Трудовая книжка – обязательный документ для каждого сотрудника, подтверждающий его трудовое правонарушение и наличие трудовых отношений. При оформлении новых сотрудников, а также при замене изношенных или устаревших форм, работодатели вынуждены проводить закупку соответствующих бланков. В статье подробно рассматриваются нормативные основания, виды трудовых книжек, способы приобретения, а также рекомендации по отражению расходов в бухгалтерском учёте.

Нормативно‑правовая база

Приобретение трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Минтруда России от № 320н – введение нового образца трудовых книжек с  г.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О труде» – требования к оформлению трудовых отношений.
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях – штрафы за нарушение требований к оформлению трудовых книжек.
• Приказ ФНС России от № КД‑2‑1/1385 – порядок учёта и отражения расходов на приобретение трудовых книжек.

Все эти документы уточняют, какой КВР (классификатор видов расходов) следует использовать для учёта расходов на трудовые книжки.

КВР 244 – «Прочая закупка товаров, работ и услуг»

Пояснение:

1. Расходы на бланки трудовых книжек и их вкладыши относятся к категории 244.
2. Если закупка производится через государственную закупочную процедуру, необходимо оформить тендерное объявление и соблюсти требования Контур.Закупки.
3. Для частных компаний расходы фиксируются в бухгалтерском учёте как затраты на приобретение материалов и отражаются в Расходы организации.

Виды трудовых книжек и их характеристики

С  г. в России действует новый формат трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда № 320н. Основные отличия:

• Размер 145 × 210 мм (формат А5).
• Наличие вкладышей для записи дополнительных сведений (например, сведения о профсоюзных мероприятиях).
• Утверждённый дизайн, выполненный в едином стиле Гознака.

Существует несколько официальных вариантов:

1. Трудовая книжка РФ (Гознак) – официальный бланк, выпускаемый государственной типографией.
2. Вкладыш в трудовые книжки – дополнительный лист, который можно вклеить в основной документ.
3. Трудовой удостоверяющий документ – альтернативный вариант, используемый в некоторых отраслях.

Где и как закупать трудовые книжки

Существует несколько каналов закупки:

Официальные поставщики

Крупные компании, такие как Орион, Кадры, Читай-город и OZON, предлагают:

• Бланки, соответствующие требованиям Гознака.
• Вариант с быстрой доставкой по всей России.
• Гарантию соответствия официальному образцу.

Онлайн‑магазины

Платформы OZON, Wildberries, Yandex Market позволяют сравнить цены и выбрать оптимальный вариант. При покупке через такие площадки:

1. Убедитесь, что продавец имеет сертификат соответствия на товар.
2. Проверьте отзывы о качестве печати и сроке доставки.
3. Сравните цены: от 150 ₽ за комплект из 100 бланков до 300 ₽ за комплект с вкладышами.

Государственные закупки

Для органов власти и муниципальных образований закупка осуществляется через электронные площадки:

• Контур.Закупки – система электронных тендеров.
• ЕАИС (Единая автоматизированная информационная система) – централизованный реестр закупа.

Пример тендерного номера: 0331200023016000035 (поставка трудовых книжек и вкладышей в Воронеж).

Порядок оформления закупки

Для корректного проведения закупки необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определение объёма потребностей. Сформировать список сотрудников, которым требуется новый бланк, а также количество вкладышей.
2. Подготовка технического задания. Указать требования к материалу (бумага, типография Гознака), размеры, количество страниц.
3. Выбор поставщика. Проводим конкурентный отбор (переговоры, запросы котировок, проверка репутации).
4. Оформление договора. Включаем пункт о поставке трудовых книжек и вкладышей с указанием сроков и ответственности сторон.
5. Регистрация в системе закупок. При государственном заказе – размещение объявления в Контур.Закупки.
6. Оплата и получение товара. После поставки проверяем количество и соответствие образцу.

Бухгалтерский учет расходов

Расходы на трудовые книжки отражаются в бухгалтерском учёте согласно Кодексу бухгалтерского учёта и ПБУ 9/2020.

Ключевые счета

• Счет 10 «Материальные ценности» – при закупке бланков, которые ещё не использованы.
• Счет 20 «Производственные расходы» – если книжки относятся к производственным материалам.
• Счет 60 «Расходы на продажу» – при использовании готовых книжек (в случае их выдачи сотрудникам).
• Счет 62 «Прочие доходы и расходы» – для отражения расходов, не относящихся к основной деятельности.

КВР 244

В бухгалтерском учёте расходы на трудовые книжки классифицируются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг». Это позволяет:

• Отметить их как непрямые расходы.
• Упростить формирование отчётности по расходам организации.
• Учесть их в налоговой декларации как расходы, не связанные с прямыми затратами на производство.

Пример проводки

Дт 10 – 1000 ₽ (приобретение 1000 бланков)
Кт 62 – 1000 ₽ (отражение расходов на закупку трудовых книжек)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старый образец книжек? – Да, до  г. допускается использование прежних форм, однако с  г. необходимо перейти на новый образец.
2. Нужно ли хранить вкладыши отдельно? – Вкладыши могут храниться в комплекте с основной книжкой, но рекомендуется оформить отдельный журнал учёта.
3. Как отразить расходы, если книжки закупаются в рассрочку? – Расходы учитываются в период получения товара, а не в момент оплаты.
4. Можно ли закупить трудовые книжки в иностранных валютах? – Да, но в бухгалтерском учёте необходимо перевести сумму в рубли по курсу ЦБ на дату оплаты.
5. Какие документы требуются для подтверждения закупки? – Договор, акт приёма‑передачи, накладная, счета‑фактуры, подтверждающие соответствие требованиям Гознака.

Закупка трудовых книжек – это процесс, требующий тщательного соблюдения нормативных требований и правильного бухгалтерского отражения. При правильном подходе:

• Вы сможете обеспечить своевременное оформление всех сотрудников.
• Сократите риск несоответствия официальным требованиям.
• Упростите учёт и отчётность, используя КВР 244.

Рекомендуем:

1. Планировать закупку заранее, учитывая количество сотрудников и потенциальный рост.
2. Выбирать проверенных поставщиков, имеющих сертификат соответствия Гознака.
3. Ведить детальный учёт всех расходов и сохранять всю документацию минимум 5 лет.

Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите прозрачность процесса закупки, снизите административные риски и сможете сосредоточиться на главной задаче – эффективном управлении персоналом.