Дата публикации: г.
Правовая основа
Запись о награждении сотрудника в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Статья 66 определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек». В пункте 5‑го раздела «Сведения о награждениях» указано‚ какие сведения подлежат внесению.
- Постановления и приказы конкретных организаций‚ регламентирующие порядок награждения (приказ о награждении почётной грамотой‚ приказ о размещении фотографии на Доске почёта и т.п.).
Важно отметить‚ что инструкция Минтруда не требует обязательного внесения записи о размещении фотографии на Доске почёта. Однако‚ если награждение оформлено приказом (например‚ «награждение почётной грамотой за занесение на Доску почёта»)‚ запись в трудовую книжку считается законной и рекомендуется.
Куда вносится запись
Запись делается в раздел «Сведения о награждениях» (обычно это 3‑й лист трудовой книжки). В зависимости от формы книжки могут быть отдельные графы‚ но в большинстве случаев используется следующая схема:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 3 | Кем награждён‚ какая награда‚ за какие достижения. |
| 4 | Наименование документа (приказ‚ грамота)‚ дата и номер. |
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовьте документ‑основание. Это может быть приказ о награждении‚ акт о размещении фотографии на Доске почёта‚ сертификат почётной грамоты и т.д.
- Убедитесь в наличии печати организации. Запись в бумажную трудовую книжку должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью (если печать предусмотрена внутренними регламентами).
- Заполните графу 3. Укажите:
- Кем награждён (например‚ «директор ООО «ТехноСервис»»);
- Какой наградой (например‚ «почётная грамота за занесение на Доску почёта»);
- За какие достижения (кратко‚ например‚ «за выдающиеся результаты в реализации проекта «Инновация‑2025»»).
- Заполните графу 4. Укажите полное название документа‑основания‚ его номер и дату (например‚ «Приказ № 12‑О от г.»).
- Подпишите запись. Подпись уполномоченного лица ставится внизу листа‚ рядом с записью.
- Проверьте орфографию и правильность дат. Ошибки в датах могут привести к недействительности записи.
- Внесите запись в оригинал трудовой книжки. При работе с электронными трудовыми книжками (если сотрудник согласен) запись вносится в электронный реестр через портал Госуслуг.
Образец записи
Ниже приведён типовой пример записи о занесении сотрудника на Доску почёта.
Графа 3: Директор ООО «ТехноСервис» наградил Иванова Ивана Ивановича почётной грамотой за занесение на Доску почёта за выдающиеся результаты в реализации проекта «Инновация‑2025».
Графа 4: Приказ № 12‑О от г.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить запись‚ если награждение оформлено только фотографией на Доске почёта?
Согласно официальной инструкции‚ запись о размещении фотографии не является обязательной. Однако‚ если к размещению прилагается приказ о награждении (например‚ «награждение почётной грамотой за занесение на Доску почёта»)‚ запись рекомендуется.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку?
Да. С 1 января 2021 года работники могут перейти на электронный формат. Запись вносится в электронный реестр через портал Госуслуг и подписывается электронной подписью работодателя.
Что делать‚ если в трудовой книжке уже есть запись о награждении‚ но она оформлена неверно?
Неправильную запись следует зачеркнуть одной линией‚ указать правильные данные рядом и заверить подписью и печатью работодателя. При этом сохраняется оригинальная запись для контроля.
Какие документы могут служить основанием для записи?
К документам‑основания относятся:
- Приказ о награждении (почётной грамотой‚ медалью‚ орденом);
- Акт о награждении (если награждение происходит без приказа);
- Свидетельство о присвоении почётного звания;
- Приказ о размещении фотографии на Доске почёта (при наличии).
Ошибки‚ которых следует избегать
- Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без заверения.
- Неправильный порядок заполнения граф. Сначала указываются сведения о награде (графа 3)‚ затем – документ‑основание (графа 4).
- Использование сокращений без расшифровки. В официальных записях следует писать полные названия (например‚ «приказ»‚ а не «п/р»);
- Ошибки в датах. Дата должна соответствовать дате документа‑основания‚ а не дате внесения записи.
- Запись в электронную книжку без согласия работника. Сотрудник‚ нанятый после 1 января 2021 г.‚ имеет право отказаться от электронного формата.
Внесение записи о занесении сотрудника на Доску почёта в трудовую книжку – процесс‚ который требует строгого соблюдения нормативных требований. При наличии официального приказа или акта о награждении запись делается в раздел «Сведения о награждениях»‚ заполняются графы 3 и 4‚ запись заверяеться подписью и печатью работодателя. При отсутствии официального документа запись не требуется‚ однако её внесение может стать дополнительным подтверждением заслуг сотрудника.
Автор статьи: Ваш помощник. Все материалы подготовлены на основе актуального законодательства РФ и рекомендаций правовых систем КонсультантПлюс‚ Контур и официальных приказов Минтруда.