Поощрение сотрудников, это не только способ мотивации персонала, но и важный элемент профессионального портфолио работника. Запись о благодарности в трудовой книжке служит официальным подтверждением заслуг специалиста, его добросовестности и профессионализма.
Законодательная база
Право работодателя поощрять своих сотрудников закреплено в статье 191 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, работодатель может применять следующие меры поощрения:
- объявление благодарности;
- выдача премии;
- награждение ценным подарком;
- награждение почетной грамотой;
- представление к званию лучшего по профессии.
Что является основанием для внесения записи?
Важнейшим правилом ведения трудовых книжек является то, что никакие записи не вносятся «просто так». Любое поощрение должно иметь документальное подтверждение.
Основной документ — Приказ
Главным основанием для внесения записи о благодарности в трудовую книжку является приказ работодателя (распоряжение). Процесс обычно выглядит следующим образом:
- Инициация: Руководитель отдела или участка подает докладную записку на имя генерального директора с предложением поощрить сотрудника за конкретные достижения.
- Издание приказа: Работодатель издает приказ, в котором четко формулируется, за какие именно заслуги объявляется благодарность.
- Внесение записи: На основании этого приказа отдел кадров делает соответствующую запись в трудовую книжку.
Важно: Запись о благодарности без соответствующего приказа является незаконной и может быть признана недействительной.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Место внесения записи
В зависимости от образца трудовой книжки, место записи различается:
- В книжках прежнего образца: запись вносится в специальный раздел «Сведения о награждении».
- В современных формах: сведения о поощрениях фиксируются в соответствующих графах. В графе 3 указывается сам факт благодарности, кем она объявлена и за какие достижения. В графе 4 обязательно указывается реквизит документа-основания (название приказа, его дата и номер).
Особенности заполнения
Если в основном разделе «Сведения о награждении» закончилось место, информация вносится во вкладыш к трудовой книжке. При этом первая запись о благодарности всегда должна стремиться попасть в основной раздел, если там еще остались свободные строки.
Образец формулировки
Жесткого шаблона записи не существует, но она должна соответствовать формулировке, использованной в приказе. Например:
«Объявлена благодарность за добросовестный труд и высокий профессионализм при реализации проекта X. Приказ от № 123-к».
Нюансы и частые вопросы
Вносятся ли все благодарности?
Нет, не все. В трудовую книжку вносятся поощрения за успехи в работе. Например, если сотруднику вручена благодарность от Главы города или сторонней организации, работодатель не обязан издавать внутренний приказ и вносить эту запись в трудовую книжку, если иное не предусмотрено локальными актами компании.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
В эпоху перехода на электронный документооборот сведения о поощрениях также могут передаваться в Социальный фонд РФ (СФР) в составе сведений о трудовой деятельности, если это предусмотрено внутренними регламентами организации и формами отчетности.
Резюме для работодателя и работника
Для того чтобы благодарность имела юридическую силу и была зафиксирована в трудовом стаже, необходимо соблюсти цепочку: Докладная записка $
ightarrow$ Приказ $
ightarrow$ Запись в трудовую книжку.
Краткий чек-лист для проверки записи:
- Есть ли приказ о поощрении? (Да)
- Указана ли дата и номер приказа в графе 4? (Да)
- Соответствует ли текст записи формулировке в приказе? (Да)
- Внесена ли запись в раздел «Сведения о награждении»? (Да)