Вопрос актуален для большинства работодателей‚ которые уже начали использовать электронные трудовые книжки (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от  г․ и последующими нормативными актами․ После подачи работником заявления о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку необходимо внести определённые записи․ В статье подробно рассматриваются правовые основания‚ порядок оформления и образцы записей․

Содержание

1. Правовая база
2. Пошаговый порядок действий работодателя
3. Какие записи вносить в бумажную трудовую книжку
4. Образцы записей
5. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г․ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» – вводит электронную трудовую книжку․
• Статья 66․1 Трудового кодекса РФ․ Работник имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде․
• Постановление Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5261․ Подтверждает‚ что после перехода на ЭТК возврат к бумажному формату невозможен․
• Пункт 2‚ 3 ст․ 2 закона 439‑ФЗ․ Обязанность работодателя выдать бумажную трудовую книжку работнику после подачи заявления о переходе․

Эти документы фиксируют‚ что после перехода на электронный формат в бумажную трудовую книжку вносятся только справочные записи‚ а дальнейшее ведение и хранение сведений переходит к работодателю в электронном виде․

Пошаговый порядок действий работодателя

1. Получить от работника письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма СТД‑Р/СТД‑СФР)․
2. Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если у него её ещё нет) – это обязательный шаг‚ указанный в п․ 2 ст․ 2 439‑ФЗ․
3. Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе (см․ раздел «Какие записи вносить»)․
4. Заверить запись подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров) и печатью организации․
5. Начать передавать сведения о трудовой деятельности в электронный реестр (Пенсионный фонд РФ‚ ФСС и др․) в соответствии с инструкциями ФГИС «Электронная трудовая книжка»․
6. Сохранить копию заявления и запись в личном деле работника для последующего контроля․

После выполнения всех пунктов работодатель освобождается от ответственности за ведение бумажной трудовой книжки․

Что писать в бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК

В бумажную трудовую книжку вносятся только справочная запись о том‚ что работник подал заявление о переходе на электронный формат․ При этом:

• Запись делается в последней странице (или в специально отведённом поле «Примечание»)․
• Указывается дата подачи заявления (день‚ месяц‚ год)․
• Указывается основание перехода – ссылка на статью 66․1 ТК РФ․
• Отмечается‚ что дальнейшее ведение сведений будет осуществлятся в электронном виде․
• Запись заверяется подписью и печатью работодателя․

Все записи‚ сделанные в бумажной трудовой книжке после даты перехода‚ считаются недействительными и подлежат аннулированию (п․ 3 ст․ 2 439‑ФЗ)․

Образцы записей

Пример 1․ Краткая запись

«Дата: г․ – Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․ Сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде․ Запись заверена подписью руководителя отдела кадров и печатью организации․»

Пример 2․ Расширенный вариант (для справочника работодателя)

Сотрудник: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123‑456‑789 00
Заявление: Подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
Основание: Работник желает получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
Дальнейшее ведение: Сведения о трудовой деятельности вносятся в электронный реестр (ФГИС «ЭТК»)․ Записи в бумажной трудовой книжке после этой даты не вносятся․
Подпись: ______________________ (руководитель отдела кадров)
Печать: ______________________

Пример 3․ Запись в поле «Примечание»

«Перешел на электронную трудовую книжку․ Заявление от г․ – ст․ 66․1 ТК РФ․ Дальнейшее ведение сведений в электронном виде․ (подпись‚ печать)»

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода?

Нет․ После подачи заявления о переходе на ЭТК и внесения соответствующей записи в бумажную книгу возврат к бумажному формату невозможен (письмо Минтруда от № 14‑6/ООГ‑5261)․

Что делать‚ если в бумажной трудовой книжке нет записи о переходе?

Необходимо оформить запись в соответствии с пунктом 3 настоящей статьи и заверить её․ Если запись отсутствует из‑за ошибки предыдущего работодателя‚ работник может потребовать её внесения в течение 30 дней с момента обнаружения․

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку у работника?

Да․ Работодатель обязан выдать бумажную книгу работнику «на руки»‚ но дальнейшее ведение сведений осуществляется в электронном виде; Книга сохраняется у работника как документ‑подтверждение․

Какие документы необходимо приложить к заявлению?

К заявлению о переходе обычно прилагаются:

• Копия паспорта․
• СНИЛС․
• Трудовая книжка (если она уже есть)․
• Заполненная форма СТД‑Р или СТД‑СФР․

Как отразить в электронном реестре сведения о предыдущих местах работы?

Работодатель вносит в электронную трудовую книжку все данные о трудовой деятельности‚ включая предыдущие места работы‚ даты и основания приема/увольнения‚ в соответствии с инструкциями ФГИС «ЭТК»․

Переход работника на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровой трансформации кадрового документооборота․ Несмотря на то‚ что основная часть сведений теперь хранится в электронном реестре‚ в бумажной трудовой книжке обязана быть сделана справочная запись о переходе․ Эта запись фиксирует дату подачи заявления‚ основание (ст․ 66․1 ТК РФ) и заверяется подписью и печатью работодателя․

Соблюдение описанного порядка гарантирует:

• Соответствие требованиям законодательства․
• Отсутствие правовых рисков для работодателя․
• Прозрачность и достоверность трудовых данных для работника․

Если у вас возникли сомнения в правильности оформления‚ рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров‚ который имеет опыт работы с ФГИС «ЭТК»․

Дата публикации: г․