Вопрос о том, нужно ли вносить в трудовую книжку запись о благодарности сотруднику, часто вызывает споры у работодателей и HR‑специалистов. Ниже представлено подробное разъяснение, подкреплённое нормативными актами и практикой.
Что такое «объявление благодарности»?
Объявление благодарности – это форма поощрения, которая может быть оформлена в виде:
- письменного приказа;
- благодарственного письма;
- внутреннего распоряжения.
По закону такие документы вносят в раздел «Сведения о поощрениях» трудовой книжки, если они подтверждены соответствующим приказом.
Нормативная база
Основные ссылки:
- Ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ – порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях.
- Постановление Минтруда РФ № 69 от г. – инструкция по оформлению записей в трудовой книжке.
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – порядок ведения трудовой документации.
Как правильно оформить запись о благодарности?
Для того чтобы запись была юридически значимой, необходимо соблюдать несколько требований:
- Наличие приказа о поощрении, подписанного руководителем.
- Заверенная копия приказа и заявление сотрудника о внесении записи.
- Точное соответствие текста записи тексту приказа.
- Использование установленной формы приказа (Т-11 для одного работника, Т-11а – для нескольких).
Пример оформления записи в трудовой книжке:
Запись: За благодарность за успешное выполнение проекта «Альфа» за 2025 год. Основание: Приказ № 156-р от г. «Об объявлении благодарности сотруднику Иванову И.И.»
Нужно ли вносить запись о благодарности в трудовую книжку?
Согласно практике и разъяснениям КонсультантПлюс, запись о благодарности вносится только при наличии официального приказа. Устные благодарности или благодарности от сторонних лиц (например, главы города) не требуют внесения в трудовое место.
Что не входит в трудовую книжку?
- Благодарности, данные в устной форме.
- Поощрения, не оформленные в виде приказа.
- Записи, не подтвержденные документально.
Как оформить приказ о благодарности?
Для оформления приказа используют стандартные формы:
- Форма Т-11 – приказ о благодарности одному сотруднику.
- Форма Т-11а – приказ о благодарности нескольким сотрудникам.
В тексте приказа необходимо указать:
- ФИО работника;
- Должность;
- Суть заслуг, за которые выдается благодарность;
- Дата и номер приказа;
- Подпись руководителя.
Пример полного цикла оформления
- Сотрудник получает благодарность от руководства.
- Разработан приказ (форма Т-11) и подписан.
- Сотрудник предоставляет копию приказа и заявление о внесении записи.
- Расчетный отдел вносит запись в трудовую книжку в разделе «Сведения о поощрениях».
- Копия приказа и запись сохраняются в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли вносить запись о благодарности, если она была объявлена в виде письма?
Ответ: Да, если письмо подписано руководителем и оформлено как приказ. - Вопрос: Можно ли внести запись о благодарности без приказа?
Ответ: Нет, без официального приказа запись не считается юридически значимой. - Вопрос: Какие сроки удержания записи в трудовой книжке?
Ответ: Запись сохраняется до увольнения сотрудника; при увольнении её копию передают в личное дело.
Запись в трудовую книжку объявленной благодарности обязательна только при наличии официального приказа. Такой документ подтверждает законность поощрения и позволяет корректно вести кадровую документацию. Необходимо соблюдать установленные формы и процедуры, а также фиксировать все подтверждающие документы в личном деле сотрудника.
Помните, что устные благодарности и благодарности от третьих лиц в трудовую книжку не вносятся, если они не подкреплены официальным приказом.