Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю карьеры работника. Помимо записей о приёме‚ переводе и увольнении‚ в неё вносятся сведения о поощрениях и награждениях. Это важно как для работника (подтверждение заслуг)‚ так и для работодателя (соблюдение норм трудового законодательства).
Когда и зачем вносить запись о награждении?
Запись вносится обязательно‚ если награждение (поощрение) связано с трудовой деятельностью работника и оформлено официальным документом работодателя. Это может быть:
- Почетная грамота (благодарность) от организации‚ где работает сотрудник.
- Награждение от вышестоящей организации или государственного органа за достижения в работе.
- Премия‚ знак отличия‚ звание (например‚ «Ветеран труда»)‚ если они вручены в рамках трудовых отношений.
Важно: Если награждение исходит от сторонней организации (не текущего работодателя)‚ но связано с трудовой деятельностью‚ запись всё равно вносится текущим работодателем‚ у которого хранится трудовая книжка.
На каком основании делается запись?
Основанием для внесения записи является нормативный акт работодателя:
- Приказ (распоряжение) о награждении. Это основной документ. В нём должны быть:
- Дата и номер.
- ФИО работника‚ должность‚ структурное подразделение.
- Вид награждения (например‚ «Почетная грамота»‚ «Благодарность»‚ «Премия»).
- Основание (например‚ «за безупречную работу»‚ «за достижение плановых показателей»).
- Подпись руководителя и печать организации.
- Копия наградного документа (грамоты‚ удостоверения)‚ выданного сторонней организацией‚ с отметкой о вручении.
Срок внесения: Запись должна быть сделана не позднее одной недели со дня издания приказа (распоряжения) о награждении.
Как правильно оформить запись: структура и образцы
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (после последней записи об увольнении/приёме) в соответствии с правилами‚ установленными для трудовой книжки.
Образец записи о награждении почетной грамотой
№ п/п | Дата | Сведения о работе
… (предыдущие записи) …
5 | | Награжден Почетной грамотой Администрации г. Москвы за многолетний добросовестный труд и значительный вклад в развитие городского транспорта (на основании распоряжения № 123-ра от ).
Образец записи о благодарности от работодателя
№ п/п | Дата | Сведения о работе
… (предыдущие записи) …
6 | | Объявлена Благодарность Général Director за успешное выполнение проекта «Внедрение CRM-системы» и проявленные инициативу и ответственность (на основании приказа № 456-к от ).
Образец записи о награждении от вышестоящей организации
№ п/п | Дата | Сведения о работе
… (предыдущие записи) …
7 | | Награжден Медалью «За заслуги перед Отечеством» II степени Министерством промышленности и торговли РФ за достижения в области инноваций (на основании Указа Президента РФ № 789 от и вручения награды ).
Ключевые элементы‚ которые должны быть в записи:
- Порядковый номер записи (следующий после последней).
- Дата внесения записи (дата‚ когда делается запись в книжку‚ обычно совпадает с датой приказа или немного позже).
- Текст записи‚ содержащий:
- Формулировку вида награждения (Награжден…‚ Объявлена…).
- Название награды (Почетная грамота‚ Благодарность‚ Медаль и т.д.).
- Кто награждает (организация‚ орган власти).
- За что награжден (краткая причина‚ конкретные заслуги).
- Ссылку на основание, номер и дату приказа/распоряжения/иного документа.
Что делать‚ если место в разделе закончилось?
Если в разделе «Сведения о работе» (обычно 10 разворотов) не осталось свободных строк‚ необходимо оформить дополнительный лист (вкладыш) к трудовой книжке. Он имеет ту же нумерацию‚ что и основная книга‚ и подшивается в неё. Запись о награждении вносится в этот лист.
Распространённые ошибки и как их избежать
Ошибки:
- Нет ссылки на документ-основание. Запись без указания номера и даты приказа считается неполной и может быть оспорена.
- Неточное название награды. Нужно писать точно так‚ как в приказе (например‚ «Почетная грамота Министерства»‚ а не просто «грамота»).
- Излишняя или недостаточная детализация причины. Лучше указать конкретный факт («за внедрение системы X»‚ «за выполнение плана продаж на 2025 год»)‚ а не общие фразы («за хорошую работу»).
- Неразборчивый почерк. Все записи должны быть сделаны чётко‚ чернилами синего или чёрного цвета.
- Исправления и помарки. Не допускаются. При ошибке запись зачёркивается одной чертой (чтобы можно было прочитать исходный текст)‚ делается новая запись с пометкой «Запись за номером … недействительна» и ставится подпись ответственного лица с датой.
- Получите официальный документ: Приказ/распоряжение о награждении с чёткими реквизитами и копию наградного документа (если есть).
- Определите место для записи: Следующий порядковый номер в разделе «Сведения о работе» или дополнительный лист.
- Оформите запись: Укажите номер‚ дату и текст‚ включающий вид награды‚ кем вручена‚ за что и ссылку на основание (примеры выше).
- Подпишитесь: Запись завершается подписью лица‚ внесшего её (обычно кадровик или руководитель)‚ и печатью организации.
- Уведомите работника: Сообщите сотруднику о внесении записи‚ предложите ознакомиться.
Помните: Грамотное оформление записей о награждениях защищает интересы и работника‚ и работодателя. При отсутствии официального приказа-основания запись в трудовую книжку не вносится.