Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней отражаются все изменения, связанные с работой: прием на работу, переводы, изменения наименований должностей и структурных подразделений, увольнение и т.д.. Особое внимание следует уделить правильности оформления записей о переименовании подразделений, так как ошибки могут привести к проблемам при оформлении пенсии или подтверждении стажа.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно внести запись о переименовании структурного подразделения в трудовую книжку, приведем образцы заполнения, а также разберем ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Когда необходимо вносить запись о переименовании подразделения?

Переименование структурного подразделения в трудовой книжке вносится в следующих случаях:

• Официальное изменение названия отдела (например, «Отдел продаж» переименован в «Отдел маркетинга и продаж»).
• Реорганизация структуры компании (например, слияние двух отделов или выделение нового подразделения).
• Изменение функционала подразделения, влекущее за собой смену названия (например, «Бухгалтерия» стала «Финансово-бухгалтерским департаментом»).
• Переименование должности, связанное с изменением отдела (например, «Начальник отдела снабжения» стал «Руководителем службы закупок»).

Важно: Запись вносится только на основании приказа руководителя организации, который должен быть издан до внесения изменений в трудовую книжку.

Правовые основы и нормативные акты

Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются:

• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
• Постановлением Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Приказом Минтруда России от № 345н (ред. от 2025 г.), который внес изменения в порядок ведения трудовых книжек.

Согласно этим документам, записи о переименовании структурных подразделений вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки отдельной строкой.

Как правильно внести запись о переименовании подразделения?

Подготовка приказа о переименовании

Перед тем как вносить изменения в трудовую книжку, необходимо:

1. Подготовить приказ руководителя о переименовании структурного подразделения.
2. Убедиться, что новое название подразделения закреплено в локальных нормативных актах (например, в Положении о структуре компании или в Уставе).
3. Сообщить работнику о предстоящем переименовании и получить его согласие (если это предусмотрено внутренними правилами компании).

Заполнение трудовой книжки

Запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» следующим образом:

Где:

• Служба аварийно-диспетчерская, старое название подразделения.
• аварийно-техническая служба — новое название.
• приказ от № 45-к — реквизиты приказа, на основании которого внесены изменения.

Запись должна быть:

• Четкой и недвусмысленной.
• Сделана чернилами темно-синего, фиолетового или черного цвета.
• Подписана ответственным лицом (как правило, начальником отдела кадров или уполномоченным сотрудником).
• Заверена печатью организации (если она используется в компании).

Порядок внесения записи

Запись вносится в следующем порядке:

1. Найдите последнюю запись о приеме на работу или переводе в данное подразделение.
2. В графе 3 раздела «Сведения о работе» внесите новую запись о переименовании.
3. В графе 4 укажите дату и номер приказа.
4. Подпишите запись и поставьте печать (при наличии).

Образцы записей о переименовании подразделений

Образец 1: Переименование отдела

Образец 2: Переименование должности в связи с изменением подразделения

Образец 3: Переименование нескольких подразделений

Что делать, если переименование связано с изменением должности?

Если переименование подразделения влечет за собой изменение должности, то запись в трудовой книжке оформляется следующим образом:

Важно: Если изменение должности не связано с переименованием подразделения, а является самостоятельным кадровым решением, то запись оформляется как перевод на другую должность.

Типичные ошибки при внесении записей

Наиболее распространенные ошибки:

• Отсутствие ссылки на приказ. Запись должна содержать реквизиты приказа, на основании которого внесены изменения.
• Неправильное указание дат. Дата приказа должна быть раньше даты внесения записи в трудовую книжку.
• Отсутствие подписи и печати. Запись должна быть подписана ответственным лицом и заверена печатью (если она используется).
• Нечеткая формулировка. Запись должна быть понятной и не допускать двойного толкования.
• Внесение записи задним числом. Изменения вносятся только на основании действующего приказа, а не задним числом.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибки?

Если в трудовой книжке уже внесена неправильная запись о переименовании, то:

1. Составьте акт об обнаруженной ошибке.
2. Внесите правильную запись на следующей строке.
3. Укажите, что предыдущая запись считается недействительной.
4. Заверьте исправление подписью и печатью.

Как уведомить работника о переименовании?

Сотрудник должен быть уведомлен о переименовании структурного подразделения. Это можно сделать:

• Под подпись в приказе о переименовании.
• Через уведомление о кадровых изменениях.
• В личной беседе с руководителем или HR-специалистом.

Если работник не согласен с переименованием, то он может:

• Обратиться к работодателю с просьбой сохранить прежнее название подразделения.
• Инициировать процедуру расторжения трудового договора по собственному желанию.

Переименование структурного подразделения — это важное кадровое изменение, которое должно быть правильно оформлено в трудовой книжке. Запись должна быть:

• Четкой и понятной.
• Сделана на основании приказа.
• Подписана и заверена печатью.
• Внесена в установленном порядке.

Следуя приведенным образцам и рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильность ведения трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалистам по кадровому делопроизводству или к юристу.

Дополнительные ресурсы

• Официальный сайт КонсультантПлюс — образцы и формы документов.
• Роструд — Федеральная служба по труду и занятости.
• Пенсионный фонд России — информация о подтверждении трудового стажа.