В 2026 году переход с бумажной трудовой книжки на электронный вариант (ЭТК) стал обычной практикой для большинства работодателей. При этом важно правильно оформить закрывающую запись в бумажном документе – она подтверждает‚ что дальнейшее ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронном виде.

Правовая основа перехода на электронную трудовую книжку

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Федеральный закон от № 436‑ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании»» (регулирует передачу данных в СФР).
• Пункт 34 статьи 66.1 ТК РФ – порядок передачи сведений о трудовой деятельности в СФР посредством формы ЕФС‑1.
• Пункт 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда России) – сроки выдачи трудовой книжки при увольнении (не позднее дня увольнения‚ если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня).

Кому и когда нужно делать закрывающую запись?

Закрывающая запись в бумажной трудовой книжке делается в следующих случаях:

1. Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (может быть подано в любой момент трудовых отношений).
2. Работодатель принял заявление и согласен перевести сведения в электронный реестр.
3. Работник отказывается от дальнейшего ведения бумажной книжки.

Если работник не подал заявление‚ то в бумажной книжке запись не вносится – сведения продолжают фиксироваться в бумажном виде.

Как выглядит закрывающая запись?

Образец закрывающей записи‚ рекомендованный Министерством труда и социальной защиты РФ‚ выглядит следующим образом:

Дата Организация Запись
«__» __________ ООО «Ромашка» Перевод сведений о трудовой деятельности в электронный
 реестр (ЭТК). Дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки
 прекращено. Сведения о работе сохраняются в СФР.
 Подпись ответственного за ведение ТК Печать организации

Где:

• Дата – день внесения записи (обычно это день подписания заявления).
• Организация – полное наименование работодателя.
• Текст записи – фиксирует факт перехода на ЭТК и прекращения ведения бумажного документа.
• Подпись – подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик‚ бухгалтер).
• Печать – печать организации (если она используется).

Пошаговый алгоритм оформления перехода

Действия работника

1. Подать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении указываются:
   • ФИО‚ должность‚ табельный номер;
   • Текст заявления (пример: «Прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный реестр и закрыть бумажную трудовую книжку»);
   • Дата и подпись.
2. Получить от работодателя подтверждение о принятии заявления (подписанный лист).
3. При необходимости получить выписку из электронного реестра (форма СТД‑Р от компании или СТД‑СФР через Госуслуги/СФР).

Действия работодателя

1. Проверить наличие заявления и его соответствие требованиям ТК РФ.
2. Внести закрывающую запись в бумажную трудовую книжку согласно образцу (см. пункт 3).
3. Подписать запись и поставить печать (если в организации есть печать).
4. Сформировать и передать в СФР данные о работнике через форму ЕФС‑1.
5. Выдать работнику:
   • Бумажную трудовую книжку с закрывающей записью (по желанию работника – может быть возвращена в архив).
   • Выписку из электронного реестра (форма СТД‑Р или СТД‑СФР).

Где посмотреть сведения в электронном виде?

Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
• Сайт Социального фонда России (СФР) – форма СТД‑СФР.
• Через внутреннюю HR‑систему компании (если она интегрирована с СФР).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после закрывающей записи?

Да. По закону работник обязан хранить бумажную трудовую книжку до тех пор‚ пока она не будет официально изъята работодателем (например‚ в случае её утери). Закрывающая запись подтверждает‚ что дальнейшее ведение сведений прекращено‚ но сам документ остаётся собственностью работника;

Можно ли отменить переход на электронную трудовую книжку?

Да. Работник может в любой момент подать новое заявление о возврате к бумажному формату. В этом случае в ЭТК делается запись о «возврате к бумажному формату»‚ а в бумажной книжке – открывающая запись о продолжении её ведения.

Как быстро работодатель обязан передать данные в СФР?

Согласно пункту 34 статьи 66.1 ТК РФ‚ сведения о трудовой деятельности передаются в СФР в течение трёх рабочих дней после оформления записи в бумажной книжке.

Что делать‚ если в бумажной книжке нет закрывающей записи‚ а работник уже получил электронную выписку?

Необходимо:

1. Проверить наличие заявления о переходе.
2. Если заявление есть‚ но запись не сделана – оформить её немедленно и подписать.
3. Если заявления нет – работник может потребовать его подачи и последующего оформления записи.

Требуется ли подпись работника под закрывающей записью?

Подпись работника не требуется. Достаточно подписи лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печати работодателя (при её наличии);

Пример полного пакета документов при переходе

Переход на электронную трудовую книжку упрощает хранение и использование сведений о трудовой деятельности‚ но требует корректного оформления закрывающей записи в бумажном документе. Следуя описанному алгоритму‚ работодатели и сотрудники могут избежать ошибок‚ связанных с недооформлением или потерей данных.

Помните: запись должна быть сделана в соответствии с образцом‚ подписана ответственным лицом и‚ при наличии‚ заверена печатью организации. После этого все дальнейшие сведения о работе будут храниться исключительно в электронном виде‚ доступном через Госуслуги‚ СФР или внутренние HR‑системы.

Дата публикации: