Вопрос о том, нужно ли вносить запись о переименовании организации в трудовые книжки сотрудников, часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу. Ниже собраны основные нормы трудового законодательства, порядок оформления такой записи и примеры оформления.

Нормативная база

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 65) и Постановлением Пленума ВЦСПП № 2 «О порядке ведения и хранения трудовой документации», в трудовые книжки вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• выходе из организации;
• изменениях условий труда;
• изменении наименования организации (переименовании).

Таким образом, изменение названия предприятия обязательно отражается в трудовой книжке сотрудника.

Когда необходимо вносить запись о переименовании?

Запись делается в следующих случаях:

1. При официальном изменении наименования организации (например, в результате реорганизации, слияния, изменения юридического названия).
2. При изменении юридической формы предприятия (например, из ООО в ЗАО) – также требуется внесение соответствующей записи.
3. При изменении наименования, но без изменения юридического статуса – запись всё равно обязана быть сделана, если изменение подтверждено внутренним нормативным актом.

Важно: запись вносится только после издания внутреннего приказа о переименовании и подтверждения факта изменения.

Порядок внесения записи

Подготовка документа – издаётся приказ о переименовании организации.

Обновление кадровых документов – в отдел кадров вносятся сведения о новом наименовании.

Внесение записи в трудовые книжки – в соответствующий раздел «Сведения о работе» вносится запись о переименовании.

Подпись и дата – запись подписывается руководителем организации и ответственным за кадры.

Пример оформления записи (бумажный вариант):

________________________________________________________________________
| Сведения о работе |
| |
| 1. Наименование организации: ООО «Старый» |
| 2. Дата изменения наименования: |
| 3. Новое наименование: ООО «Новый» |
| 4. Приказ № ___ от «__» __________ 2026 г. «О переименовании организации» |
| 5. Подпись руководителя: _______________________ |
| 6. Подпись ответственного за кадры: _______________________ |
|________________________________________________________________________|

Электронные и бумажные формы трудовых книжек

С 2021 г. в большинстве организаций ведётся только электронная версия трудовых книжек. Однако:

• Если сотрудник не отказался от бумажной формы, её также можно использовать.
• В электронных системах обычно предусмотрен отдельный раздел «Изменения в наименовании организации», где вносятся дата, номер приказа и новое название.

При этом обязательно сохранять электронный отчет (лог изменения) в системе кадрового учёта.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вносить запись, если изменение названия произошло до начала работы сотрудника?

Нет. Если переименование произошло до начала отношений с работником, то в его трудовой книжке не требуется отдельная запись – в трудовом договоре уже указано действующее на дату подписания наименование.

Как оформить запись, если переименование произошло после увольнения сотрудника?

Запись вносится в трудовую книжку только в момент, когда сотрудник находится в организации. После увольнения вносить изменения уже не требуется;

Можно ли обойтись без записи, если изменение названия не отражено в приказе?

Нет. Запись делается только после официального издания приказа. Если приказ не подписан, изменение считается неформальным и не требует внесения записи.

Итак, при смене названия предприятия в трудовые книжки сотрудников обязательно вносится запись. Эта запись фиксирует дату изменения, номер и содержание приказа, а также новое официальное наименование организации. Оmitting такой записи может привести к нарушению требований трудового законодательства и усложнить последующую проверку документов.

Рекомендации для HR‑специалистов

• Своевременно издавайте приказ о переименовании и фиксируйте его номер и дату.
• Обновляйте раздел «Сведения о работе» в трудовых книжках сразу после подписания приказа.
• При использовании электронных форм проверяйте, чтобы система автоматически создавала запись в журнале изменений.
• Сохраняйте копию приказа и запись в личном деле сотрудника в течение всего срока хранения трудовой документации (не менее 50 лет).

Пример готовой записи в трудовой книжке (бумажный вариант)

Сведения о работе

• Наименование организации до изменения: ООО «Старый»
• Дата изменения наименования: г.
• Новое наименование организации: ООО «Новый»
• Основание изменения: Приказ № 150 от «О переименовании организации»
• Подпись руководителя: _______________________
• Подпись ответственного за кадры: _______________________

Эта запись вносится в соответствующий раздел трудовых книжек всех сотрудников, относящихся к организации, изменившей своё наименование.