Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника․ Среди них особенно важна запись о получении диплома, которая подтверждает наличие высшего образования и может влиять на стаж, должность и уровень заработной платы․ В этой статье мы разберём, как правильно оформить такую запись, какие правила действуют с 2021 года и какие подводные камни могут возникнуть․
Что такое запись диплома в трудовой книжке?
Запись о дипломах и иных образовательных достижениях вносится в раздел «Образование и квалификация» трудовой книжки․ Она служит официальным подтверждением того, что работник обладает определённым уровнем образования, что может быть важно при:
- продвижении по карьерной лестнице;
- расчёте стажа для пенсионного оформления;
- назначении надбавок и премий;
- трудоустройстве в новых организациях․
Когда вносится запись о дипломе?
С 2021 года, согласно рекомендациям Роструда, вводятся только электронные записи в трудовые книжки․ Однако в некоторых случаях (например, при приёме на работу до 2021 года) требуется внести данные в бумажный вариант․
Запись о дипломах оформляется сразу после получения диплома, но может быть добавлена и позже, если сотрудник подаёт запрос в HR‑отдел․
Как правильно оформить запись?
Ниже перечислены основные элементы, которые должны присутствовать в записи:
- Номер записи – уникальный идентификатор в соответствующем разделе․
- Дата получения диплома (день, месяц, год)․
- Наименование учебного заведения и специальность/направление․
- Уровень образования (бакалавр, специалист, магистр и т․д․)․
- Номер диплома (при наличии) и дата выдачи․
- Подпись уполномоченного лица (чаще всего – руководитель отдела кадров)․
Пример оформления:
Запись № 12 Дата: г․ Образование: Бакалавр, направление «Экономика и менеджмент»․ Учебное заведение: Московский государственный университет экономисты и Lawyers․ Номер диплома: 1234567․ Подпись: ______________________ (Ф․И․О․ руководителя отдела кадров)
Как внести запись после увольнения?
Если запись о дипломе должна быть добавлена после того, как сотрудник уже уволен, необходимо выполнить несколько шагов:
- Подготовить запрос в письменной форме, приложив копию диплома․
- Утвердить запись руководителем организации․
- Внести данные в соответствующий раздел трудовой книжки (обычно в конец «Образование»)․
- Сделать отметку о дате внесения записи․
Важно, чтобы в записи не было противоречий с ранее зафиксированными данными (например, дата получения диплома не должна предшествовать дате окончания учебного заведения)․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли внести несколько записей о дипломах в одну строку?
Ответ: Нет․ Каждый диплом оформляется отдельной записью с собственным номером и датой․
Вопрос: Как быть, если в трудовой книжке уже есть ошибка в записи о дипломах?
Ответ: Ошибку следует исправить с помощью исправительной записи․ Она оформляется как отдельная запись с пометкой «Исправление», где указываются правильные данные и объяснение причины ошибки․
Вопрос: Требуется ли подпись работника при внесении записи о дипломе?
Ответ: Подпись работника не обязана ставиться, но подпись руководителя отдела кадров обязательна․
Практические рекомендации для сотрудников
- Сохраняйте копию диплома и документа, подтверждающего его подлинность․
- При приёме на новую работу сразу предоставляйте в HR‑отдел оригиналы диплома․
- Проверьте, правильно ли оформлена запись в вашей трудовой книжке (дата, номер, подпись)․
- Если обнаружили ошибку – запросите её исправление в письменной форме․
Запись диплома в трудовой книжке – важный элемент официального документооборота, который подтверждает уровень квалификации сотрудника․ Правильное оформление такой записи позволяет избежать недоразумений при расчёте стажа, продвижении по карьере и оформлении социальных выплат․ Следуя рекомендациям Роструда и учитывая особенности электронного документооборота с 2021 года, можно обеспечить корректную и законную запись в трудовой книжке․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в отдел кадров или в консультанта по трудовому праву․