С 2021 года в Российской Федерации действует возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ При этом бумажная трудовая книжка остаётся обязательным документом для тех сотрудников, которые не перешли на ЭТК или продолжают вести её параллельно․ При переходе работника с бумажного формата на электронный необходимо внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку․ Ниже подробно рассмотрен порядок оформления такой записи, нормативные основания, требования к оформлению и образцы формулировок․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек) и ст․ 66․1 (электронные сведения о трудовой деятельности)․
• Приказ Минтруда России от № 14‑2/В‑150 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями)․
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑150/ОГ‑2024 (разъяснения по оформлению записи о переходе на ЭТК)․
• Постановление Правительства РФ от № 1475 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с )․

Когда требуется сделать запись

Запись о переходе на электронную трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Сотрудник, ранее имевший только бумажную трудовую книжку, подаёт заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и получает согласие работодателя․
2. При приёме на работу newly hired employee сразу выбирает электронный формат – в этом случае в бумажной книжке делается запись о приёме и отдельная запись о переходе на ЭТК․
3. При изменении формы ведения сведений (например, сотрудник решил вернуться к бумажной книжке после периода работы с ЭТК) – делается обратная запись․

Кто отвечает за внесение записи

Согласно пункту 4․2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, запись вносит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик, специалист отдела кадров, уполномоченное лицо организации)․ Подпись ставится этим же лицом, а также заверяется печатью работодателя (или кадровой службы, если она имеет отдельный штамп)․

Требования к оформлению записи

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или «Сведения о трудовой деятельности») трудовой книжки․
• В графе «Дата» указывается дата подачи заявления о переходе на электронный формат (или дата, с которой начинается ведение электронных сведений)․
• В графе «Наименование организации, должность (род работ, профессия)» пишется формулировка, утверждённая Минтрудом: «Запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ»․
• В графе «Примечание» можно указать номер и дату заявления сотрудника, а также реквизиты приказа о переходе на ЭТК (если такой приказ издан)․
• После внесения записи необходимо поставить подпись ответственного лица и печать работодателя․

Образец записи в трудовой книжке

Ниже представлен типовой вариант записи, соответствующий рекомендациям Минтруда и судебной практике (см․ решение суда первой инстанции по делу Б․ о признании незаконным не оформления записи о переходе на ЭТК)․

Дата․․․․․․․․․․․․: 
Наименование организации, должность (род работ, профессия):
Запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ
Примечание:
Заявление № 2020‑02‑12/01 от ; Приказ № 45 от «О переходе на электронную трудовую книжку»
Подпись_________________ (И․О․ Фамилия, должность)
М․П․ (печать работодателя)

Если сотрудник переходит на ЭТК сразу при приёме на работу, делаются две последовательные записи:

1. Запись о приёме (стандартная форма)․
2. Запись о переходе на электронную трудовую книжку (см․ образец выше)․

Проверка корректности оформления

Для избежания претензий со стороны контролирующих органов рекомендуется:

• Сверять дату записи с датой заявления сотрудника и приказом о переходе․
• Убедиться, что подпись принадлежит лицу, уполномоченному вести трудовые книжки (должность указана в трудовом договоре или внутреннем положении)․
• Проверить наличие печати работодателя; если организация не имеет отдельного штампа кадровой службы, допустимо использовать общую печать организации․
• Сохранить копию заявления сотрудника и приказа в личном деле работника на срок, установленный законодательством (не менее 50 лет)․

Что делать, если запись сделана с ошибкой

Если в трудовой книжке обнаружена неточность (например, неверная дата или отсутствует ссылка на ст․ 66․1 ТК РФ), следует:

1. Составить акт о внесении исправлений в трудовую книжку (форма акта утверждена Приказом Минтруда от № 843н)․
2. В акте указать ошибочную запись, правильный вариант и основания для исправления (заявление сотрудника, приказ, дата)․
3. Подписать акт ответственным лицом и заверить печатью работодателя;
4. Внести исправление в трудовую книжку: зачеркнуть ошибочную запись одной тонкой линией, чтобы осталось читаемым, и рядом написать правильную запись, ссылаясь на акт․

Запись о переходе на электронную трудовую книжку является обязательным элементом ведения бумажной трудовой книжки для сотрудников, решивших вести свои сведения в электронном виде․ Правильное оформление записи включает:

• Указание даты подачи заявления о переходе;
• Формулировку, прямо ссылающуюся на статью 66․1 ТК РФ;
• Ссылку на заявление и приказ (при наличии);
• Подпись уполномоченного лица и печать работодателя․

Соблюдение этих требований минимизирует риск возникновения споров с трудовыми инспекциями и судов, а также обеспечивает прозрачность и легитимность ведения трудовых книжек в переходный период от бумажного к электронному документообороту․