Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Помимо сведений о приёме, перемещении и увольнении, в неё вносятся записи о поощрениях за трудовые заслуги. Вопрос о том, заносят ли грамоты в трудовую книжку, возникает у многих кадровых специалистов и бухгалтеров, особенно когда речь идёт о обычных (не почётных) грамотах отдела или подразделения.

Нормативная база

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён Приказом Минтруда России от № 69). В пункте 25 данного Порядка указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги, включая:

• государственные награды;
• почётные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы;
• иные виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Важно отметить, что Порядок не делает distinction между «почётной» и «обычной» грамотой – речь идёт о любой грамоте, awarded за трудовые достижения.

Какие грамоты подлежат внесению

Согласно практике и разъяснениям контролирующих органов (ФСС, Роструд, КонсультантПлюс), в трудовую книжку вносятся:

1. Грамоты, issued by the employer (отдел, подразделение, компания) за конкретные трудовые успехи (выполнение плана, рационализаторское предложение, стабильное высокое качество работы и т.д.).
2. Грамоты, issued by отраслевые associations, профсоюзы или иные общественные организации, если они связаны с трудовыми заслугами работника.
3. Грамоты, issued by государственные органы (например, благодарность от министерства) – они также считаются почетными, но порядок внесения тот же.

Если грамота носит purely формальный характер (например, поздравление с днём рождения без связи с трудовыми результатами), её в трудовую книжку не вносят.

Запись о грамоте, когда отсутствует приказ

Иногда работнику вручают грамоту, но соответствующий приказ о награждении не издан или его номер неизвестно. В таких случаях действуют следующие рекомендации:

1. Запрос документа, подтверждающего факт награждения. Это может быть:
• сам бланк грамоты (с подписью руководителя, печатью организации);
• протокол заседания комиссии по награждению;
• внутренний memo или электронное письмо, в котором указано, за что и кому вручена грамота.
2. Если оригинального приказа действительно нет, допустимо оформить внутренний приказ о награждении retrospektivно, ссылаясь на имеющиеся доказательства (грамота, протокол, показания свидетелей). Приказ должен содержать:
• наименование организации;
• номер и дата приказа;
• ФИО сотрудника;
• основание награждения (например, «за успешное выполнение квартального плана продаж»);
• название награды (грамота отдела);
• подпись руководителя и печать.
3. После издания такого приказа запись в трудовую книжку делается на основании него, как и при обычном награждении.

Как заполнить графу 4 трудовой книжки

В трудовой книжке предусмотрены следующие графы для записи о награждении:

• Графа 1 – порядковый номер записи;
• Графа 2 – дата внесения записи (дата приказа о награждении);
• Графа 3 – наименование документа, послужившего основанием для записи (например, «Приказ № 123 от о награждении грамотой»);
• Графа 4 – собственно содержание награждения.

В графе 4 необходимо указать:

1. Вид награждения (грамота);
2. Кто её вручил (название отдела, подразделения, организации);
3. За что награждена (кратко описать достижение);
4. Если известен номер и дата приказа – их можно также указать в скобках после названия документа (это относится к графе 3, но иногда дублируют в графе 4 для наглядности).

Пример записи в графе 4:

Грамота отдела продаж за успешное выполнение годового плана продаж (превышение плана на 12 %).

Если приказ отсутствует, но составлен внутренний приказ retroactively, запись выглядит так:
Грамота отдела IT за внедрение новой системы автоматизации учета (Приказ № 45 от ).

Практические рекомендации для кадровой службы

Создать внутренний регламент, согласно которому каждая грамота, связанная с трудовыми достижениями, сопровождается приказом или хотя бы служебной запиской, фиксирующей основание награждения.
Хранить копии грамот и приказов в личном деле сотрудника минимум 50 лет (как требует законодательство о хранении трудовых документов).
При отсутствии приказа немедленно инициировать процедуру его составления, чтобы избежать пробелов в трудовой книжке.
Обучить ответственных сотрудников (кадровиков, секретарей отделов) правильному заполнению граф 2‑4 трудовой книжки.
Периодически проводить внутренний аудит трудовых книжек на предмет completeness записей о награждениях.

Таким образом, ответ на вопрос «Заносят ли грамоты в трудовую книжку?» утвердительный: любая грамота, awarded за трудовые заслуги, независимо от её статуса (почётная или отделowa), подлежит внесению в трудовую книжку; Основное условие – наличие документа, подтверждающего факт награждения (приказ, протокол, служебная записка). Если такого документа нет, его следует оформить retroactively на основании имеющихся доказательств, после чего запись вносят в соответствии с установленной формой: в графе 3 указывают номер и дату приказа, а в графе 4 – вид награждения, кто её вручил и за какое конкретное достижение.
Соблюдение этих правил обеспечивает полноту и достоверность трудовой книжки, что важно как для самого работника (при подтверждении стажа и достижений), так и для работодателя (при проверках государственных органов и при внутреннем аудите).