Запись о награждении работника почетной грамотой (или иным поощрением) является обязательной частью трудовой книжки‚ если работодатель решил оформить такое поощрение․ Ниже подробно рассмотрен порядок внесения сведений‚ какие данные указывать в каждой графе‚ что делать‚ если нет номера приказа‚ а также особенности заполнения электронной трудовой книжки․
Нормативная база
- Постановление Минтруда РФ от № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (пункт 38‚ пункт 4)․
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (пункт 25)․
- Письма Роструда (разъяснения от ‚ обновлено ) – подтверждают возможность внесения сведений о почетных грамотах и благодарственных письмах․
Структура раздела «Сведения о награждении»
В трудовой книжке выделен специальный раздел‚ где каждая строка соответствует одной записи о награждении․ В нём четыре графы:
- Графa 1 – порядковый номер записи (нарастающий итог за весь трудовой стаж)․
- Графa 2 – дата награждения (день‚ месяц‚ год)․
- Графa 3 – сведения о награде: кто наградил‚ за какие достижения и какая именно награда (полное и сокращённое наименование организации‚ вид награды‚ формулировка заслуг)․
- Графa 4 – ссылка на основание (номер и дата приказа‚ распоряжения или иного документа‚ на основании которого сделана запись)․ Если такого документа нет – в графе ставят прочерк или делают пометку «основание отсутствует»․
Как заполнить графу 3 при отсутствии номера приказа
Если грамота получена‚ но приказ о её вручении отсутствует или его номер установить невозможно‚ запись всё равно делается․ В этом случае:
- В графе 3 указывают полное и сокращённое наименование организации‑наградителя․
- После этого пишут вид награды («почетная грамота»‚ «благодарственное письмо» и т․д․)․
- Далее – за какие именно достижения награждён (например‚ «за успехи в инновационных разработках»‚ «за высокие показатели по выполнению годового плана»)․
- Если есть дополнительные реквизиты грамоты (дата выдачи‚ номер грамоты)‚ их можно добавить в скобках после описания заслуг․
Пример записи в графе 3:
ООО «ТехноИнновации» (сокр․ ООО «ТехноИнновации») – почетная грамота за успешное внедрение системы автоматизации производства (грамота № 12‑2026 от )․
Пошаговая инструкция внесения записи
- Определите порядковый номер․ Посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о награждении» и добавьте единицу․
- Заполните графу 2․ Укажите фактическую дату вручения грамоты (день‚ месяц‚ год)․ Если точно неизвестна – можно указать месяц и год‚ а день оставить прочерком․
- Заполните графу 3․ Следуйте шаблону‚ указанному выше․
- Заполните графу 4․
- Если есть приказ – напишите его номер и дату (например‚ «Приказ № 45 от »)․
- Если приказа нет – поставьте прочерк «—» либо напишите «основание отсутствует»․
- Подпись и печать․ Запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации․
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 г․ ведение трудовых книжек возможно в электронном виде․ Порядок внесения сведений о награждении в ЭТК аналогичен бумажному варианту:
- В разделе «Сведения о награждении» создаётся новая строка․
- Поля заполняются теми же данными‚ что и в бумажной книжке (номер записи‚ дата‚ описание награды‚ основание)․
- Если основания нет – в поле «Основание» ставится прочерк или указывается «отсутствует»․
- После сохранения запись автоматически получает электронную подпись работодателя (УКЭП)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли указывать номер самой грамоты?
- Номер грамоты не является обязательным реквизитом‚ но его можно добавить в графе 3 в скобках для удобства․
- Можно ли вносить запись о награждении‚ если работник уже уволен?
- Да․ Запись о награждении вносится в трудовую книжку независимо от текущего статуса работника‚ если поощрение было объявлено до дня увольнения․
- Что делать‚ если в трудовой книжке закончились страницы раздела «Сведения о награждении»?
- Согласно пункту 38 Инструкции‚ в таком случае в трудовую книжку вшивается вкладыш‚ который оформляется и ведётся в том же порядке‚ что и основная книжка․
- Обязан ли работодатель вносить сведения о награждении в трудовую книжку?
- Внесение сведений о поощрении является правом‚ а не обязанностью работодателя․ Однако если работодатель решил оформить награду‚ то запись должна быть внесена в соответствии с установленным порядком․
Пример полной записи в трудовой книжке
Графa Содержание записи 1 12 2 3 ООО «ТехноИнновации» (сокр․ ООО «ТехноИнновации») – почетная грамота за успешное внедрение системы автоматизации производства (грамота № 12‑2026 от ) 4 Приказ № 45 от Внесение записи о награждении грамотой в трудовую книжку – процедура‚ регламентированная нормативными актами Минтруда и разъяснениями Роструда․ Главное – соблюдать порядок заполнения граф‚ указывать полное наименование организации‑наградителя‚ суть заслуг и‚ если есть‚ основание в виде приказа․ При отсутствии приказа запись всё равно делается‚ а в графе 4 ставится прочерк или пометка об отсутствии основания․ Следуя приведённой инструкции‚ вы избежите ошибок и обеспечите корректное ведение трудовой книжки сотрудников․