Трудовая книжка (ТК) — основной документ, фиксирующий профессиональную историю работника. Одним из важных разделов является раздел «Сведения о награждении». Правильное оформление записи о полученной почётной грамоте защищает интересы сотрудника и позволяет работодателю учесть его заслуги при расчёте премий, повышении и т.д.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения записей о награждении в ТК:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (рег. № 63748 от );
• Трудовой кодекс РФ (ст. 183, 184) – определяет, какие поощрения подлежат обязательному отражению в ТК.
• Локальные нормативные акты организации (приказ о награждении, регламентирующий порядок фиксирования наград).

Какие награды вносятся в трудовую книжку?

В раздел «Сведения о награждении» вносятся:

1. Государственные награды (орден, медаль, звание).
2. Почётные грамоты, дипломы, благодарности, выданные государственными, муниципальными органами, а также по инициативе работодателя.
3. Награды, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами (например, грамоты отдела, благодарственные письма, если они оформлены приказом).

Если награда не имеет официального приказа (например, «грамота отдела» без номера), запись всё равно возможна, но требуется подтверждающий документ (копия грамоты + справка от руководителя).

Когда запись обязательна?

• При получении награды за трудовые заслуги, независимо от того, кто её выдал.
• Если работник переходит к новому работодателю – прежний работодатель обязан внести запись в ТК до её передачи.
• В случае потери трудовой книжки запись делается в дубликате, но только после предоставления подтверждающих документов.

Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки

Ниже описан порядок внесения записи в традиционную (бумажную) ТК.

1. Соберите подтверждающие документы:
   • Копию приказа (или распоряжения) о награждении с указанием даты, номера и наименования награды.
   • Саму грамоту (если она имеется).
   • Справку от руководителя, подтверждающую факт вручения, если приказа нет.
2. Подготовьте запись в соответствии с формой ТК (раздел 4 «Сведения о награждении»). Заполняются четыре графы:

3. Заполните графы (пример см. ниже).
4. Подпишите запись:
   • Подпись работника.
   • Подпись (расшифровка) руководителя, вносящего запись.
5. Поставьте печать организации (если предусмотрено локальными актами).
6. Проверьте корректность записи (дата, номер приказа, орфография).

Пример корректной записи

Допустим, Иванов И.И. получил почётную грамоту за внедрение инновационной системы в компании «ТехноСервис» 12 марта 2025 года. Приказ № 15‑2025 от 10 марта 2025 года.

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: Руководство ООО «ТехноСервис» наградило Ивана Ивана Ивановича за разработку и внедрение инновационной системы управления производством.
Графа 4: Почётная грамота «За инновационные разработки», приказ № 15‑2025 от 
Подпись работника: ___________ И.И. Иванов
Подпись руководителя: ___________ П.П. Петров, директор
Печать организации

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В ЭТК запись о награждении вносится автоматически только на основании официального приказа, загруженного в систему. Если такой возможности нет, следует:

• Предоставить работодателю оригиналы (или сканы) приказа и грамоты.
• Попросить работодателя оформить запись в бумажной ТК, а затем загрузить её в ЭТК (если организация использует гибридный порядок).
• Если приказа нет, предоставить справку от руководителя и копию грамоты – работодатель может оформить запись вручную в ЭТК после подтверждения факта награждения.

Что делать, если нет приказа?

Отсутствие приказа – частая ситуация при получении «внутренних» грамот. Возможные варианты:

1. Получить от руководителя письменную справку с указанием:
   • ФИО работника.
   • Наименование награды.
   • Дата вручения.
   • Краткое описание достижений.
2. Прикрепить к справке копию самой грамоты (скан/фото).
3. Работодатель вносит запись, в графе 4 указывает «без приказа», но фиксирует дату справки и её номер (например, «Справка № 12‑2025 от »).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли записать в ТК грамоту, полученную от коллеги по отделу?

Да, если грамота оформлена официальным приказом или подтверждена справкой руководителя. Важно, чтобы документ имел подпись и печать организации.

Нужна ли подпись работника при внесении записи?

Да. По Трудовому кодексу запись в ТК должна быть подписана как работником, так и лицом, вносящим запись (руководителем, кадровиком).

Можно ли добавить запись о награде после увольнения?

Да, но только при наличии подтверждающих документов. Работодатель, у которого хранится ТК, обязан внести запись до её передачи новому работодателю.

Как оформить запись, если награда получена от государства, но приказ не выдан?

Для государственных наград всегда существует официальный приказ или указ. Если он утерян, следует запросить копию в соответствующем органе (например, в отделе кадров организации‑заказчика) и уже на её основе оформить запись.

Ошибки, которых следует избегать

• Заполнение графы 4 без указания номера и даты приказа (если приказ есть).
• Отсутствие подписи работника – запись считается недействительной.
• Неправильный порядок нумерации записей (пропуск номеров).
• Использование сокращений в официальных названиях наград (рекомендуется писать полное наименование).
• Неучёт даты награждения – в графе 2 должна стоять именно дата вручения, а не дата издания приказа.

Запись о награждении почётной грамотой в трудовую книжку – важный элемент профессионального портфолио работника. Следуя официальным требованиям и правильно оформляя документ, вы гарантируете, что ваша награда будет учтена в кадровой истории и не вызовет вопросов при последующих проверках.

Помните: без подтверждающего приказа или справки запись может быть оспорена, поэтому собирайте все необходимые документы сразу после получения награды.