Благодарность – это официальное признание заслуг работника, которое фиксируется в трудовой книжке․ Правильное оформление записи важно как для работника (учёт наград в стаже), так и для работодателя (соответствие требованиям законодательства)․

Правовая база

Порядок внесения записей в трудовую книжку регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда РФ от № 140н) и последующими поправками․ В частности:

• Пункт 45 Инструкции указывает, что поощрения за успехи в работе (в т․ч․ благодарности) вносятся в раздел «Сведения о награждении»․
• Запись делается только после официального решения работодателя (приказ, приказ‑постановление, протокол совещания)․
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) порядок аналогичен, но запись производится в электронном виде через сервис «Госуслуги»․

Когда благодарность вносится в трудовую книжку?

Благодарность фиксируется в трудовой книжке в следующих случаях:

1. Работник получил благодарственное письмо от руководства организации․
2. Благодарность оформлена в виде грамоты или наградного сертификата, выданных по решению руководства․
3. Благодарность присуждена в рамках публичных конкурсов, юбилеев, лучших показателей труда и т․п․

Если благодарность была устной или выражена в виде небольшого подарка без официального документа, запись в трудовую книжку не делается․

Куда вносится запись?

Запись вносится в специальный раздел «Сведения о награждении», который находится в конце трудовой книжки (обычно после раздела «Сведения о работе»)․ В электронных книжках этот раздел отображается в виде отдельного блока․

Пошаговый порядок заполнения записи

Ниже – типовая последовательность действий, которую следует выполнить кадровому специалисту․

1. Подготовка приказа․ На основании решения руководства оформляется приказ (или протокол), в котором указаны:
   • ФИО работника;
   • Дата и номер приказа;
   • Основание (например, «за успешную реализацию проекта X», «за выдающиеся результаты в квартале»);
   • Наименование награды (благодарственное письмо, грамота и т․д․)․
2. Получение оригинала благодарности․ Работнику вручается оригинал письма/грамоты, который хранится у него․
3. Заполнение полей записи в трудовой книжке (см․ таблицу ниже)․ Порядок полей фиксирован в Инструкции:
   • Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация нарастающая)․
   • Графа 2 – дата выдачи благодарности (дд․мм․гггг)․
   • Графа 3 – наименование награды (например, «Благодарственное письмо»)․
   • Графа 4 – основание награждения (краткое описание причины)․
   • Графа 5 – подпись руководителя и печать организации․
4. Подпись работника․ По желанию работник может поставить подпись в графе «Подпись работника», подтверждая получение награды․
5. Контроль качества․ Кадровый специалист проверяет соответствие записи приказу и оригиналу благодарности, а также правильность заполнения всех полей․
6. Внесение записи в электронную трудовую книжку (если используется ЭТК)․ Через сервис «Госуслуги» загружается скан‑копия приказа и вводяться те же данные, что и в бумажной версии․

Образец записи в бумажной трудовой книжке

В электронных системах запись выглядит аналогично, только вместо печати ставится электронная подпись руководителя․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года большинство организаций перешли на ЭТК․ Процедура внесения благодарности в ЭТК:

1. Авторизоваться в системе «Госуслуги» под личным кабинетом работодателя․
2. Выбрать сотрудника, открыть раздел «Награды и благодарности»․
3. Нажать «Добавить запись», заполнить поля согласно пункту 4․
4. Прикрепить скан‑копию приказа и благодарственного письма․
5. Подтвердить запись электронной подписью руководителя․
6. Система автоматически генерирует порядковый номер и сохраняет запись․

ЭТК упрощает контроль и позволяет избежать ошибок, связанных с «потерей» страниц в бумажной книжке․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вносить благодарность без приказа? – Нет․ Запись допускается только после официального решения, оформленного приказом или протоколом․
• Что делать, если в книжке уже есть запись о благодарности, но она оформлена неверно? – Требуется внести исправление в раздел «Сведения о работе», указав причину исправления и приложив приказ о корректировке․
• Можно ли объединять несколько благодарностей в одну запись? – Не рекомендуется․ Каждая благодарность фиксируется отдельной записью с собственным порядковым номером․
• Как отразить благодарность, полученную за пределами организации (например, от партнёра)? – Если благодарность выдана официальным документом и признана руководством, её также вносят в раздел «Сведения о награждении», указывая в графе 4 «за заслуги, отмеченные партнёром XYZ»․

Ошибки при внесении и как их исправлять

Наиболее распространённые ошибки:

1. Отсутствие подписи руководителя или печати․ – Запись считается недействительной․ Нужно оформить новый приказ с подписью и печатью, а затем добавить запись․
2. Неправильный порядок нумерации․ – Порядковый номер должен быть «нарастающим» по всей трудовой книжке․ При ошибке следует оформить исправление в разделе «Сведения о работе» с указанием причины․
3. Запись в неверный раздел․ – Благодарность должна находиться в «Сведения о награждении», а не в «Сведения о работе»․ Перенос записи требует официального приказа‑корректировки․
4. Дата оформления не совпадает с датой выдачи благодарности․ – Дата в графе 2 должна соответствовать дате, указанной в благодарственном письме․

Для исправления ошибок необходимо оформить приказ об исправлении и внести корректировку в соответствии с инструкцией․

Внесение благодарности в трудовую книжку – простая, но строго регламентированная процедура․ Следуйте этим рекомендациям, и запись будет соответствовать требованиям законодательства, а работник получит заслуженное подтверждение своих достижений․

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров или к специалисту по кадровому делопроизводству․