Запись о недействительности в трудовой книжке используется, когда в ней допущена ошибка, например, некорректное увольнение или неправильное основание прекращения трудовых отношений. Правильное оформление позволяет избежать споров с сотрудником и гарантирует соответствие Трудовому кодексу РФ.

Общие принципы признания записи недействительной

По разъяснениям Минтруда России (постановление от 24 сентября 2024 г.) запись в трудовой книжке считается недействительной, если:

• в ней указано неправильное основание увольнения;
• документ, на основании которого сделано увольнение, не подтверждён;
• в графе 4 не указаны реквизиты приказа/распоряжения.

Для признания такой записи недействительной необходимо выполнить определённые действия в соответствующих графах трудовой книжки.

Какие графы заполняются

1. Графа 1 – ставится следующий порядковый номер записи.
2. Графа 2 – указывается дата внесения исправляющей записи.
3. Графа 3 – формулируется запись о недействительности.
4. Графа 4 – указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ, распоряжение, номер и дата).

Пошаговая инструкция

Ниже приведён пошаговый алгоритм, который можно использовать в любой организации.

1. Определите причину признания записи недействительной. Например, увольнение было оформлено без приказа, либо основание не соответствует Трудовому кодексу.
2. Подготовьте документ‑основание. Это может быть приказ руководителя, распоряжение, решение комиссии и т.д. В нём должны быть указаны:
   • номер приказа;
   • дата его издания;
   • подпись ответственного лица.
3. Запишите номер новой записи. В графе 1 трудовой книжки ставится новый порядковый номер (обычно предыдущий номер + 1).
4. Укажите дату внесения исправления. В графе 2 пишем текущую дату (например, ).
5. Сформулируйте запись о недействительности. В графе 3 пишем:

   «Запись за номером ХХХ недействительна».
   (заменяем ХХХ на номер той записи, которую признаём недействительной).

6. Укажите реквизиты документа. В графе 4 вписываем:

   «Приказ № 123 от г.».

7. Зачеркните недействительную запись. По правилам, недействительные персональные данные в бланке аккуратно зачеркиваются одной чертой.

Примеры оформления

Ниже – несколько типовых примеров, которые можно скопировать в свою практику.

Пример 1: Ошибочное увольнение без приказа

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: Запись за номером 12 недействительна
Графа 4: Приказ № 45 от г. (не подписан, недействителен)

В результате запись о увольнении с номером 12 считается недействительной, а в графе 4 указано, что основанием для исправления является приказ № 45, который не подтверждён.

Пример 2: Увольнение по неверному основанию

Графа 1: 18
Графа 2: 
Графа 3: Запись за номером 17 недействительна
Графа 4: Приказ № 78 от г. «Об увольнении по собственному желанию» (не соответствует ст. 81 ТК РФ)

Здесь запись признана недействительной, так как приказ не соответствует требованиям закона.

Пример 3: Исправление пропущенной записи

Если в трудовой книжке пропущена запись о приёме на работу, её можно добавить как недействительную запись, чтобы сохранить целостность документа.

Графа 1: 22
Графа 2: 
Графа 3: Запись за номером 21 недействительна
Графа 4: Приказ № 90 от г. «Приём на работу»

Такой подход позволяет корректно оформить пропущенную запись, не нарушая порядок нумерации.

Что делать после внесения записи о недействительности

• Сохранить копию исправленной трудовой книжки в личном деле сотрудника.
• Уведомить сотрудника о внесённом исправлении, предоставив ему копию новой записи.
• При необходимости обновить расчётные документы (заработная плата, отпускные, пенсионные отчисления).
• При возникновении споров – обратиться в отдел юридической поддержки или в профсоюз.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли зачеркнуть запись без замены? – Нет. Запись должна быть заменена на запись о недействительности, иначе она будет считаться действующей.
2. Нужно ли оформлять дубликат? – Дубликат создаётся только в случаях, когда запись полностью удаляется из трудовой книжки, а не признана недействительной.
3. Как оформить запись, если ошибка обнаружена спустя годы? – По тем же правилам: в графе 3 указываем номер недействительной записи, в графе 4 – реквизиты документа, на основании которого вносится исправление.

Правильное оформление записи об увольнении как недействительной – важный элемент юридической чистоты документа. Соблюдая описанную выше последовательность действий, вы обеспечите:

• соответствие требованиям Трудового кодекса;
• защиту организации от возможных споров;
• корректность расчётных и пенсионных выплат.

Запомните: в графе 3 делаем отметку «Запись за номером … недействительна», а в графе 4 указываем реквизиты приказа/распоряжения, на основании которых вносится исправление. При необходимости используйте приведённые примеры как шаблон.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек, оставляйте запрос в комментариях или обращайтесь к специалисту по персоналу.