Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ Помимо сведений о приёме, переводе и увольнении, в неё вносятся данные о награждениях и поощрениях, связанных с трудовыми заслугами․ Правильное оформление таких записей регламентируется нормативными актами и внутренними инструкциями организации․

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (в ред․ от ) – пункт 24 определяет, какие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги должны быть внесены․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (4‑й раздел) – содержит пошаговый алгоритм внесения записей о наградах и поощрениях․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 191, ст․ 192) – регулирует виды поощрений и порядок их применения․
• Локальные нормативные акты организации (положение о поощрении сотрудников, приказы о награждении)․

Что считается награждением, а что – поощрением?

В трудовой книжке выделяют два раздела:

1. Сведения о награждениях – здесь фиксируются государственные и ведомственные награды (ордена, медали, знаки отличия, почётные звания)․
2. Сведения о поощрениях – сюда входят благодарности, грамоты, премии, ценные подарки и иные формы поощрения, связанные с работой на предприятии․

Пример из форума: в старых книжках серий AT‑III, AT‑IV графа 3 первого раздела называлась «Сведения о награждениях орденами, медалями, о присвоении почетных званий», а графа 3 второго – «Сведения о поощрениях, связанных с работой на предприятии, в учреждении или организации»․

Порядок внесения записи

Согласно Инструкции и пункту 24 Постановления № 225, запись о награждении (поощрении) заполняеться следующим образом:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация сквозная на всём периоде трудовой деятельности)․
2. Графа 2 – дата награждения (поощрения) в формате ДД․ММ․ГГГГ․
3. Графа 3 – заголовок: полное наименование организации, выдавшей награду (поощрение); при наличии – сокращённое наименование в скобках․
4. Графа 4 – ссылка на основание: номер и дата приказа, распоряжения или иного документа, на основании которого внесена запись․
5. Графа 5 – само содержание награждения (поощрения): например, «Награждён орденом «Знак Почёта»», «Вынесена благодарность за успешное выполнение проекта», «Премия за высокие показатели продаж»․

При увольнении запись о награждении, сделанная до дня расторжения трудового договора, остаётся в книжке; если награждение произошло после увольнения, запись не вносится․

Образцы заполнения

Пример записи о государственной награде

01Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны РФ)
Приказ № 123‑к от 
Награждён орденом «За военные заслуги»

Пример записи о поощрении благодарственным письмом

57
ООО «ТехноСервис» (ТехноСервис)
Приказ по персоналу № 45 от 
Вынесена благодарность за высокий профессионализм и вклад в развитие отдела ИТ

Пример записи о премировании

89
ЗАО «Агропром» (Агропром)
Приказ № 78 от 
Премия за выполнение годового плана продаж в размере 150 % от целевого показателя

Частые ошибки при внесении записей

• Отсутствие номера приказа – без ссылки на основание запись считается неполной․
• Неправильная нумерация – номер должен следовать за последней записью в трудовой книжке, иначе возникает путаница․
• Смешивание наград и поощрений – государственные награды вносятся только в раздел «Сведения о награждениях», а благодарности и премии – в раздел «Сведения о поощрениях»․
• Отсутствие сокращённого наименования организации – если оно есть, его необходимо указать в скобках после полного названия․
• Несоблюдение даты формата – запись должна содержать дату в формате ДД․ММ․ГГГГ․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР․ В ЭТК сведения о награждениях и поощрениях вносятся в соответствующие разделы с теми же реквизитами, что и в бумажный вариант․ При этом:

• Номер записи формируется автоматически системой․
• Дата награждения выбирается из календаря․
• В поле «Основание» загружается скан приказа или указывается его номер и дата․
• Текст награждения вводится в свободное поле с ограничением по количеству символов (обычно до 250 знаков)․

Проверка корректности записи осуществляеться работником отдела кадров перед подтверждением в системе․

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Создайте шаблон приказа о награждении/поощрении – включите в него все необходимые реквизиты (номер, дата, основание, текст награждения)․
2. Ведите журнал регистрации наград – упростит формирование порядкового номера и предотвратит дублирование․
3. Обучайте специалистов отдела кадров – проводите краткие инструктажи по заполнению разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» согласно Инструкции․
4. Периодически проводите аудит трудовых книжек – проверяйте наличие всех обязательных записей и их соответствие нормативным актам․
5. При переходе на ЭТК настройте интеграцию с 1С:ЗУП или другой кадровой системой – это сократит ручной ввод и минимизирует ошибки․

Внесение сведений о награждениях и поощрениях в трудовую книжку – важная часть документооборота, подтверждающая профессиональные достижения работника и повышающая его статус на рынке труда․ Соблюдение установленного порядка (номер записи, дата, полное и сокращённое наименование организации, ссылка на приказ, содержание награждения) гарантирует легитимность записи и защищает как сотрудника, так и работодателя от возможных претензий со стороны контролирующих органов․

Правильное оформление таких записей не только соответствует законодательству, но и демонстрирует уважение к труду сотрудника, способствуя повышению мотивации и лояльности коллектива․