Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Помимо сведений о приёме, переводах и увольнении, в неё вносятся записи о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги. Правильное оформление таких записей регламентируется нормативными актами, в частности:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от г. № 225;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение к Правилам).
Какие награды подлежат внесению
Согласно п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) работника:
- Государственными наградами (ордена, медали, знаки отличия);
- Государственными почётными званиями (например, «Заслуженный работник отрасли»);
- Ведомственными наградами и почётными грамотами, утверждёнными соответствующими министерствами и ведомствами;
- Поощрениями от работодателя (благодарственные письма, премии, почётные грамоты организации), если они предусмотрены локальными нормативными актами и имеют документальное подтверждение.
Важно: награды, не имеющие официального статуса (например, благодарности в устной форме), в трудовую книжку не вносятся.
Порядок заполнения записи о награждении
Запись о награждении делается в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки. Каждая строка заполняется согласно установленной форме:
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (нумерация сквозная за весь период трудовой деятельности) |
| 2 | Дата внесения записи (день, месяц, год) |
| 3 | Наименование награды, кем она присуждена и за какие достижения (например: «Медаль «За трудовую доблесть» Министерства труда и социальной защиты РФ – за высокие показатели в выполнении производственного плана») |
| 4 | Основание для внесения записи: наименование документа (приказ, распоряжение, постановление), его номер и дата |
Пример заполнения:
01 Почётная грамота Министерства образования РФ – за выдающиеся достижения в подготовке квалифицированных кадров Приказ № 112 от «О награждении работника ООО «Образование» Почётной грамотой Минобрнауки РФ»
Особенности внесения в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек допускается в электронном виде. При внесении сведений о награждении в ЭТК порядок заполнения остаётся тем же, но данные вводятся в соответствующие поля информационной системы:
- Порядковый номер формируется автоматически;
- Дата записи – текущая дата операции;
- В поле «Наименование награды» указывается полное название и основание;
- В поле «Документ‑основание» загружается скан приказа или указываются его реквизиты.
Важно: если работодатель ведёт только бумажную трудовую книжку, электронная запись не делается, и наоборот.
Что не вносится в трудовую книжку
Согласно пункту 25 Правил и разъяснениям Минтруда, в трудовую книжку не вносятся:
- Благодарности, выраженные устно или в виде электронных сообщений без официального приказа;
- Поощрения, не имеющие нормативного закрепления (например, корпоративные сувениры без accompanying документа);
- Сведения о награждениях, полученных вне трудовой деятельности (спортивные, творческие награды, если они не связаны с трудовыми достижениями на данном месте работы).
Практические рекомендации для кадровых специалистов
- Проверьте наличие основания. Перед внесением записи убедитесь, что у вас есть приказ или иное официальное распоряжение о награждении.
- Уточните формулировку. В графе 3 должно быть чётко указано: кто награждает, за что и какая награда.
- Соблюдайте хронологию. Хотя закон не требует строгой хронологической последовательности, рекомендуется вносить записи в порядке их получения, чтобы избежать путаницы.
- Контролируйте нумерацию. Номер записи должен следовать за последней внесённой записью в трудовой книжке (включая записи о работе, переводах и т.д.).
- Для электронной книжки используйте утверждённые формы. В большинстве кадровых систем (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.п.) есть готовый шаблон «Сведения о награждении».
- Архивируйте документы. Приказ о награждении и копия записи в трудовой книжке должны храниться в личном деле работника не менее 50 лет.
Образцы записей для различных видов наград
Государственная награда
57 Орден «Знак Почёта» – за многолетний добросовестный труд и значительный вклад в развитие отрасли Указ Президента РФ № 456 от «О награждении государственными наградами»
Ведомственная почётная грамота
58 Почётная грамота Министерства здравоохранения РФ – за высокие показатели в организации медицинской помощи Приказ Минздрава РФ № 78 от «О награждении работников отрасли»
Корпоративная благодарность (при наличии локального нормативного акта)
59 Благодарственное письмо генерального директора ООО «Техносервис» – за успешное завершение проекта «Автоматизация учета» Приказ генерального директора № 202 от «О поощрении сотрудников за проектную работу»
Внесение сведений о наградах в трудовую книжку – важная часть кадрового документооборота, которая подтверждает профессиональные достижения работника и повышает его статус на рынке труда. Соблюдение установленных правил гарантирует легитимность записи, облегчает последующие проверки со стороны государственных органов и защищает права как сотрудника, так и работодателя. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние инструкции по ведению трудовых книжек, проводить обучение кадровых специалистов и использовать проверенные программные решения для минимизации ошибок.