Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что изменилось в 2023 году?

С 1 января 2023 года вступили в силу изменения, связанные с введением новых образцов трудовых книжек и вкладышей к ним. Эти изменения были утверждены:

• Постановлением Правительства РФ от № 225 — основной нормативный акт, регулирующий ведение и хранение трудовых книжек;
• Приказом Минфина России, установившим новые правила изготовления бланков;

Правовые основы закупки трудовых книжек

Нормативная база

Основные нормативные документы, регулирующие процесс закупки и учета трудовых книжек:

Кто отвечает за закупку?

В соответствии с действующим законодательством, ответственность за закупку и учет трудовых книжек возлагается на:

1. Работодателя — организация должна обеспечить наличие бланков трудовых книжек;
2. Бухгалтерию — ведет учет операций по приобретению и выдаче;
3. Отдел кадров — обеспечивает правильное оформление и хранение;
4. Службу снабжения — осуществляет закупку бланков у уполномоченных поставщиков.

Процедура закупки трудовых книжек

Шаг 1: Определение потребности

Перед закупкой необходимо:

• Провести инвентаризацию имеющихся бланков;
• Определить количество новых сотрудников, которым потребуются трудовые книжки;
• Учесть необходимость замены испорченных или утерянных экземпляров.

Шаг 2: Выбор поставщика

Закупка бланков трудовых книжек должна осуществляться у:

• Уполномоченных типографий, имеющих лицензию на изготовление защищенной полиграфической продукции;
• Официальных дистрибьюторов, работающих с государственными заказами;
• Государственных поставщиков, участвующих в тендерах по обеспечению бланками.

Ранее бланки можно было приобрести в книжных магазинах, однако с введением новых образцов их ассортимент значительно сократился.

Шаг 3: Оформление заказа

При оформлении заказа необходимо:

• Указать требуемое количество бланков;
• Уточнить формат (старые или новые образцы);
• Согласовать условия доставки и оплаты;
• Получить сертификаты соответствия и качества на продукцию.

Шаг 4: Получение и проверка

После получения партии необходимо:

• Проверить целостность упаковки;
• Свернуть количество бланков с заказом;
• Убедиться в наличии всех необходимых сопроводительных документов;
• Обеспечить надлежащее хранение до момента выдачи сотрудникам.

Бухгалтерский учет операций по закупке

Проводки по операциям

Операции по приобретению и выдаче трудовых книжек отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

Налоговый учет

При налоговом учете необходимо учитывать:

• Стоимость бланков включается в состав материальных расходов;
• НДС по приобретенным бланкам принимается к вычету при наличии счета-фактуры;
• Стоимость бланков, выданных сотрудникам, не учитывается в расходах организации;
• Плата, взимаемая с сотрудников за бланки, является доходом организации.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Закупка у непроверенных поставщиков

Проблема: Приобретение бланков у несертифицированных поставщиков может привести к:

• Покупке поддельных бланков;
• Отсутствию необходимых степеней защиты;
• Проблемам при проверках контролирующих органов.

Решение: Работайте только с уполномоченными типографиями, имеющими лицензию на производство защищенной полиграфической продукции.

Ошибка 2: Неправильный учет операций

Проблема: Некорректное отражение операций в бухгалтерском учете может привести к:

• Штрафам со стороны налоговых органов;
• Проблемам при аудиторских проверках;
• Неправильному налогообложению.

Решение: Используйте рекомендованные проводки и ведите раздельный учет по операциям с бланками.

Ошибка 3: Несвоевременная замена бланков

Проблема: Использование устаревших образцов бланков может привести к:

• Проблемам при проверках трудовой инспекции;
• Отказу в признании трудового стажа;
• Штрафам за нарушение трудового законодательства.

Решение: Следите за изменениями в законодательстве и своевременно переходите на новые образцы бланков.

Рекомендации по оптимизации процесса

Централизация закупок

Организуйте централизованную закупку бланков для всех филиалов компании. Это позволит:

• Снизить стоимость за счет оптовых скидок;
• Упростить процесс учета;
• Обеспечить единообразие бланков во всех подразделениях.

Автоматизация учета

Используйте специализированное программное обеспечение для учета трудовых книжек. Это позволит:

• Автоматически формировать проводки;
• Вести электронный архив документов;
• Получать отчеты по движению бланков.

Обучение персонала

Обучите сотрудников, ответственных за работу с трудовыми книжками:

• Правилам ведения и хранения;
• Порядку заполнения;
• Процедурам выдачи и учета.

Закупка трудовых книжек — это важный процесс, требующий особого внимания к:

• Правовой базе — соблюдение всех нормативных требований;
• Процедуре закупки — выбор надежного поставщика;
• Бухгалтерскому учету — правильное отражение операций;
• Хранению и выдаче, обеспечение сохранности бланков.

Своевременная закупка и правильный учет трудовых книжек помогут избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить корректное ведение кадрового учета в организации.

Полезные ресурсы

• Официальный сайт КонсультантПлюс, нормативные документы;
• Сайт Минфина России, приказы и распоряжения;
• Роструд, проверка трудового законодательства;
• ФНС России, налоговый учет.