Переименование должности, отдела, организации или учреждения – это обычная практика в современной компании. Однако каждый такой факт должен быть официально отражён в трудовой книжке работника. Неправильная запись может привести к конфликтам с трудовыми инспекциями, трудовым спорам и даже к штрафам для работодателя.

Что такое запись о переименовании?

Запись о переименовании – это отдельная строка в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки, в которой фиксируется факт изменения названия должности, отдела, организации или учреждения, а также дата и основание (приказ, решение руководства).

Юридическая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 66)
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек № 320н (с 2022 г.)
• Приказы и решения руководства (ст. 10, 13 Порядка 320н)
• Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц» (для переименования организации)

Согласно последним изменениям (2025 г.), в трудовой книжке необходимо указывать:

1. Новый и старый названия (если применимо)
2. Дата переименования
3. Номер и дата приказа/решения, на основании которого было произведено изменение
4. Краткое пояснение (например, «Переименована должность»)

Когда вносить запись?

Запись вносится в момент, когда:

• Переименована должность, отдел или подразделение, в котором работает сотрудник
• Произошло переименование организации (полное и, при необходимости, сокращённое название)
• Изменено название учреждения (например, при переименовании филиала)

Важно: запись должна быть внесена в течение 30 дней с момента изменения.

Как правильно оформить запись?

Ниже приведён образец записи о переименовании должности. Он соответствует требованиям Порядка 320н и может быть использован как шаблон.

Образец записи о переименовании должности

Сведения о работе

Если переименована организация, запись выглядит так:

Практические рекомендации

• Перед записью убедитесь, что у вас есть копия приказа/решения, подтверждающего переименование.
• Запись вносится в раздел «Сведения о работе», в отдельной строке, чтобы не смешать предыдущие данные.
• Если переименование произошло в течение одного месяца, можно объединить запись с предыдущей, но обязательно указать дату и основание.
• Сохраняйте оригиналы приказов/решений в личном деле сотрудника.
• При переименовании организации обязательно указывайте как старое, так и новое наименование.
• В случае пропуска записи – вносите её как можно скорее, но не позднее 30 дней с момента изменения.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильная дата – убедитесь, что дата в записи совпадает с датой приказа.
2. Отсутствие номера приказа – всегда указывайте номер и дату приказа/решения.
3. Не указано новое название – в записи должно быть как старое, так и новое название.
4. Запись внесена в неверный раздел – всегда вносите в раздел «Сведения о работе».
5. Отсутствие подписи руководителя – подпись обязана быть в конце записи.

Где можно скачать шаблоны и пустые формы?

Сайт Кадровик‑практик предлагает:

• Пустые формы трудовых книжек в Word и PDF
• Образцы записей о переименовании должности, отдела, организации
• Инструкции по заполнению от ведущих экспертов

Также можно воспользоваться сервисом Системы Кадры, где есть готовые записи, которые можно скопировать и вставить в трудовую книжку.

Что делать, если запись пропущена?

Если вы обнаружили, что запись о переименовании не была внесена, действуйте так:

1. Соберите копию приказа/решения, подтверждающего переименование.
2. Внесите запись в трудовую книжку в ближайший срок (не более 30 дней).
3. Подпишите запись руководителем и сохраните копию приказа в личном деле сотрудника.
4. Уведомьте сотрудника о внесении записи.

Запись о переименовании – это важный элемент официального документооборота. Соблюдение всех требований Порядка 320н и Трудового кодекса РФ гарантирует, что трудовая книжка будет корректной и не вызовет проблем с контролирующими органами. Следуйте приведённым рекомендациям, используйте готовые шаблоны и не забывайте о сроках внесения записей.

Удачной работы с трудовыми книжками!