Вопрос о том, заносятся ли в трудовую книжку исполнение обязанностей, является актуальным для многих работников и работодателей, особенно в условиях реформирования системы трудовых отношений в России. С 2020 года в стране внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), что существенно изменило порядок ведения и фиксации трудовой деятельности. В этой статье мы подробно разберем, какие сведения подлежат внесению в трудовую книжку при исполнении сотрудником дополнительных обязанностей, а также особенности ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводы на другую должность;
• Награды и поощрения;
• Основания для увольнения;
• Сведения о стаже работы.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР).

Исполнение обязанностей: что это и как фиксируется?

Исполнение обязанностей — это временное или постоянное выполнение сотрудником трудовых функций, не предусмотренных его основной должностью. Это может происходить в следующих случаях:

• Временное отсутствие основного работника (например, по болезни или командировке);
• Перевод на другую должность на время отсутствия коллеги;
• Расширение должностных обязанностей без изменения трудового договора;
• Исполнение обязанностей по совместительству.

Нужно ли вносить такие сведения в трудовую книжку?

Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов:

1. Если исполнение обязанностей связано с изменением должности или структурного подразделения:
• Да, такие сведения обязательно вносятся в трудовую книжку;
• Это оформляется приказом о временном переводе;
• В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием причины (например, «в связи с временным отсутствием основного работника»).
2. Если исполнение обязанностей не связано с изменением должности:
• В трудовую книжку такие сведения не вносятся;
• Это может быть оформлено дополнительным соглашением к трудовому договору;
• Работодатель может издать приказ о возложении обязанностей, но запись в трудовую книжку не делается.

Как оформляется исполнение обязанностей в 2026 году?

В зависимости от типа трудовой книжки (бумажная или электронная) порядок оформления может отличаться:

Для бумажной трудовой книжки

При временном переводе на другую должность или исполнении обязанностей, связанных с изменением должности:

• Работодатель издает приказ о временном переводе;
• В трудовую книжку вносится запись о переводе с указанием:
• Должности;
• Структурного подразделения;
• Причины перевода;
• Срока исполнения обязанностей (если он определен).
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации;
• Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.

Для электронной трудовой книжки

Сведения о временных переводах и исполнении обязанностей вносятся в базу данных СФР:

• Работодатель направляет сведения в формате ЕФС-1;
• В электронной трудовой книжке фиксируются:
• Дата начала исполнения обязанностей;
• Должность, на которую временно переведен работник;
• Основание перевода;
• Дата окончания (если она определена).
• Работник может ознакомиться с этими сведениями через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР;
• При необходимости можно запросить выписку из электронной трудовой книжки.

Что делать, если работодатель не внес запись об исполнении обязанностей?

Если работодатель не оформил временный перевод или не внес соответствующую запись в трудовую книжку, работник имеет право:

• Обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении записи;
• В случае отказа — обратиться в трудовую инспекцию;
• Инициировать судебное разбирательство для защиты своих прав;
• Потребовать компенсацию за причиненный ущерб (например, если неверные сведения в трудовой книжке помешали трудоустройству).

Часто задаваемые вопросы

Вносятся ли в трудовую книжку сведения о совмещении должностей?

Нет, не вносятся. Совмещение должностей — это выполнение работником дополнительной работы в рамках рабочего времени без изменения трудового договора. Такие сведения не фиксируются в трудовой книжке, но могут быть оформлены дополнительным соглашением.

Нужно ли вносить запись, если я временно исполняю обязанности другого сотрудника?

Да, нужно. Если временное исполнение обязанностей связано с изменением должности или структурного подразделения, работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Как узнать, что запись внесена в электронную трудовую книжку?

Работник может:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
• Перейти в личный кабинет и запросить выписку из электронной трудовой книжки;
• Обратиться в отделение СФР с паспортом;
• Использовать мобильное приложение «Госуслуги».

Можно ли отказаться от ведения электронной трудовой книжки?

Нет, нельзя. С 2026 года все работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Работники, ранее имевшие бумажные трудовые книжки, могут сохранить их, но сведения о трудовой деятельности будут дублироваться в электронной форме.

Вопрос о том, заносятся ли в трудовую книжку исполнение обязанностей, имеет четкое законодательное регулирование. Основные выводы:

• В трудовую книжку вносятся только те изменения, которые связаны с должностью, структурным подразделением или основаниями увольнения;
• Простое расширение обязанностей без изменения должности не требует внесения записи;
• При временном переводе на другую должность запись в трудовую книжку обязательна;
• В 2026 году все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронной форме, даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку;
• Работник имеет право требовать внесения записи и защищать свои права в случае нарушений.

Соблюдение правил ведения трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и важный элемент защиты трудовых прав работника. Если у вас возникли спорные ситуации, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу или в трудовую инспекцию.