Трудовая книжка — традиционный документ, подтверждающий трудовой стаж, сведения о местах работы и заработной плате. С 2021 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), а в случаях её отсутствия или утери работники могут использовать ряд официальных альтернативных документов. В статье подробно рассмотрим, какие бумаги могут заменить бумажную трудовую книжку, как их оформить, где подавать заявления и какие нюансы следует учитывать.

Зачем искать замену трудовой книжке?

• Утрата или повреждение — если книжка утеряна, её восстановление занимает время.
• Переход на электронный формат — работодатели всё чаще используют ЭТК, а некоторые новые сотрудники вовсе её не получают.
• Трудоустройство без книжки — в ряде случаев (первый раз на работу, работа в сфере, где книжка не требуется) закон допускает оформление без бумажного документа.
• Корректировка ошибок — если в ЭТК указаны неверные сведения, их можно исправить, предоставив подтверждающие документы.

Основные альтернативные документы

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – официальный документ в системе Госуслуги. Доступна через личный кабинет, в ней отображаються все периоды работы, начисления и сведения о пенсии.
2. Сведения о трудовой деятельности (СТД) – форма СТД‑Р (для увольняющихся) и СТД‑ПФР (для подтверждения стажа в Пенсионном фонде). Выдаёться работодателем или ПФР.
3. Вкладка в трудовую книжку – документ, который оформляется, если работодатель по ошибке не выдал полную книжку, а лишь «вкладыш». При этом работник имеет право потребовать оформление новой книжки.
4. Справка от работодателя – официальное письмо, в котором указаны даты работы, должность, оклад и причины увольнения. Принимается в качестве подтверждения стажа, если иных документов нет.
5. Выписка из СФР (Система Фондов России) – электронный документ, содержащий сведения о всех начислениях в ПФР, часто используется при оформлении пенсии.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

3.1 Как оформить ЭТК?

ЭТК оформляется автоматически при заключении трудового договора, если работодатель подключён к системе Госуслуги. Для получения доступа необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуг (если аккаунт ещё нет).
2. Подтвердить личность через СНИЛС и паспорт.
3. В разделе «Трудовая книжка» выбрать «Создать электронную трудовую книжку».
4. Ожидать подтверждения от работодателя (обычно в течение 1–3 рабочих дней).

3.2 Как корректировать ошибки в ЭТК?

Если в ЭТК указаны неверные сведения, необходимо подать заявление через портал по этой ссылке. В заявлении указываются:

• Точные даты и места работы.
• Причина исправления (например, «ошибка в дате увольнения»).
• Прилагаются подтверждающие документы: трудовой договор, справка от работодателя, выписка из СФР.

После рассмотрения заявления (в течение 10 рабочих дней) сведения в ЭТК будут исправлены.

Сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑Р и СТД‑ПФР)

4.1 Что такое СТД‑Р?

Форма СТД‑Р (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от  № 713н) выдаётся сотруднику при увольнении вместо бумажной трудовой книжки. В ней указаны:

• Периоды работы.
• Должности и оклады.
• Причина увольнения.

Документ подписывается работодателем и заверяется печатью организации.

4.2 Что такое СТД‑ПФР?

Форма СТД‑ПФР (иногда называют «выписка из ПФР») запрашивается в Пенсионном фонде России. Она подтверждает:

• Все начисления страховых взносов.
• Стаж, учитываемый при расчёте пенсии.

Запрос можно оформить онлайн через личный кабинет ПФР или в отделении фонда, предоставив паспорт и СНИЛС.

Справка от работодателя

Если у работника нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, а также СТД, можно использовать справку от работодателя. В справке должны быть указаны:

• ФИО работника.
• Дата рождения, СНИЛС.
• Точные даты начала и окончания работы.
• Должность, оклад, основание увольнения.
• Подпись руководителя и печать организации.

Справка считается официальным документом, если она выдана в двух экземплярах (один – работнику, второй – в архив работодателя).

Как действовать при утере бумажной трудовой книжки?

1. Обратиться к работодателю. По статье 65 ТК РФ работодатель обязан выдать вкладыш или СТД‑Р, если книжка утеряна.
2. Подать заявление о выдаче новой книжки. Работник пишет письменное заявление с указанием причины (утрата, повреждение) и просит оформить новую трудовую книжку.
3. Получить выписку из ПФР. Это поможет подтвердить стаж в случае, когда работодатели отказываются выдавать новую книжку.
4. Оформить электронную трудовую книжку. При наличии доступа к Госуслугам можно сразу перейти на ЭТК, что избавит от риска повторной утери.

Пошаговая инструкция подачи заявления через Госуслуги

1. Войдите в личный кабинет Госуслуги.
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Корректировка сведений».
3. Заполните форму: укажите период работы, должность, причину исправления.
4. Загрузите сканы подтверждающих документов (трудовой договор, справка, выписка из ПФР).
5. Отправьте заявление и дождитесь уведомления о результатах (обычно в течение 10 рабочих дней).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, он может иметь обе книги. Однако в случае расхождений приоритет имеет ЭТК, так как она считается официальным источником данных.

8.2 Какие документы обязательны при приёме на работу в 2026 году?

Согласно актуальному перечню, работодатель запрашивает:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р, СТД‑ПФР, справка от работодателя).
• Медицинскую книжку (только для определённых отраслей).
• Военный билет (для мужчин призывного возраста) и др.

8.3 Что делать, если в ЭТК указаны периоды работы до 2021 года, когда ещё использовалась бумажная книжка?

Для старых периодов в ЭТК автоматически импортируются данные из СФР. Если информация неполная, следует запросить выписку из ПФР и загрузить её в качестве подтверждающего документа через портал Госуслуг.

8.4 Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки полностью?

Да. С 2021 года работники могут подать заявление об отказе от бумажного варианта. После этого все сведения будут вестись только в ЭТК, а при увольнении вместо книжки выдается СТД‑Р.

Трудовая книжка остаётся важным документом, но в современной России её роль постепенно заменяется электронными и альтернативными формами. При утере, ошибках или желании перейти на цифровой формат работнику следует:

• Оформить ЭТК через портал Госуслуг.
• При необходимости получить СТД‑Р или СТД‑ПФР от работодателя или ПФР.
• Сохранять справки от работодателя как резервный документ.
• В случае ошибок в ЭТК – подавать заявление на корректировку с приложением подтверждающих бумаг.

Таким образом, даже без бумажной трудовой книжки у работника всегда есть надёжные официальные документы, подтверждающие его трудовой стаж и позволяющие получать пенсию, социальные выплаты и другие трудовые гарантии.

Дата публикации: 23 мая 2026 года. Информация актуальна на момент написания и основана на официальных источниках: Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда № 713н, портал Госуслуги, сайт Пенсионного фонда России.