В трудовой книжке работника фиксируются не только сведения о приёме‚ переводах и увольнении‚ но и информация о поощрениях и наградах‚ полученных за период работы у конкретного работодателя. Согласно действующему порядку ведения трудовых книжек‚ запись о награждении должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Нормативная база
Основные положения содержатся в:
- Порядке ведения трудовых книжек и выдаче их копий (утверждённом Постановлением Минтруда России от № 69);
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (приложение к указанному Порядку);
- Разъяснениям Минтруда и соцзащиты РФ (например‚ письма от г. и г.).
В пункте 36 Порядка прямо указано: «Если у работодателя есть печать организации или кадровой службы‚ записи нужно заверить этой печатью». Аналогично‚ в пунктах‚ касающихся увольнения‚ подчёркивается‚ что подписями и печатью нужно заверить только записи об увольнении с работы‚ однако записи о награждениях также подлежат заверению‚ если они вносятся в трудовую книжку.
Что считается записью о награждении?
В разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки фиксируются:
- Почётные звания (например‚ «Заслуженный работник отрасли»);
- Грамоты и благодарности;
- Премии (денежные‚ ведомственные‚ корпоративные);
- Иные формы поощрения‚ предусмотренные локальными нормативными актами организации.
Каждая такая запись состоит из четырёх граф:
- Графa 1 – порядковый номер записи;
- Графa 2 – дата внесения записи;
- Графa 3 – кем награждён сотрудник‚ за какие достижения и какой наградой;
- Графa 4 – наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись (приказ‚ распоряжение‚ протокол и т.д.).
Как правильно оформить запись о награждении
- Подготовьте основание – приказ о награждении‚ протокол комиссии или иной документ‚ подтверждающий факт поощрения.
- В графе 3 запишите полное название награды‚ учреждение‚ которое её присвоило‚ и краткое описание заслуг (например: «За высокие показатели в выполнении производственного плана за 2025 г. – благодарность Генерального директора ООО «Пример»»).
- В графе 4 укажите реквизиты документа: «Приказ № 123 от г. о награждении сотрудников за достижение квартальных целей».
- Поставьте дату внесения записи в графу 2 (обычно дата подписи приказа).
- Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров‚ директор по персоналу или иное лицо‚ уполномоченное приказом руководителя) ставится в графе 5 (подпись).
- После подписи ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии такой печати). Если у организации нет печати‚ достаточно подписи уполномоченного лица.
Кто заверяет запись подписью и печатью?
Согласно пункту 36 Порядка и разъяснениям Минтруда:
- Подпись ставит лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик‚ специалист отдела кадров‚ руководитель подразделения).
- Печать ставит организация‚ в которой впервые заполнена трудовая книжка‚ либо кадровая служба‚ если она имеет отдельную печать.
- Если трудовая книжка заполнялась на двух государственных языках (русском и языке республики)‚ заверяются оба текста подписью и печатью.
Когда печать обязательна?
Печать ставится:
- При первой записи в трудовой книжке (ьный лист);
- При внесении сведений о работе‚ переводах и увольнении;
- При внесении записей о награждениях и поощрениях‚ если у работодателя есть печать организации или кадровой службы.
Если печать отсутствует‚ запись считается действительной при наличии только подписи уполномоченного лица.
Особенности заполнения раздела «Сведения о награждении»
- Раздел не предназначен для внесения сведений о приёме‚ переводах или увольнении – такие записи делаются в других разделах трудовой книжки.
- Если в разделе осталось всего две свободные строки‚ а необходимо внести более объёмную запись о награждении‚ допускается начать запись в основной книжке и продолжить её во вкладыше (дополнительном листе) к трудовой книжке.
- Все записи должны быть чёткими‚ без исправлений. При необходимости исправления ошибочной записи следует зачеркнуть неправильный текст‚ написать верный рядом и заверить исправление подписью и печатью.
Пример правильной записи о награждении
| Графa | Содержание |
|---|---|
| 1 | 1 |
| 2 | |
| 3 | Благодарность Генерального директора ООО «Пример» за высокие показатели в выполнении производственного плана за I квартал 2026 г. |
| 4 | Приказ № 123 от г. «О поочерёдном награждении сотрудников за достижение квартальных целей» |
| 5 | Подпись: _____________________ (Иванов И.И.‚ начальник отдела кадров) |
| 6 | Печать организации (или печать кадровой службы) |
Частые ошибки и способы их исправления
- Отсутствие печати при наличии у организации – исправление: поставить печать рядом с подписью‚ если запись уже внесена‚ либо оформить дополнительный лист с печатью и подписью.
- Неполные реквизиты документа в графе 4 – дополнить недостающие данные (номер‚ дата‚ название) и заверить исправление.
- Запись о награждении помещена в раздел о работе – перенести запись в правильный раздел‚ оформив её заново с подписью и печатью.
- Исправление без заверения – зачеркнуть ошибочный текст‚ написать верный‚ поставить подпись уполномоченного лица и печать.
Запись в трудовой книжке о награждениях является важным элементом документирования трудовой деятельности работника. Для её законности необходимо соблюсти два условия: подпись уполномоченного лица и‚ при наличии печати организации или кадровой службы‚ печать. Следуя установленному порядку ведения трудовых книжек и внимательно заполняя каждую графу раздела «Сведения о награждении»‚ работодатель гарантирует достоверность и юридическую значимость внесённых сведений‚ а работник получает подтверждение своих профессиональных достижений.