Ответ: Да, получить новую (замену) трудовую книжку в России можно, но только в строго определённых случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Минтруда. В статье мы рассмотрим, какие основания позволяют оформить новую книжку, какие документы нужны, а также как происходит переход на электронную трудовую книжку.
Содержание
- Законодательные основы
- Когда можно оформить новую книжку
- Замена бумажной трудовой книжки
- Электронная трудовая книжка: как перейти
- Пошаговая процедура получения новой книжки
- Часто задаваемые вопросы
Законодательные основы
Трудовой кодекс РФ (ст. 67) и Приказ Минтруда России от № 101н (положения об электронных трудовых книжках) определяют порядок ведения, замены и уничтожения трудовых книжек.
- Трудовая книжка (бумажный вариант) – документ, который выдаётся работнику при приёме на работу и хранится у него в течение всей трудовой деятельности.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – полностью цифровой аналог, хранящийся в базе данных ОСФР. Физический носитель отсутствует.
Когда можно оформить новую трудовую книжку
Согласно статье 67 ТК РФ, замена трудовой книжки допускается в следующих случаях:
- Утрата, кража, уничтожение оригинального документа (в т.ч. в результате пожара, затопления и т.п.).
- Повреждение, которое делает невозможным запись новых сведений (разрывы, протирание, сильные загрязнения).
- Смена формы – переход от бумажного к электронному варианту (это не «новая» книжка, а перевод записей).
- Изменение фамилии, имени, отчества (по решению суда или в случае официального изменения ФИО).
- Требования работодателя – в редких случаях, когда организация использует только электронные книжки и просит оформить перевод.
Важно: самостоятельно «сделать другую» трудовую книжку без указанных выше оснований нельзя. Попытка подделки считается уголовным правонарушением (ст. 158 УК РФ).
Замена бумажной трудовой книжки
Если вы попали в одну из перечисленных ситуаций, необходимо выполнить следующие шаги:
Оформление заявления
В заявлении (образец в приложении) указываются:
- ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС;
- Сведения о причине замены (утрата, кража, повреждение и т.д.);
- Перечень работодателей, где были сделаны записи, и их контактные данные.
Сбор документов
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Заявление о выдаче новой трудовой книжки | Основание для выдачи |
| Паспорт гражданина РФ | Подтверждение личности |
| Свидетельство о регистрации потери (если есть) | Подтверждение кражи/утраты |
| Справка от работодателя о наличии записей | Для переноса записей в новую книжку |
| Квитанция об уплате госпошлины (если требуется) | Оплата услуги |
Куда подавать
Заявление и пакет документов подаётся в отделение Государственной инспекции труда по месту жительства или в многофункциональный центр (МФЦ). При подаче в МФЦ можно воспользоваться порталом Госуслуги – там же можно оформить электронную заявку.
Сроки
Согласно нормативам, новое издание трудовой книжки должно быть выдано в течение 10 рабочих дней после подачи полного пакета документов.
Электронная трудовая книжка: как перейти
С 2019 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. На 2026 год более 1,2 млн граждан уже используют ЭТК в разных регионах (Вологодская область, Челябинская, Самарская, Мордовия и др.).
Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска утраты или повреждения физического документа.
- Мгновенный доступ к сведениям через портал Госуслуги или приложение «Трудовая книжка».
- Автоматическая передача данных в СФР при смене работодателя.
- Упрощённый процесс при проверке работодателем сведений о трудовом стаже.
Как оформить электронную трудовую книжку
- Обратиться к текущему работодателю с заявлением о переводе записей в электронный формат.
- Работодатель подаёт в ОСФР запрос через Госуслуги (или через специализированную систему работодателя).
- После подтверждения данных в системе появляется ваш профиль в электронном реестре.
- Вы получаете доступ к ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги – там же можно распечатать выписку, если понадобится.
Что делать, если у вас уже есть бумажная книжка
Если вы хотите перейти на электронный вариант, но у вас уже есть бумажная книжка, вам необходимо:
- Сохранить текущую книжку (она остаётся документом, но новые записи будут вноситься в ЭТК).
- Согласовать с работодателем перевод всех записей в электронный реестр.
- Получить подтверждение от ОСФР о завершении переноса.
Пошаговая процедура получения новой трудовой книжки (бумажной)
Ниже представлена «чек‑лист» для тех, кто потерял или повредил бумажную трудовую книжку.
| Шаг | Действие | Срок |
|---|---|---|
| 1 | Составить заявление о выдаче новой книжки (образец ниже). | – |
| 2 | Собрать необходимые документы (паспорт, справка от работодателя, заявление о потере). | 1 день |
| 3 | Подать пакет в отделение Госинспекции труда или МФЦ. | 1–2 дня |
| 4 | Оплатить госпошлину (если требуется). | в тот же день |
| 5 | Ожидать решения (до 10 рабочих дней). | 10 дней |
| 6 | Получить новую книжку и передать её работодателю для внесения записей. | 1 день |
Образец заявления
Заявление в Государственную инспекцию труда по г. ________ Я, ______________________ (ФИО), паспорт: ____________, выдан ____________, дата рождения __________, прошу выдать мне новую трудовую книжку в связи с __________ (утратой/повреждением/изменением ФИО). Приложения: 1. Копия паспорта; 2. Справка от работодателя о наличии записей; 3. Квитанция об уплате госпошлины (если требуется); 4. Протокол о потере (если есть). ______________________ Дата, подпись
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто купить «другую» трудовую книжку в магазине?
Нет. Трудовая книжка – официальный документ, выдаваемый только уполномоченными органами (Госинспекция труда, МФЦ). Приобретение поддельного экземпляра считается уголовным преступлением.
Можно ли использовать две трудовые книжки одновременно?
Нет. В трудовом законодательстве предусмотрено, что у работника может быть только одна трудовая книжка (бумажная или электронная). В случае получения новой книжки старая подлежит аннулированию.
Что делать, если работодатель отказывается вносить записи в новую книжку?
Сначала уточните причину отказа. Если она не имеет законных оснований, вы имеете право обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой. Работодатель обязан вести учёт трудового стажа в соответствии с ТК РФ.
Можно ли перевести уже существующие записи в электронную трудовую книжку?
Да. При переходе на ЭТК все записи из бумажной книжки переносятся в цифровой реестр автоматически, если ваш работодатель оформил соответствующий запрос в ОСФР.
Сколько стоит замена трудовой книжки?
Госпошлина за выдачу новой трудовой книжки в большинстве регионов не взимается (платно только в случае ускоренного рассмотрения). Точные суммы уточняйте в МФЦ вашего региона.
Получить «другую» трудовую книжку можно, но только в строго регламентированных случаях: утрата, кража, повреждение, изменение ФИО или переход на электронный формат. Процедура замены требует официального заявления, набора документов и обращения в уполномоченные органы. Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс учёта и исключает риск физической потери документа.
Если вы столкнулись с необходимостью замены книжки, следуйте описанному чек‑листу, и процесс пройдёт быстро и без лишних проблем.