В трудовой книжке фиксируются не только сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудника, но и сведения о награждениях, полученных им от работодателя․ Правильное оформление этих записей регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда от № 320н и требованиями ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда)․
Нормативно‑правовая база
- ТК РФ, ст․ 191 – перечисляет виды поощрений, которые могут быть отражены в трудовой книжке․
- Приказ Минтруда № 320н от – устанавливает форму и содержание записей о награждении․
- ЕИСОТ – требования к оформлению записей, сроки внесения и соответствие тексту приказа․
Сроки внесения сведений
Записи о награждении вносятся не позднее недели со дня подписания приказа (распоряжения) работодателя и должны полностью соответствовать тексту этого документа․
Электронные и бумажные формы
С 2020 года многие организации перешли на электронные трудовые книжки․ При этом:
- Если у сотрудника есть закрывающая запись в бумажной книжке, новая запись в неё не вносится․
- В электронной форме сведения о награждениях не отражаются в СФР (в форму ЕФС‑1), но могут быть указаны в электронной книжке по запросу работника․
Что именно записывается о награждении?
В соответствии с п․ 25 Приказа 320н в трудовую книжку вносятся такие сведения:
- Полное и сокращённое наименование организации‑работодателя․
- Дата и номер приказа (распоряжения) о награждении․
- Тип наградыды (почётная грамота, благодарственное письмо, денежное премирование и т․п;)․
- Краткое основание награждения (трудовые заслуги, достижения в работе и т․д․)․
- Номер и дата приказа (если он уже опубликован)․
Пример записи
Запись о награждении Организация: ООО «ТехноСервис» (ОГРН 123456789) Приказ № 156 от г․ «О благодарном письме сотруднику Иванову И․И․» Тип награды: Почётная грамота за многолетние трудовые заслуги Основание: 10 лет работы в организации, выслуга более 15000 часов Дата внесения:
Как правильно оформить запись в разных ситуациях
Награждение бумажным документом
Если награда выдаётся в виде почётной грамоты или благодарственного письма, её сведения фиксируются в разделе «Сведения о награждении» (графа 3) трудовой книжки․
Награждение денежным премированием
Денежное вознаграждение (премия) также может быть отражено в книжке, но только при наличии официального приказа, где указано основание и размер выплаты․
Награждение при увольнении
При увольнении запись о предыдущих награждениях вносится в последний день увольнения․ Если трудовая книжка уже закрыта (записано закрывающее заявление), то дополнительные записи в неё не вносятся – они фиксируются в электронной форме или в отдельном протоколе․
Пошаговая инструкция для бухгалтера и HR‑специалиста
- Получить приказ о награждении (подписанный, с номером и датой)․
- Проверить соответствие текста приказа требованиям ТК и Приказа 320н․
- Определить форму записи (бумажная или электронная)․
- Заполнить графу 3 трудовой книжки: наименование организации, дата и номер приказа, тип награды, основание․
- Подписать запись ответственным лицом (HR‑менеджер, директор)․
- Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника․
- При переходе на электронную форму – отправить корректирующие сведения в СФР по форме ЕФС‑1, если это требуется․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли вносить запись о награждении, если приказ подписан после закрытия книжки?
Ответ: Нет․ Запись допускается только до закрытия книжки; после этого сведения фиксируются в отдельном протоколе или в электронной форме․ - Вопрос: Нужно ли указывать размер премии в книжке?
Ответ: Размер премии обычно не указывается, если только он не является частью официального приказа о премировании․ - Вопрос: Как оформить запись, если награждение производит несколько работодателей?
Ответ: В книжке указываются сведения о каждом работодателе отдельно, с указанием полного наименования организации и номера приказа․
Правильное оформление записей о награждениях в трудовой книжке – важный элемент документооборота, который подтверждает законные права сотрудника на признание его трудовых достижений․ Соблюдение требований ТК РФ, Приказа 320н и ЕИСОТ позволяет избежать ошибок при внесении данных, ускорить процесс оформления и обеспечить прозрачность для всех участников․
Для более удобного контроля процессов рекомендуется использовать специализированные программы бухгалтерского учёта (например, БУХ․1С) и готовые образцы заполнения, которые доступны в открытом доступе․
Дата публикации: 15:22:41 ()