В трудовой книжке фиксируются все значимые изменения в трудовой деятельности сотрудника. Одно из таких изменений – переименование должности и/или отдела. Ниже представлен подробный пример оформления такой записи, а также рекомендации по её формулировке.
Общие сведения
Переименование должности или отдела происходит в случаях:
- изменения структуры организации;
- перехода сотрудника на новую позицию с сохранением или изменением трудовых функций;
- требований законодательства или внутренних нормативных актов компании.
Важно, чтобы в трудовой книжке отразились:
- дата изменения;
- полное наименование новой должности;
- полное наименование нового отдела;
- при необходимости – указание на сохранение или изменение уровня должности.
Порядок оформления записи
Запись в трудовой книжке должна быть сделана в строгом деловом стиле. Ниже указаны обязательные элементы:
- Дата – указывается в формате «дд.мм.гггг»;
- Номер записи – обычно ставится автоматический номер или номер соответствующего приказа;
- Текст записи – формулировка о изменении должности и/или отдела;
- Подпись руководителя и печать организации (при необходимости).
Пример записи
Ниже – образец записи, который можно использовать в трудовой книжке сотрудника, чья должность и отдел были переименованы.
Запись № 27 Сотрудник: Иванов Иван Иванович, № 12345 Сведения об изменении: С г. переименован отдел «Маркетинг и реклама» в «Отдел брендинга и коммуникаций». С г. должность «Менеджер по маркетингу» переименована в «Специалист по брендингу и коммуникациям». Уровень должности сохраняется – 3‑й разряд. Остальные условия труда (оклад, ставка, график) не изменяются. Подпись руководителя: ______________________ Печать организации: ______________________
В записи использованы:
- Дата – указывает момент изменения;
- Номер записи – позволяет быстро найти соответствующую запись;
- Сведения об изменении – перечислены все изменения в структуре;
- Подпись и печать – подтверждают законность внесения изменений.
Частые вопросы
Вопрос: Нужно ли указывать в записи причину переименования?
Ответ: Причин указывать необязательно, однако если они важны для понимания изменения (например, реорганизация), их можно добавить в скобках.
Вопрос: Как оформить переименование отдела, если в трудовой книжке нет отдельного поля для «отдела»?
Ответ: В записи указывают полное наименование отдела, в котором произошло изменение, и отмечают, что он переименован. При необходимости можно добавить ссылку на приказ о реорганизации.
Вопрос: Что делать, если переименование произошло после увольнения сотрудника?
Ответ: В трудовой книжке вносятся только изменения, относящиеся к текущему статусу сотрудника. Если сотрудник уже уволен, изменение в его книжке вносится в отдельный документ – приказ об увольнении с отметкой о переименовании.
Правильное оформление записи о переименовании должности и отдела в трудовой книжке обеспечивает:
- прозрачность трудовой деятельности сотрудника;
- соответствие требованиям трудового законодательства;
- упрощённое ведение кадровой документации.
При соблюдении вышеописанных рекомендаций запись будет понятна как работодателю, так и самому сотруднику, а также упростит процесс аудита персональных дел.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению кадровых документов, обратитесь к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей организации.