Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В случае переименования структурного подразделения (отделения, отдела, цеха и т.д.) необходимо правильно оформить соответствующую запись в трудовой книжке. Это важно как для работодателя, так и для работника, так как неправильное оформление может привести к юридическим последствиям.

Когда требуется запись о переименовании отделения?

Запись о переименовании отделения в трудовой книжке необходима в следующих случаях:

• Переименование структурного подразделения (например, «Отдел кадров» переименован в «Службу управления персоналом»);
• Реорганизация подразделения (например, слияние нескольких отделов);
• Изменение наименования должности, если оно связано с изменением структуры подразделения;
• Перевод работника в другое структурное подразделение с изменением его наименования.

Правовые основания для внесения записи

Основные нормативные документы, регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 67);
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69);
3. Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225);
4. Локальные нормативные акты организации (приказы, положения о структурных подразделениях).

Порядок внесения записи о переименовании отделения

Запись о переименовании отделения вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. При этом необходимо соблюдать следующие правила:

Подготовка приказа о переименовании

Перед внесением записи в трудовую книжку необходимо издать приказ о переименовании структурного подразделения. В приказе указываются:

• Дата переименования;
• Старый и новый наименования подразделения;
• ФИО и должность лица, ответственного за внесение изменений в трудовые книжки;
• Сроки исполнения приказа.

Форма записи в трудовой книжке

Запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой. Формат записи:

Где:

• Графа 1 — порядковый номер записи;
• Графа 2 — дата переименования (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• Графа 3 — текст записи о переименовании;
• Графа 4 — дата и номер приказа о переименовании.

Пример заполнения трудовой книжки

Рассмотрим пример на основе реальной ситуации:

Особенности внесения записей

При внесении записи о переименовании отделения необходимо учитывать следующие нюансы:

Использование штампа

Если численность сотрудников велика, допускается использование штампа для внесения изменений во все трудовые книжки. Штамп должен содержать:

• Дата переименования;
• Старый и новый наименования подразделения;
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (при наличии).

Запись при переводе работника

Если работник переводится в другое структурное подразделение с изменением его наименования, запись о переименовании вносится в следующей строке после записи о переводе:

Корректировка старых записей

Если в трудовой книжке уже есть запись о структурном подразделении, и оно переименовано, то:

• Не нужно исправлять старую запись;
• Вноситься новая запись о переименовании отдельно;
• Старая запись не зачеркивается и не удаляется.

Документы-основания

Для внесения записи о переименовании отделения необходимы следующие документы:

1. Приказ руководителя о переименовании структурного подразделения;
2. Положение о структурных подразделениях (при наличии);
3. Штатное расписание (с указанием нового наименования подразделения);
4. Локальные нормативные акты, подтверждающие изменения в структуре организации.

Ответственность за неправильное оформление

Неправильное оформление записи о переименовании отделения может привести к:

• Административной ответственности для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Трудовым спорам между работником и работодателем;
• Проблемам при оформлении пенсии или других социальных выплат;
• Отказу в предоставлении льгот или компенсаций.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести запись о переименовании задним числом?

Нет, запись о переименовании вносится только после издания приказа и утверждения нового наименования в локальных актах. Вносить изменения задним числом не допускается.

Нужно ли вносить запись, если подразделение было переименовано, но работник в нем не работал?

Да, запись вносится в трудовую книжку всех сотрудников организации, так как это изменение касается структуры компании в целом.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для внесения записи?

Да, в электронной трудовой книжке запись о переименовании вносится аналогичным образом в разделе «Сведения о работе».

Что делать, если запись о переименовании не была внесена своевременно?

Если запись не была внесена, необходимо издать приказ о внесении изменений и оформить запись в трудовой книжке. При этом в графе 4 указывается дата и номер нового приказа.

Правильное оформление записи о переименовании отделения в трудовой книжке — это важный этап кадрового учета, который требует внимательности и соблюдения нормативных требований. Несоблюдение правил может привести к серьезным последствиям как для работодателя, так и для работника.

Рекомендуется:

• Своевременно издавать приказы о переименовании;
• Использовать штампы при большом количестве сотрудников;
• Следить за правильностью заполнения граф;
• Хранить документы-основания для подтверждения записей.