Запись о награждении работника в трудовую книжку – это обязательный элемент учёта трудовых достижений. Она подтверждает факт получения поощрения за трудовые заслуги и может влиять на карьерный рост‚ пенсионные выплаты и социальные гарантии. Ниже подробно рассмотрено‚ кто именно отвечает за внесение такой записи‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс и как правильно оформить запись.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о работе‚ поощрениях и награждениях.
- Приказ Минтруда России от № 69 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в ред. от ) – конкретизирует‚ какие сведения о награждении подлежат внесению.
- Письмо Минтруда от № 14‑1 – разъясняет‚ какие выплаты и поощрения необходимо отражать в разделе «Сведения о награждении».
- Федеральный закон «О государственных наградах РФ» и отраслевые положения о ведомственных наградах – определяют виды наград‚ подлежащих учёту.
Кто именно вносит запись?
Ответственность за внесение записи о награждении лежит на работодателе‚ а практически – на следующих должностных лицах:
- Служба кадров (отдел персонала) – обычно именно кадровый специалист или HR‑менеджер готовит и оформляет запись‚ основываясь на представленных документах о награде.
- Руководитель подразделения – в небольших организациях‚ где нет выделенного HR‑отдела‚ запись может оформлять непосредственный руководитель сотрудника.
- Бухгалтерия (при наличии выплаты) – если награда сопровождается материальным поощрением (премия‚ единовременная выплата)‚ бухгалтер подтверждает факт начисления и передаёт информацию в кадровую службу.
- Уполномоченное лицо по работе с наградами – в некоторых крупных компаниях существует должность «ответственный за награды и поощрения»‚ который координирует процесс внесения данных в трудовую книжку.
Важно‚ чтобы лицо‚ вносящее запись‚ имело доступ к трудовой книжке и было уполномочено подписывать её (обычно это руководитель организации или его заместитель‚ уполномоченный приказом).
Какие документы необходимы для внесения записи?
- Копия приказа о награждении (или выписка из него) с указанием вида награды‚ основания и даты награждения.
- Документ‚ подтверждающий фактическое получение награды (например‚ грамота‚ medal‚ сертификат‚ выписка из протокола награждения).
- Если награда сопровождается материальным поощрением – расчётный лист или платёжное поручение‚ подтверждающее выплату.
- Заявление работника (не обязательно‚ но часто используется для подтверждения получения награды).
Порядок внесения записи
- Получение основания – отдел кадров получает приказ о награждении и accompanying документы.
- Проверка соответствия – специалист проверяет‚ что награда относиться к трудовым заслугам (например‚ благодарность за выполнение производственного плана‚ профессиональное мастерство‚ стаж работы и т.д.).
- Формулировка записи – в трудовую книжку вносится запись в разделе «Сведения о награждении» по следующему шаблону:
Дата награждения: DD.MM.YYYY Наименование награды: Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ Основание награждения: За высокие показатели в выполнении годового плана производства (приказ № 123 от ) Кем награждён: Министерство труда и социальной защиты РФ
Запись делается чернилами синего или чёрного цвета‚ под ней ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется внутренним регламентом).
Что именно вносится в раздел «Сведения о награждении»?
Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ в этот раздел включаются:
- Государственные награды РФ (ордена‚ медали‚ звания).
- Ведомственные награды министерств и ведомств (например‚ почётная грамота Минтруда‚ благодарность Роструда).
- Отраслевые и корпоративные награды (премии отраслевых ассоциаций‚ внутренние поощрения компании).
- Благодарности и похвальные листы‚ если они оформлены как официальные документы о награждении.
Простые устные похвалы или неофициальные благодарности не вносятся в трудовую книжку.
Особенности и часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о денежной премии?
Если премия выплачивается в качестве награды за трудовые достижения и оформлена приказом о награждении‚ то да – запись делается. Если премия является частью обычной системы оплаты труда (например‚ квартальный бонус)‚ её в трудовую книжку не вносят.
Кто подписывает запись‚ если награждение произошло в другом филиале?
Подпись ставит уполномоченное лицо того подразделения‚ где ведётся трудовая книжка сотрудника (обычно головной офис или отдел кадров по месту основной работы). При необходимости запрашивается подтверждение от филиала‚ где состоялось награждение.
Можно ли исправить ошибку в записи?
Да‚ ошибку можно исправить путём зачёркивания неверной записи‚ внесения исправления сверху и подписи уполномоченного лица с указанием даты исправления. Исправление должно быть заверено печатью организации.
Нужно ли вносить запись о награждении‚ полученном до приёма на текущее место работы?
Нет. В трудовую книжку вносятся только награды‚ полученные в период работы у данного работодателя. Предыдущие награды отражаются в трудовой книжке предыдущего места работы.
Практический пример
Ситуация: Инженер Иванова А.С. получила почётную грамоту Министерства труда за внедрение энергосберегающей технологии на предприятии. Приказ о награждении № 45 от .
Действия кадровой службы:
- Получить копию приказа и саму грамоту.
- Проверить‚ что награда относится к трудовым заслугам.
- Внести в трудовую книжку запись:
Дата награждения: Наименование награды: Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ Основание награждения: За внедрение энергосберегающей технологии‚ снизившей потребление электроэнергии на 15 % (приказ № 45 от ) Кем награждён: Министерство труда и социальной защиты РФ
- Подписать запись руководителем отдела кадров и поставить печать организации.
- Сделать копию приказа и грамоты для личного дела сотрудника.
Запись о награждении в трудовую книжку вносит работодатель через свою кадровую службу (или уполномоченное лицо)‚ действующую на основании приказа о награждении и подтверждающих документов. Процесс регламентирован Трудовым кодексом РФ‚ приказом Минтруда и разъяснительными письмами ведомства. Соблюдение установленного порядка гарантирует законность записи‚ защищает права работника и обеспечивает корректное ведение трудовой книжки на протяжении всей трудовой деятельности.