Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Любые изменения в структуре занятости (перевод‚ переименование должности‚ изменение квалификации) фиксируются в ней специальными записями. В статье подробно рассмотрим‚ когда и как вносить запись о изменении должности‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ а также приведём образцы записей и типовые ошибки.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда требуется запись об изменении должности
3. Кто имеет право вносить запись
4. Порядок внесения записи
5. Образец записи и приказа
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Основные положения‚ регулирующие внесение записей в трудовую книжку‚ находятся в Трудовом кодексе РФ:

• Статья 72 ТК РФ – порядок перевода работника на другую постоянную работу у того же работодателя.
• Статья 73 ТК РФ – порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ от № 738 «Об утверждении формы трудовой книжки».

В соответствии с ч. 1 ст. 72 ТК РФ перевод (в т.ч. переименование должности) может происходить в трёх случаях:

1. Изменение трудовой функции (должности‚ профессии‚ специальности) с указанием квалификации.
2. Поручение иного вида работы.
3. Перевод в связи с изменением штатного расписания‚ реорганизацией и т.п.

Когда требуется запись об изменении должности

Запись в трудовую книжку делается‚ если:

• Происходит переименование должности (например‚ «секретарь» → «офис‑менеджер») без изменения объёма обязанностей.
• Работник переводится на другую должность (изменяется набор выполняемых функций).
• Изменяется квалификация‚ профессия или специальность работника.

Если же изменение названия должности не влечёт за собой изменение трудовых функций‚ то перевод в штатном расписании не требуется – достаточно оформить запись о переименовании.

Кто имеет право вносить запись

Запись в трудовую книжку вносит работодатель (либо уполномоченный им представитель) по месту последнего трудоустройства работника. При этом необходимо:

• Иметь при себе оригинал приказа (или иного документа)‚ на основании которого производится изменение.
• Убедиться‚ что работник ознакомлен с записью и подписал приказ (если это предусмотрено внутренними нормативными актами).

Работник сам запись в книжку не вносит‚ но имеет право потребовать её внесения в случае отказа работодателя.

Порядок внесения записи

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑4 трудовой книжки). Ниже – пошаговый алгоритм.

1. Подготовка приказа. Оформляется приказ работодателя с указанием:
   • Дата приказа;
   • Номер приказа;
   • Основание (изменение штатного расписания‚ реорганизация и т.п.);
   • Новое наименование должности;
   • Дата вступления в силу.
2. Заполнение графы 1 (порядковый номер записи). Указывается следующий свободный номер (например‚ 7).
3. Заполнение графы 2 (дата внесения записи). Дата‚ когда запись делается в книжку (обычно дата приказа).
4. Заполнение графы 3 (содержание записи). Формулировка должна быть чёткой и соответствовать образцу (см. ниже).
5. Заполнение графы 4 (основание записи). Указывается «на основании приказа № Х от ДД.MM.ГГГГ». При необходимости добавляются ссылки на нормативные акты.
6. Подпись работодателя. В графе «Подпись (Ф.И.О.)» ставится подпись уполномоченного лица.
7. Контроль. Работник получает копию приказа и подтверждает получение записи (подпись в журнале или отдельный лист).

После внесения записи в трудовую книжку работодатель обязан продублировать информацию в личной карточке работника (если такая карточка ведётся).

Образец записи и приказа

Образец записи в трудовой книжке

Образец приказа работодателя

Приказ № 45
от 28 февраля 2026 г.

О переименовании должности в связи с изменением штатного расписания

В соответствии с пунктом 1 статьи 72 Трудового кодекса Российской Федерации
и приказом № 12 от г. об утверждении штатного расписания
приказываю:

Переименовать должность «секретарь» в должность «офис‑менеджер» у
 Ивановой Марии Петровны‚ сотрудника отдела административного
 обслуживания‚ с г.

Внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника
 (раздел «Сведения о работе»‚ графа 3).

Довести настоящий приказ до сведения работника под подпись.

Генеральный директор _______________________/И. Иванов/

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа; Запись без официального приказа считается недействительной.
• Неправильный порядок граф. Часто путают графы 2 и 3. Графа 2 – дата записи‚ графа 3 – содержание.
• Неуказание номера приказа. В графе 4 обязательно указывается номер и дата приказа.
• Запись в неправильный раздел. Все изменения должности фиксируются только в разделе «Сведения о работе»‚ а не в «Образовании» или «Воинском учёте».
• Отсутствие подписи работодателя. Без подписи запись считается незаверенной.
• Изменение без согласования с работником. По ТК РФ работник имеет право быть ознакомленным с изменениями; отказ в согласовании может стать основанием для трудового спора.

Для профилактики рекомендуется вести журнал изменений‚ где фиксируются даты‚ номера приказов и подписи ответственных лиц.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять отдельный приказ‚ если меняеться только название должности?

Да. По ст. 73 ТК РФ любое изменение‚ вносимое в трудовую книжку‚ должно быть основано на официальном документе (приказе‚ решении). Даже переименование без изменения функций требует приказа.

Можно ли вносить запись в дубликат трудовой книжки?

Да. При выдаче дубликата все записи‚ сделанные в оригинале‚ переносятся в дубликат. Если после выдачи дубликата происходит изменение должности‚ запись вносится в дубликат на тех же основаниях‚ что и в оригинал.

Как оформить запись‚ если должность изменена несколько раз в течение года?

Каждое изменение фиксируется отдельной записью с новым порядковым номером. Пример: запись 8 – «офис‑менеджер» → «координатор проекта»‚ запись 9 – «координатор проекта» → «менеджер проектов» и т.д.

Что делать‚ если в трудовой книжке допущена ошибка при внесении записи?

Ошибка исправляется в соответствии с пунктом 2 ст. 73 ТК РФ: делается запись «Исправление» в следующей строке‚ указывается причина исправления и ссылка на оригинальный приказ. При этом оригинальная запись не стирается‚ а лишь перечёркивается.

Влияет ли переименование должности на расчёт стажа?

Если изменение не затрагивает квалификацию и не приводит к новому виду работ‚ то стаж считается непрерывным. При изменении квалификации (например‚ «оператор станка» → «механик») может потребоваться подтверждение новой квалификации‚ но стаж сохраняется.

Внесение записи о изменении должности в трудовую книжку – важный юридический процесс‚ который требует строгого соблюдения формы и наличия официального приказа. Правильное оформление гарантирует сохранность трудовых прав работника‚ корректный расчёт стажа и отсутствие проблем при последующих проверках со стороны инспекции труда.

Помните: без приказа запись недействительна‚ а любая ошибка в графах может стать причиной спора. Используйте приведённые образцы и пошаговый алгоритм‚ чтобы процесс прошёл без осложнений.