Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и профессиональные квалификации работника. В неё вносятся сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также об образовании и повышении квалификации. Ниже подробно рассмотрено, как и когда в трудовую книжку следует вносить информацию о дипломах об окончании образовательных учреждений.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие запись сведений об образовании в трудовой книжке, содержатся в:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от );
• Приказ Минтруда России от № 69н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (в ред. от );
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» № 273‑ФЗ от (в ред. от ) – определяет уровни профессионального образования (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Согласно пункту 28 Приказа № 69н, запись об образовании (основное или среднее общее, среднее профессиональное, высшее – бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, диплома, удостоверения и т.п.).

Когда вносится запись о дипломе?

При приёме на работу

Если кандидат уже обладает высшим образованием, работник отдела кадров обязан внести соответствующую запись в раздел «Образование» трудовой книжки сразу после оформления приказа о приёме.

После получения нового диплома в течение трудовой деятельности

Когда сотрудник получает дополнительное образование (например, заканчивает магистратуру после бакалавриата или получает второй высший диплом по другому направлению), запись в трудовую книжку делается по факту получения документа (диплома, приложения к нему, выписки из приказа о присвоении квалификации).

При изменении направления подготовки

Если новый диплом получен по иной специальности, в графе «Профессия, специальность» указывается новое направление через запятую после прежней записи (или заменяет её, если требуется полное изменение квалификации).

Как правильно оформить запись?

Запись о высшем образовании формируется по следующему шаблону:

Высшее бакалавриат, Высшее магистратура

Где:

«Высшее» – уровень образования;
«бакалавриат», «специалитет», «магистратура», «подготовка кадров высшей квалификации» – конкретная ступень;
При наличии нескольких уровней они перечисляются через запятую.

Примеры записей

Бакалавр: «Высшее бакалавриат»;
Специалист: «Высшее специалитет»;
Магистр: «Высшее магистратура»;
Бакалавр + магистр: «Высшее бакалавриат, Высшее магистратура»;
Изменение направления: Было «Высшее бакалавриат (экономика)», стало «Высшее бакалавриат (экономика), Высшее магистратура (менеджмент)»;
Старый диплом до введения уровней: Если диплом выдан до 2013 года и в нём указано просто «высшее образование», запись делается как «Высшее».

Что делать, если запись сделана неверно?
Ошибка в записи об образовании подлежит исправлению в соответствии с пунктом 31 Приказа № 69н:

Сделать зачеркивание ошибочной записи (одной чертой, чтобы оставалось читаемым);
Сверху написать правильную запись;
Поставить дату исправления и подпись ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров) с расшифровкой фамилии;
При необходимости приложить копию подтверждающего документа (диплома) к личному делу сотрудника.

Важно: исправления не должны затрагивать другие разделы трудовой книжки (например, сведения о работе).
Особенности записи о заочном и дистанционном образовании
Законодательство не делает различий между формами обучения (очная, заочная, дистанционная). Если диплом выдан аккредитованным учебным заведением и подтверждает получение соответствующего уровня образования, запись в трудовую книжку делается на общих основаниях.
Повышение квалификации и сертификаты
Сведения о прохождении курсов повышения квалификации, если по их итогам выдаётся сертификат, также вносятся в трудовую книжку, но в отдельный раздел «Повышение квалификации» (или в графе «Образование» с пометкой «повышение квалификации»). Диплом о высшем образовании в этом случае не заменяется, а дополняется.
Практический алгоритм для кадровой службы

Получить от сотрудника оригинал диплома (или нотариально заверенную копию) и приложение к нему (если есть).
Сверять уровень и направление подготовки с классификатором уровней профессионального образования (бакалавриат, специалитет, магистратура).
Составить запись согласно шаблону «Высшее [уровень]»; При нескольких уровнях – перечислить через запятую.
Если изменилось направление подготовки – добавить новое направление через запятую в графе «Профессия, специальность».
Внести запись в трудовую книжку, поставить дату внесения, подпись и расшифровку фамилии ответственного сотрудника отдела кадров.
Сделать копию диплома для личного дела сотрудника (при необходимости).


Диплом об высшем образовании обязательно записывается в трудовую книжку, если он подтверждает получение соответствующего уровня образования.
Запись делается на основании оригинала диплома (или заверенной копии) и оформляется в соответствии с уровнем и направлением подготовки.
При получении дополнительного образования (второй диплом, магистратура после бакалавриата и т.д.) запись дополняется, а не заменяется.
Ошибки исправляются путём зачёркивания и внесения правильной записи с указанием даты и подписи ответственного лица.
Форма обучения (очная, заочная, дистанционная) не влияет на необходимость внесения записи.

Соблюдение указанных правил обеспечивает корректное ведение трудовой книжки, что важно как для самого работника (подтверждение квалификации при трудоустройстве, пенсионном обеспечении), так и для работодателя (соответствие трудовому законодательству и избежание штрафов).