Запись о награждении сотрудника в трудовой книжке – обязательный элемент документооборота. Она фиксирует не только факт поощрения, но и основания, дату, форму поощрения и иные детали, которые могут потребоваться при проверках, аудите или оформлении пенсионного оформления.

Правовая основа

Согласно п. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ и Приказу Минтруда № 320н от , сведения о награждении вносятся в раздел «Сведения о награждении» трудовых книжек. При этом:

• записи должны быть сделаны в хронологическом порядке;
• указываются полное наименование награды, её тип (медаль, орден, благодарность и т.п.);
• указывается кто и за что наградил работника (приказ, указ, решение совета и т.д.);
• указывается дата внесения записи в книжку.

Виды поощрений, которые фиксируются в книжке

В трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые оформлены официальным документом и не являются денежными выплатами. К ним относятся:

1. Похвала, благодарность, благодарственное письмо;
2. Наградные знаки (медали, ордена, ордена Победы и др.);
3. Почетные грамоты;
4. Поощрения, связанные с юбилеем работы (10, 25, 50 лет и т.п.).

Денежные премии, премии в виде денежного вознаграждения, не вносятся в трудовую книжку.

Где искать образцы заполнения

Для удобства бухгалтеров и HR‑специалистов в открытом доступе доступны готовые образцы заполнения:

• на сайте БУХ.1С – раздел «Как вносить сведения о награждении в трудовую книжку»;
• в системе СКД (Система кадровых документов) – более 100 типовых образцов;
• в справочниках КонсультантПлюс и Роструд – разъяснения по п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек;

Эти источники содержат примеры заполнения всех граф 3 (раздел «Сведения о награждении») и показывают, как оформить запись в электронной форме.

Порядок внесения данных вручную

В бумажной трудовой книжке заполняются следующие графы:

• Графа 2 – дата внесения записи;
• Графа 3 – полное наименование награды и её сокращённое обозначение;
• Графа 4 – основание награждения (пример: «Указом Президента РФ от № 123»);
• Графа 5 – подпись руководителя (при необходимости).

Пример заполнения:

Графа 2: 
Графа 3: «Медаль «За трудовую доблесть» (МЗД)
Графа 4: Указом Президента РФ от № 456

Особенности внесения в электронную трудovую книжку (ЭТК)

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка. В ней записи о награждениях вводятся так же, как в бумажной, но:

• вводятся только в раздел «Сведения о награждении»;
• система автоматически проверяет корректность даты и ссылки на документ;
• в электронных книжках часто отображается только дата внесения, а не дата самого награждения – поэтому важно указывать оба значения в комментариях.

Если у работодателя используется программное обеспечение (например, 1С:Зарплата и управление персоналом), то вводятся через форму «Запись о награждении», где система генерирует нужные поля.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие ссылки на основной документ. Без указания приказа, указа или другого нормативного акта запись считается недействительной.
2. Неучёт хронологии. Записи должны идти в порядке их датирования; если запись вносится позже, её дата должна быть позже предыдущих.
3. Запись в электронной книжке без даты. В ЭТК необходимо указывать и дату награждения, и дату внесения записи.
4. Внесение денежного поощрения. Денежные выплаты в книжку не включаються.

Как оформить запись о юбилейном поощрении

Если сотрудник отмечает 10‑, 25‑ или 50‑летний стаж и получает, например, почетную грамоту, то в книжку вносят такие данные:

• Награда: «Почетная грамота организации за 25 лет работы»;
• Основание: «Приказ № 15 от «О награждении сотрудников за длительный стаж работы»;
• Дата внесения: ;
• Подпись руководителя (при необходимости).

Заполнение раздела «Награждения» в трудовой книжке – важная процедура, требующая внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно оформленная запись:

• обеспечивает юридическую силу награждения;
• упрощает работу при проверках и при оформлении пенсионных документов;
• помогает сотрудникам подтвердить свои достижения.

Для упрощения процесса рекомендуется пользоваться готовыми образцами из БУХ.1С, КонсультантПлюс и специализированных систем кадрового документооборота.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете корректное заполнение трудовых книжек и минимизируете риск ошибок.