Запись о награждении в трудовой книжке — это официальное документальное подтверждение поощрения работника за добросовестный труд, достижения в профессиональной деятельности или вклад в развитие организации. Несмотря на то, что с 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки, бумажные экземпляры до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников, особенно тех, кто начал трудовую деятельность до этого срока. Поэтому правильное оформление записи о награждении в бумажной трудовой книжке остаётся обязательным требованием для работодателей.

Зачем вносить запись о награждении в трудовую книжку?

Внесение информации о награждениях в трудовую книжку имеет несколько важных целей:

• Документальное подтверждение профессиональных достижений — запись служит официальным аргументом при трудоустройстве, повышении по службе или участии в конкурсах.
• Мотивация сотрудников — публичное признание заслуг способствует росту лояльности и производительности труда.
• Соответствие законодательству, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69), работодатель обязан вносить сведения о награждениях, если они были оформлены приказом организации.
• Избежание административной ответственности — невнесение записи о награждении, оформленном приказом работодателя, может быть расценено как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Какие виды награждений вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые были оформлены внутренними документами организации (приказом, распоряжением); К таким награждениям относятся:

• Почетная грамота
• Благодарственное письмо (от организации)
• Диплом победителя конкурса (организованного работодателем)
• Нагрудный знак или знак отличия (вручаемый организацией)
• Бонус за высокие результаты труда (если указано в приказе как поощрение)
• Премия за особые достижения (при наличии формулировки «за добросовестный труд» и т.п.)

Важно! Записи не вносятся за:

• Государственные награды (ордена, медали, почетные звания РФ, ведомственные награды, если не оформлены приказом организации)
• Простые денежные премии без указания на поощрение за трудовые достижения
• Благодарности от третьих лиц (например, от клиентов, муниципалитета, если не издан приказ работодателя)

Правила и порядок внесения записи

Согласно Инструкции № 69, запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки. Порядок следующий:

1. Графа 1 — порядковый номер записи
   Нумерация ведётся нарастающим итогом с момента начала трудовой деятельности работника в данной организации. Нумерация не сбрасывается при смене должности или подразделения.
2. Графа 2 — дата награждения
   Указывается дата приказа о награждении (не дата вручения грамоты или церемонии). Например: .
3. Графа 3 — наименование организации и вид награждения
   В виде заголовка указывается полное наименование организации и, при наличии, сокращённое наименование. Ниже — вид поощрения в точном соответствии с текстом приказа. Например:
   • Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис» (ООО «Альфа-Сервис»)
   • Награждён почетной грамотой
4. Графа 4 — основание для записи
   Указываются номер и дата приказа, на основании которого вносится запись. Формулировка должна быть точной. Например:
   • На основании приказа № 45 от

Образец записи о награждении почетной грамотой

Вот как должна выглядеть корректная запись в трудовой книжке:

Графа 1: 7 
Графа 2: 
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис» (ООО «Альфа-Сервис») 
    Награждён почетной грамотой 
Графа 4: На основании приказа № 45 от 

Образец записи о благодарственном письме

Графа 1: 8 
Графа 2: 
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис» (ООО «Альфа-Сервис») 
    Награждён благодарственным письмом 
Графа 4: На основании приказа № 67 от 

Ошибки при заполнении и как их избежать

Частые ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной:

• Неправильное наименование организации, не указано сокращённое наименование, если оно официально используется.
• Отсутствие ссылки на приказ — запись без указания номера и даты приказа не имеет юридической силы.
• Использование разговорных формулировок — вместо «награждён почетной грамотой» пишут «дали грамоту», это недопустимо.
• Неправильная нумерация — пропущенные или дублирующие номера.
• Использование корректирующих записей, если ошибка допущена, её нельзя зачёркивать; Нужно внести новую запись с указанием «Исправлено» и заверить печатью и подписью.

Что делать, если запись не была внесена вовремя?

Если работодатель забыл внести запись о награждении (например, в 1993 году или в прошлом году), то:

• Запись может быть внесена позднее, закон не запрещает это.
• Необходимо издать новый приказ (дополнительный или уточняющий) с указанием даты фактического награждения.
• Запись вносится в трудовую книжку в хронологическом порядке — не в конец, а на своё место по дате награждения.
• В графе 4 указывается номер и дата нового приказа, а в тексте можно добавить: «Запись вносится с учётом факта награждения от [дата]».

Особенности внесения в электронную трудовую книжку

С 2021 года работодатели обязаны передавать сведения о награждениях в электронную трудовую книжку через систему ФСС. В этом случае:

• Запись формируется автоматически при передаче данных из кадровой системы (например, 1С).
• Содержание аналогично бумажному варианту: дата, вид поощрения, номер и дата приказа.
• Работник может просмотреть запись в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ.

Важно! Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку, записи в обеих должны совпадать. Работодатель несёт ответственность за их идентичность.

Запись о награждении в трудовой книжке — это не просто формальность, а важный элемент кадрового документооборота, отражающий профессиональный путь сотрудника. Правильное, аккуратное и своевременное оформление таких записей:

• Защищает права работника;
• Повышает прозрачность кадровой политики;
• Снижает риски проверок и штрафов со стороны трудовой инспекции.

Рекомендуется:

• Создать внутренний регламент по внесению записей о награждениях;
• Назначить ответственного сотрудника (кадровик или бухгалтер);
• Вести журнал учёта награждений для контроля и сверки;
• Проводить ежеквартальную проверку полноты внесённых записей.

Помните: каждая запись в трудовой книжке, это часть истории профессионального роста человека. Отнеситесь к ней с уважением и ответственностью.