый трудовой стаж.

Когда необходимо закрывать ЭТК

ЭТК закрывается в следующих случаях:

• Увольнение по собственному желанию‚ по инициативе работодателя или по соглашению сторон.
• Выход на пенсию (по возрасту‚ по инвалидности‚ по выслуге лет).
• Переезд за границу с прекращением трудовых отношений в РФ.
• Ликвидация организации‑работодателя.
• Закрытие индивидуального предпринимателя‚ если у него были сотрудники.

Если работник переходит к новому работодателю‚ прежний работодатель всё равно обязан закрыть ЭТК‚ а новый – открыть (или продолжить) её.

Что делает работник

Уведомление работодателя

Работник обязан в письменной форме (по электронной почте‚ через корпоративный портал или в виде заявления) известить работодателя о предстоящем прекращении трудового договора. Срок уведомления зависит от основания увольнения (от 2 рабочих дней до 2 недель).

Получение выписки из ЭТК

После того как работодатель внесёт закрывающую запись‚ работнику необходимо получить выписку. Есть несколько способов:

1. Через Госуслуги – в личном кабинете в разделе «Электронная трудовая книжка».
2. В многофункциональном центре (МФЦ) – предъявив паспорт и СНИЛС.
3. Через Сайт Социального фонда России (СФР) – после авторизации по ЕСИА.
4. У работодателя – в виде распечатанного документа‚ заверенного подписью и печатью (если требуется).

Проверка данных

Получив выписку‚ внимательно проверьте:

• ФИО‚ СНИЛС‚ дату рождения.
• Все периоды работы‚ должности‚ причины увольнения.
• Наличие закрывающей записи (обычно помечается как «Увольнение»).

При обнаружении ошибок необходимо немедленно обратиться к работодателю с требованием их исправления.

Что делает работодатель

Подготовка к закрытию

Работодатель обязан:

• Сформировать приказ об увольнении (или иной документ‚ подтверждающий прекращение трудового договора).
• Подготовить расчётный листок‚ справку 2‑НДФЛ за текущий год.
• Сформировать закрывающую запись в ЭТК через специализированную информационную систему ПФР (Личный кабинет работодателя).

Внесение закрывающей записи

Пошаговый процесс в системе ПФР:

1. Войдите в Личный кабинет работодателя с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
2. Выберите раздел «Электронные трудовые книжки» → «Управление записями».
3. Найдите карточку сотрудника‚ откройте её и нажмите «Добавить запись».
4. В поле «Тип записи» выберите «Закрывающая» (Увольнение‚ Выход на пенсию и т.д.).
5. Заполните обязательные поля: дата увольнения‚ причина‚ номер приказа‚ подпись УКЭП.
6. Сохраните запись и отправьте её в ПФР на проверку (обычно проверка занимает до 24 часов).

Выдача выписки

После подтверждения закрывающей записи работодатель обязан в течение 5 рабочих дней предоставить работнику выписку из ЭТК (в электронном виде или на бумаге).

Необходимые документы

Где и как оформить закрытие

Через портал «Госуслуги»

Если у вас уже активирован профиль ЕСИА‚ выполните следующие шаги:

1. Войдите в личный кабинет Госуслуги.
2. Раздел «Электронная трудовая книжка» → «Мои записи».
3. Найдите запись о последнем месте работы‚ нажмите «Запросить закрытие».
4. Подтвердите запрос и загрузите скан‑копию приказа об увольнении (если требуется).
5. Ожидайте подтверждения от работодателя (обычно в течение 1‑2 рабочих дней).

Через МФЦ

Посетите любой многофункциональный центр и предоставьте:

• Паспорт.
• СНИЛС.
• Копию приказа об увольнении.

Сотрудник МФЦ оформит выписку из ЭТК и выдаст её вам в бумажном виде.

Через Сайт Социального фонда России (СФР)

На сайте СФР в разделе «Электронные трудовые книжки» можно заказать выписку онлайн‚ указав номер СНИЛС и дату рождения.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от закрытия ЭТК?

Нет. По закону закрывающая запись в ЭТК обязательна при любом прекращении трудовых отношений. Отказ от её внесения считается нарушением Трудового кодекса.

Можно ли удалить ошибочную запись из ЭТК?

Да‚ но только через работодателя. Он вносит корректирующую запись (например‚ «Отмена записи»)‚ после чего в системе появляется исправленная информация. Самостоятельно работник такие изменения не вносит.

Что делать‚ если работодатель отказывается закрыть ЭТК?

В этом случае работнику следует:

1. Обратиться в Госуслуги с заявлением о нарушении прав.
2. Подать жалобу в Трудовую инспекцию по месту работы.
3. При необходимости – в суд (исковая процедура за нарушение трудовых прав).

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после закрытия ЭТК?

Если работник не подавал заявление о сохранении бумажного варианта‚ её хранить не требуется. Однако многие сохраняют её «на всякий случай»‚ так как в некоторых организациях (особенно в небольших регионах) всё ещё могут требовать бумажный документ.

Как быстро можно получить выписку после закрытия?

В большинстве случаев выписка готова в течение 24‑48 часов после внесения закрывающей записи в ПФР. При запросе через МФЦ срок может быть до 5 рабочих дней.

Закрытие электронной трудовой книжки – процесс‚ который требует согласованных действий со стороны работника и работодателя. Соблюдение законных сроков‚ правильное оформление документов и своевременный запрос выписки помогут избежать проблем при оформлении пенсии‚ получении социальных льгот и подтверждении трудового стажа.

Помните: закрывающая запись в ЭТК – обязательный юридический факт‚ а выписка из неё является официальным подтверждением вашего трудового пути.